40 consejos y trucos de Microsoft Teams: de principiante a experto [Actualizado en diciembre de 2021].

Con más de 250 millones de usuarios activos mensuales, Microsoft Teams ganó mucha popularidad durante la pandemia como la herramienta de colaboración en línea estándar para empresas y consumidores por igual. Lo más probable es que su lugar de trabajo, universidad o organización benéfica favorita ya haya adoptado Teams, por lo que no querrá quedarse atrás. Esta lista bastante completa de consejos y trucos está destinada a ayudarlo a aprovechar Teams al máximo, hoy.

Entonces, si todavía está tratando de comprender los conceptos básicos o ya es un usuario experimentado, comencemos con esta lista maestra de más de 40 consejos y trucos que todo usuario de Microsoft Teams debe conocer.

Introducción a los equipos de Microsoft

Esta sección contiene consejos bastante básicos, si usted es un usuario más experimentado, es posible que desee pasar a las secciones más allá de lo básico o experto .

1. Cambia el tema de tu equipo

¿Sabía que puede cambiar la apariencia de Microsoft Teams?

Simplemente abra la configuración de Teams, navegue a la pestaña General y elija si desea usar el fondo blanco tradicional o, alternativamente, aplicar los modos oscuro o de alto contraste.

Modo oscuro en Teams

2. Silencia tu audio

¿A veces llega tarde a su reunión y quiere unirse en silencio, o simplemente necesita recibir una llamada importante de su pareja, mientras está en una reunión de Teams?

Silencie su audio directamente desde el panel Controles de reuniones personales

Teams le permite silenciar su micrófono tanto desde los controles de la reunión (que se muestran arriba) como desde el panel de configuración de la reunión (que se muestra como el elemento 1 a continuación).

Funciones clave en el panel de opciones de configuración de la reunión de Teams

3. Apaga tu cámara

De la misma manera, puede encender y apagar su cámara de video. Puede usar el panel de configuración de la reunión (elemento 2 anterior) para desactivar su cámara; o simplemente use el panel de control de la reunión para habilitar el video nuevamente.

4. Desenfoca el fondo del video de tu reunión

Si usa Teams para reuniones de video, esto puede sonarle familiar. Tu oficina en casa es un desastre y necesitas unirte a esta videollamada. Dos soluciones para eso: en primer lugar, puede usar la función Configuración de fondo (elemento 3 anterior) para desenfocar el fondo de su video directamente desde la configuración de la reunión o los controles de la reunión. La segunda solución es mucho más elegante: use un fondo virtual (veremos el proceso más adelante).

Si por algún motivo, el botón Configuración de fondo parece inactivo en el panel Configuración de la reunión; asegúrese de encender su cámara de video primero.

5. Detener el eco en las reuniones de Teams

Cuando usted y otros participantes de la reunión se unan a una reunión de Teams de audio o video desde la misma sala, escuchará ecos molestos. Puede deshacerse fácilmente del eco presionando el botón Audio apagado en el panel Configuración de la reunión (se muestra arriba como elemento 4).

6. Graba tu reunión

Una capacidad importante de Teams que quizás desee usar desde el principio es la capacidad de grabar una reunión. Puede iniciar una grabación desde el panel de control de la reunión como se muestra a continuación. La grabación en sí se guarda en Microsoft Stream y puede compartir fácilmente la grabación como un enlace en una conversación de canal (o por correo electrónico si es necesario).

Grabación de una reunión de equipos

Una vez finalizada la reunión, recibirá un correo electrónico con un vínculo a su grabación en Microsoft Stream.

Si inició su reunión desde el canal, también estará disponible un enlace a la grabación como publicación en el canal respectivo.

Las grabaciones de reuniones ad-hoc estarán disponibles en la pestaña Chat de la reunión en sí, junto con un archivo intercambiado, notas de la reunión y una pizarra si se usa.

También podría considerar agregar la aplicación Stream a su canal para que los demás miembros puedan acceder fácilmente a todas las reuniones pertenecientes al grupo.

7 . Cambia el ícono de tu equipo

Microsoft le permite cargar una imagen personalizada y configurarla como el logotipo/avatar de su equipo. Se pueden encontrar más detalles en este tutorial que le ayuda a configurar un icono personalizado .

