¿Cómo compartir un archivo de Microsoft Teams en correos y reuniones de Outlook?

Aquí hay una pregunta de Stephie:

Recientemente se me encargó que me encargara del mantenimiento de varios equipos de Microsoft de un colega que dejó la empresa. Un desafío que encontré últimamente es cómo compartir archivos de Word, PDF y Excel almacenados en Microsoft Teams con usuarios internos y externos que usan Outlook 365. ¿Algún consejo/mejor práctica que pueda recomendar?

Gracias por tu pregunta. En nuestra respuesta, nos gustaría proporcionar un proceso simple paso a paso que puede usar para facilitar el intercambio de archivos a través de Outlook. Si está interesado en compartir más de un archivo, puede consultar nuestro tutorial para compartir carpetas de Teams .

Compartir archivos de Teams en Outlook

Copiar enlace de archivo de Teams

La forma más fácil de compartir el acceso a un archivo almacenado en Teams con partes internas y externas es simplemente incrustar el enlace en su correo electrónico de Outlook.

• En su computadora con Windows o MacOS, abra Microsoft Teams y navegue hasta su canal.
• Vaya a la pestaña Archivos y navegue hasta el archivo al que le interesa permitir el acceso.
• Presione la marca de verificación en el lado izquierdo de su nombre de archivo (paso 1).
• Ahora presione el menú Mostrar acciones (...) en el lado derecho de su nombre de archivo. (paso 2)
• Seleccione el menú Copiar enlace (paso 3).

• Ahora verá un cuadro de diálogo que muestra la ruta a su archivo. El archivo se encuentra en una biblioteca de SharePoint que hospeda los archivos de canal de Teams.
• Ahora, continúe y configure los permisos de acceso a su archivo de Teams. En la parte inferior del cuadro de diálogo, verá los permisos de acceso predeterminados al archivo (marcados a continuación).

Establecer permisos de archivos de Teams

• Si está interesado, puede modificar el permiso de acceso según sus necesidades utilizando el cuadro de diálogo Configuración de enlace.
• Teams permite elegir entre diferentes opciones de permisos para compartir. Tenga en cuenta que la configuración de uso compartido se rige por la política de administración de Teams y, por lo tanto, es posible que no esté disponible para usted.
  1. Permita que cualquier persona con el enlace acceda o edite el archivo.
  2. Personas en su organización
  3. Personas que tienen acceso a su canal (pueden ser internas o externas a su organización).
  4. Gente especifica. Deberá proporcionar las direcciones de correo electrónico de esas personas.

• Marque la opción Permitir edición según sea necesario.
• Una vez hecho esto, presione Aplicar .
• Teams ahora generará un enlace a su archivo de Teams de acuerdo con los permisos de acceso que acaba de establecer.
• Ahora presiona Copiar .

Nota importante: el equipo de TI suele establecer los permisos de uso compartido predeterminados. Es posible que desee hablar con ellos si no se ajustan a las necesidades de su negocio.

Agregue su enlace a un correo electrónico o reunión de Outlook

• El último paso es abrir su escritorio de Microsoft Outlook u Office 365 Outlook.
• Cree un nuevo correo electrónico o convocatoria de reunión.
• Defina los destinatarios de su correo electrónico y el texto del correo electrónico/reunión.
• Pegue el enlace a su archivo de Teams que ha generado en el paso anterior.
• Envíe su correo electrónico o reunión.

Nota: puede aplicar el mismo proceso con cualquier cliente de correo electrónico de terceros, como GMail.

Compartir enlace a archivos de Teams con miembros del canal

Una forma alternativa de compartir archivos de Teams con los miembros de su canal (partes internas o externas) es a través de la pestaña Publicaciones.

• Abra Teams y navegue a su canal.
• Abra la pestaña Publicaciones para iniciar una nueva conversación.
• Presiona el archivo adjunto y selecciona Examinar desde Equipos y Canales .
• Explore los archivos de su canal y seleccione el que le interesa compartir.
• Presiona Compartir un enlace .
• El enlace se publicará en la pestaña Publicaciones del canal.
• Pasa el cursor por el área superior derecha de tu publicación y presiona el botón Mostrar acciones (…).
• Presiona Compartir en Outlook . Esto compartirá la conversación como un correo electrónico de Outlook 365.

El uso compartido de archivos en Outlook no funciona

Compartir archivos en Teams es bastante sencillo. Como se mencionó anteriormente, las opciones para compartir permisos de archivos se rigen por los departamentos de TI o los administradores de Teams. En caso de que las partes externas no puedan abrir o editar sus archivos, es posible que desee averiguar si la configuración de su organización/canal de Teams permite que las partes externas interactúen con los archivos que comparte.