8. Crea un canal privado

Hay casos en los que deberá colaborar con otros en tareas que requieren confidencialidad, como preparar un presupuesto o informes de análisis de ventas. Los canales privados le permiten establecer una plataforma de colaboración con miembros seleccionados del equipo. El canal privado será visible solo para los invitados y se marcará con un pequeño candado en su lista de equipos.

Crear un canal privado es sencillo: simplemente presione el botón Más opciones (...) junto a su equipo, luego presione Agregar canal . A continuación, defina la información del canal como se muestra a continuación. Por último, agregue miembros del equipo al canal privado.

Canal privado en Microsoft Teams

9. Silenciar notificaciones de canales ruidosos

En estos días, todos parecemos estar abrumados por la gran cantidad de notificaciones entrantes de las plataformas de colaboración y el correo electrónico. A menudo es difícil producir algo significativo más allá de la charla interminable. Afortunadamente, Teams hace que sea relativamente simple para nosotros calibrar la afluencia de alertas de notificación y sonidos que recibimos. Aquí hay una guía sobre cómo silenciar el chat de Teams y las alertas de reuniones .

10. Deja un equipo

Si no ve ningún beneficio en ser parte de un equipo, puede salir fácilmente. Presiona el botón Más opciones junto al equipo que te gustaría dejar y selecciona Abandonar el equipo .

11. Usar equipos en dispositivos móviles

Si necesita acceder a Teams en cualquier lugar, también puede usar Teams en dispositivos móviles. Microsoft envió aplicaciones de Teams bastante buenas para Android e iOS. Hable con sus colegas de tecnología de la información para averiguar si necesitará un software adicional o un procedimiento de autenticación para acceder al contenido de Teams de su empresa en dispositivos móviles.

12. Instalar y desinstalar una aplicación en Teams

Más allá de la colaboración básica, Teams le permite mejorar el trabajo de su equipo mediante el uso de aplicaciones de Microsoft o de terceros. En las siguientes secciones de este tutorial, verá varios usos de las aplicaciones en Teams: imágenes, clima, informes, encuestas, toma de notas, etc.

Si es propietario de un equipo, puede instalar y desinstalar fácilmente las aplicaciones que pusieron a su disposición los administradores de tecnología de la información.

El proceso es bastante simple: busque su equipo, luego presione el botón Más opciones junto a él y luego elija el engranaje Administrar equipo . Luego, en la pestaña Aplicaciones, presione el botón Más aplicaciones para buscar e instalar su nueva aplicación. Las aplicaciones específicas de un canal se pueden agregar como pestañas en el canal

13. Cancelar recibos de lectura

De forma predeterminada, cada vez que lee un mensaje en la aplicación Chat, Teams coloca un pequeño icono junto al mensaje. Esto ayuda al remitente a reconocer que ha leído su mensaje. Puede cancelar los recibos de lectura en la pestaña Privacidad de la configuración de su equipo.

Deshabilitar recibos de lectura en Teams

14. Usar filtros para encontrar cosas rápidamente

¿Quiere acelerar la búsqueda de actividades específicas en su feed, así como chats, equipos y canales específicos? Use el filtro Teams (que se muestra a continuación) o use el atajo Ctrl+Shift+F .

La función de filtro permite encontrar rápidamente entradas relevantes por nombre; para chats también permite encontrar rápidamente entradas silenciadas, ocultas y no leídas con facilidad.

15. Establecer un mensaje de ausencia

Al igual que en Outlook, Teams le permite redactar un mensaje Ausente de la oficina que se enviará si alguien le envía un mensaje en Teams o lo menciona en un chat.

Simplemente presione su avatar de Teams , luego presione Establecer mensaje de estado , luego escriba su mensaje y especifique el período de validez. Presiona Listo y estarás listo.

Ir más allá de lo básico

16. Usa los comandos de Teams

A medida que adquiera un poco más de experiencia con Teams, es posible que desee aumentar la productividad de sus usuarios mediante los comandos del cuadro de búsqueda.

Para comenzar, simplemente escriba el carácter de barra inclinada (/) en el cuadro de búsqueda de Teams y explore la lista de comandos disponibles:

Lista de comandos de equipos

La lista de comandos se explica por sí misma y los que considero más útiles son:

• /goto : para acceder fácilmente a un equipo o canal
• /keys : para acceder a la lista de accesos directos de Teams
• /chat : para iniciar rápidamente un chat con uno de sus colegas

17. Usa un fondo virtual personalizado

Supongo que ha notado que las personas que se unen a las videollamadas de Teams usan paisajes de la ciudad o la naturaleza como telón de fondo para sus videollamadas. Puede usar prácticamente todas las imágenes como fondo personalizado en las llamadas de Teams. No dude en consultar nuestra sencilla guía sobre cómo configurar fondos de equipos virtuales para su llamada.

18. Toma notas en una reunión

Teams tiene varias formas de tomar notas de la reunión.

Puede agregar fácilmente blocs de notas de OneNote almacenados en OneDrive o en una unidad de red y hacer que los miembros de su canal compartan notas y apuntes. También he visto personas que usan la pestaña Publicaciones y agregan sus notas como mensajes de chat. He visto a otros adjuntar archivos de Word a la reunión oa la pestaña Archivos del canal. También hay aplicaciones de terceros que puede usar.

Dicho esto, el método adecuado es usar la pestaña Notas que se habilita automáticamente para su reunión.

• Navega a la aplicación Chat .
• Haga clic en su reunión.
• Navegue a la pestaña Notas y presione el botón Tomar notas .
• Registre las actas de la reunión allí.
• Señale a los participantes de la reunión sus notas según sea necesario.

19. Accede a tu actividad no leída

De manera similar a Microsoft Outlook, Teams marca claramente cualquier mensaje no leído en negrita. Además, puede marcar los mensajes de Teams como no leídos para un seguimiento posterior. Pero, ¿cómo acceder fácilmente a esos mensajes y actividades no leídos? Simplemente escriba el comando /no leído en la barra de búsqueda de Teams y haga que Teams recupere solo los mensajes no leídos para que los procese.

20. Eliminar u ocultar conversaciones de chat

Los equipos le permiten eliminar mensajes de un hilo de conversación. También le permite ocultar entradas de chat completas en su aplicación Chats (simplemente presione el botón … y luego elija Ocultar ). Sin embargo, Teams actualmente no les permite a los usuarios eliminar completamente hilos completos del Historial de chat.

21. Solucione los problemas de conexión de sus equipos de Outlook

Si es usuario de Microsoft Outlook y Teams, lo más probable es que esté programando reuniones de Teams directamente desde su reunión de calendario de Outlook utilizando el complemento de Teams.

Pero, ¿qué sucede si, por algún motivo, el botón Teams no está disponible en Outlook, aunque Teams esté correctamente instalado en su computadora con Windows?

Lo más probable es que el complemento de Teams esté deshabilitado. Eche un vistazo a nuestro tutorial sobre cómo activar fácilmente Teams en Microsoft Outlook .

22. Incruste archivos de Word y Excel en su canal

Puede compartir archivos fácilmente con sus colegas cargándolos en la pestaña Archivos de un canal. Sin embargo, puede facilitar el acceso al archivo simplemente incrustándolo como una pestaña en su canal. Esto funciona no solo para Excel o Word, sino también para cuadernos de OneNote, presentaciones de PowerPoint, documentos PDF, etc.

23. Ver la línea de informes de su colega

Si trabaja en grandes organizaciones, es posible que deba identificar la línea de informes organizacionales de un colega. Como Teams está bien integrado con Azure Active Directory y Exchange, puede consultar fácilmente el organigrama de sus colegas.

Simplemente vaya al cuadro de búsqueda de Teams, escriba el acceso directo /org y el nombre de su colega y estará listo.

Buscar un organigrama de un colega en Teams

Nota: No podrá buscar el organigrama en Teams para personas ajenas a su empresa.

24. Establece tu estado (/dnd), (/brb), (/disponible)

Quiere configurar manualmente su estado, para que otros sepan cuándo contactarlo. Esto se puede hacer desde la configuración de Teams, pero a medida que adquiera más experiencia con Teams, comenzará a configurar su estado desde el cuadro de búsqueda.

Simplemente use /dnd para No molestar o /brb para Vuelvo enseguida y presione Entrar . Su estado cambiará. Solo recuerda restablecer tu estado según sea necesario.

25. Configuración manual de su estado en línea para que esté siempre disponible / activo

De manera predeterminada, su presencia en línea de Teams se sincroniza con los eventos de su calendario de Microsoft Outlook y refleja el estado real de su sistema operativo (ya sea que esté en uso o inactivo). También se configura automáticamente para no molestar cuando comparte su pantalla o realiza una llamada. Dicho esto, Teams le permite configurar manualmente su estado en línea muy fácilmente y configurarlo como disponible, ocupado, ausente o fuera de línea según sea necesario. Este es el tutorial para configurar manualmente el estado de disponibilidad de Teams .

26. Accede a tus datos en SharePoint

Los datos de su canal de Teams están disponibles como una biblioteca dedicada en Microsoft SharePoint, que es un portal de documentos ampliamente utilizado como infraestructura para el almacenamiento de documentos de Teams.

Para acceder a su biblioteca de SharePoint, simplemente navegue a su canal, luego presione la pestaña Archivos y luego presione Abrir en SharePoint .

27. Agregue el clima a Teams

Al igual que Outlook, que le permite mostrar las condiciones climáticas en su área, puede usar Teams para ponerse al día con el paradero del clima.

Si la aplicación Weather aún no está instalada en su cliente local de Teams, entonces:

• Abra Teams, presione el botón Aplicaciones en la barra de aplicaciones del lado izquierdo,
• Busque y agregue la aplicación Weather en Teams.
• Luego, en la barra de búsqueda principal de Teams, escriba /tiempo y la ubicación correspondiente.

Uso de la aplicación meteorológica de Teams

28. Haz que Teams sea tu aplicación de chat predeterminada

Después de comenzar a usar Teams, es posible que lo encuentre bastante superior a Skype Empresarial. Puede hacer que Teams sea su aplicación de chat predeterminada para Outlook y otras aplicaciones de Office. Simplemente vaya a la configuración de Teams y luego en la pestaña General , marque la casilla Registrar Teams como la aplicación de chat predeterminada para Office .

La configuración surtirá efecto después de reiniciar todas las aplicaciones de Office abiertas.

29. Usa Teams en modo Together

Una capacidad relativamente nueva de Teams es permitir reuniones en modo Juntos . En lugar de mostrar las imágenes de las cámaras de todos los participantes de la reunión en la vista de cuadrícula (galería), puede mostrarlas una al lado de la otra en un entorno virtual (piense en un salón de clases, una biblioteca, una sala de cine, etc.).

Para habilitar el modo Juntos, primero deberá actualizar Teams (presione su avatar, luego Buscar actualizaciones). Luego presiona tu avatar y presiona Configuración. En la pestaña general, marca la casilla Nueva experiencia:

Habilitación del modo Juntos

Luego, en su panel de reunión, presione el botón … y seleccione Modo Juntos .

Tenga en cuenta que si trabaja en una gran cooperación, es posible que no pueda actualizar Microsoft Teams manualmente por su cuenta. Es posible que deba discutir la habilitación del modo Juntos con su administrador de tecnología de la información.

Trucos de expertos

30. Obtenga una dirección de correo electrónico para su canal

Una vez que se crea un canal, puede publicar nuevos mensajes en la pestaña Publicaciones del canal, directamente desde Outlook. Para eso, deberá ubicar la dirección de correo electrónico de su canal de la siguiente manera:

• Ubique su canal y presione el botón Más opciones al lado.
• Presiona Obtener dirección de correo electrónico .
• Copie la dirección de correo electrónico y agréguela como contacto en Outlook
• Notas al margen:
  • Los propietarios de los equipos pueden determinar quién puede enviar correos electrónicos al canal (haciendo clic en el botón Configuración avanzada).
  • Usted puede

31. Deshabilite el inicio de Teams cuando inicie Windows

Teams es absolutamente genial, pero puede consumir una cantidad significativa de recursos de la computadora, principalmente RAM. Si ejecuta una computadora comercial, no notará un impacto en el rendimiento de su sistema. Dicho esto, si ejecuta desde una tableta simple, es posible que desee ejecutar Teams solo cuando sea necesario. Cuando está instalado, Teams está configurado para iniciarse automáticamente cada vez que inicia su computadora. Puede deshabilitar Teams para que no se inicie cuando inicie su computadora e iniciarlo solo en caso de que sea necesario.

32. Publicar sondeos y encuestas en Teams

Uno de los usos más útiles de Teams es ejecutar sondeos y encuestas. En cuestión de 10 minutos, puede crear una encuesta personalizada con Microsoft Forms u otro software de terceros como Polly y publicarla en su canal de Teams. Este tutorial tiene todo lo que necesita para crear sus encuestas personalizadas de Teams .

33. Incruste un informe en Teams

Si su organización usa Microsoft BI Platform, puede usar Teams para distribuir sus informes. Puede seleccionar y anclar fácilmente informes de Power BI a una pestaña de canal para asegurarse de que estén disponibles para sus debates basados ​​en datos.

34. Busque su cita favorita directamente en Teams

Otra forma genial de usar Teams para buscar su cartera de acciones. Así es como se hace:

• En la pestaña Aplicaciones, busque y agregue la aplicación Bolsa en Teams.
• Luego, desde el cuadro de búsqueda, escriba Acciones y luego el ticker de acciones relevante como se muestra a continuación.

• Una vez que la aplicación Stocks esté habilitada, simplemente escriba el comando @Stocks y el ticker en su barra de búsqueda.

35. Buscar imágenes en Teams

Otra característica poco conocida de Teams es que puedes usarlo para buscar imágenes en Bing. En primer lugar, continúe y habilite la aplicación Imágenes de Microsoft en Teams.

Luego, en su barra de búsqueda, simplemente escriba @Images + su consulta de búsqueda para acceder a la búsqueda de imágenes de Bing.

36. Use Teams para administrar los turnos de los empleados

si administra un grupo de empleados que trabajan por turnos en un comercio minorista, un centro de llamadas o incluso una pequeña fábrica, puede usar Teams para planificar y compartir horarios de trabajo. La aplicación Turnos , que puede agregar fácilmente a Teams, hace que sea muy sencillo administrar el cronograma de turnos, recibir solicitudes de cronogramas para PTO, licencias médicas o vacaciones de sus colegas e incluso permitirles marcar la entrada y salida de sus turnos. A continuación, puede crear los informes de asistencia de los empleados que necesite. ¡Frio!

37. Agregar un calendario

Visualizar y administrar un calendario compartido es probablemente otro gran uso potencial para Teams. Hasta el momento, Teams no ofrece una integración directa con Outlook. Dicho esto, puede agregar una pestaña de sitio web a su canal de Teams y apuntar a su calendario de grupo de Outlook o a la URL de Google Calendar. Lo más probable es que los usuarios necesiten ingresar sus credenciales de usuario para acceder a los calendarios.

38. Integrar Trello en Teams

Muchos equipos utilizan los tableros kanban de Trello para una gran variedad de casos de uso de colaboración. Estos podrían abarcar la gestión continua de tareas, así como una planificación más estratégica de proyectos, productos o programas. Puede abrir fácilmente Trello como una aplicación en Teams agregándola mediante la pestaña Aplicaciones para acceder a sus tableros y tarjetas relevantes. También puede agregarlo como una pestaña de terceros en su canal. Ambos requerirán que proporcione sus credenciales de usuario de Trello.

39. Inicie Cisco Webex Meetings desde Teams

Microsoft y Cisco compiten en el área de comunicación y colaboración en equipo. Aún así, su empresa podría estar usando ambos. ¿Sabía que puede integrar Webex en su canal de Teams? Hay una aplicación de Webex que puede agregar fácilmente como en una pestaña de Canal. Luego, los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a sus reuniones de Webex y unirse a sus propias reuniones de Webex desde Microsoft Teams. También pueden programar reuniones de Webex y notificar al equipo a través de la pestaña Publicaciones.

40. Acceda a los análisis de sus equipos

Como propietario de un equipo, es posible que desee poder monitorear los patrones de uso de su equipo o canal. Si es así:

• En la barra de aplicaciones del lado izquierdo , abra la pestaña Equipos .
• Luego busque su equipo en el panel del lado izquierdo.
• Presiona el botón Más configuraciones al lado de tu equipo y presiona la rueda dentada Administrar equipo .
• Luego abra la pestaña Análisis.
• Desde aquí puede obtener una vista previa de los patrones de uso de su equipo y canal, las métricas de participación, la utilización del espacio en disco, etc.

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