Uso de Zoom en su computadora: Consejos y trucos esenciales para usuarios avanzados

Parece que desde el comienzo de la pandemia todos pasamos una cantidad significativa de tiempo en Zoom . Parece que todos saben cómo organizar y unirse a una reunión de Zoom y ahora es el momento de llevar su productividad de Zoom al siguiente nivel. En esta guía completa, queríamos brindarle los consejos esenciales para ayudarlo a convertirse en un usuario avanzado de Zoom y aprovechar al máximo su experiencia de videoconferencia y chat. Si no se indica lo contrario, los consejos a continuación son totalmente aplicables tanto para computadoras con Windows (7, 8 y 10) como para macOS.

Consejos y trucos básicos.

Usar fondos virtuales

Una de las características más interesantes de Zoom y otras herramientas de videoconferencia es la capacidad de personalizar el fondo de su video. Puede cargar imágenes personalizadas y luego aplicar filtros de video. Tenemos una publicación completa sobre la modificación de sus fondos virtuales de Zoom que quizás desee consultar.

Cambie su nombre para mostrar de Zoom

Si está compartiendo su cuenta de Zoom con un miembro de la familia, es posible que desee modificar su nombre para mostrar que se muestra en las reuniones. Hacer eso es bastante simple:

• En su navegador web, inicie sesión en su sitio web de Zoom . A lo largo de esta publicación, nos referiremos a este sitio web como el portal web de Zoom .
• En la barra de navegación del lado izquierdo, presione Perfil (está en la Sección Personal ).
• Luego presione el botón Editar en el lado derecho de su foto de perfil.
• Modifique el nombre para mostrar según sea necesario y presione Guardar cambios .

Tenga en cuenta que también puede utilizar una presentación de PowerPoint como fondo virtual.

Cambia tu foto de perfil

Zoom nos facilita bastante la modificación de la imagen de perfil. Desde el portal web de Zoom, vaya a la página de perfil. Luego, presione el botón Cambiar junto a su imagen de perfil actual. Luego cargue una nueva imagen desde el disco duro de su computadora, iCloud, OneDrive, Dropbox u otro almacenamiento de archivos en línea. Una vez hecho esto, presione Cambiar .

Grabando su reunión

Zoom le permite grabar sus reuniones de video y almacenarlas localmente en la nube (para usuarios de todas las suscripciones de pago de Zoom). Luego puede distribuirlos con su audiencia para verlos o consultarlos más tarde. La grabación es bastante simple:

En su aplicación de escritorio Zoom Meetings, inicie su reunión, luego presione el botón de grabación en el menú de la reunión, como se muestra a continuación:

No olvide pausar o detener la grabación según sea necesario. Una vez hecho esto, sus archivos se convertirán al formato mp4 para video y m4a para audio.

¿Dónde guarda Zoom las grabaciones?

De manera predeterminada, las grabaciones se guardarán en una carpeta llamada Zoom ubicada en Documentos en su Directorio de inicio (tanto para PC con Windows como para MAC). La carpeta se crea cuando instaló el cliente de escritorio de Zoom Meeting.

Configuración de recordatorios de reuniones

¿Sigues olvidándote de tus reuniones de Zoom? Zoom puede enviarle fácilmente recordatorios de escritorio antes de sus reuniones para que pueda llegar a tiempo.

¿Cómo configurar recordatorios? Desde su cliente Zoom Desktop, vaya a la pestaña Inicio y presione el ícono de engranaje de Configuración a la derecha, luego en la pestaña General , haga que la configuración se muestre a continuación.

Integrar con Outlook

¿Utiliza Microsoft Outlook y Zoom? Si es así, podría usar la integración de Outlook para configurar sus reuniones de Zoom directamente desde Microsoft Office.

Incluso puede configurar Zoom como su aplicación de chat y reunión predeterminada (desde Configuración >> pestaña General )

Utilice los métodos abreviados de teclado de Zoom

Una vez que adquiera más experiencia, puede llevar su productividad al siguiente nivel mediante el uso de métodos abreviados de teclado.

Los accesos directos se definen en la pestaña Configuración .

Los más útiles son: ALT+V para iniciar y detener el video, ALT+S para compartir su pantalla y ALT+A para silenciar o quitar el audio.

Detener notificaciones automáticas

Si está utilizando Zoom para chat grupal o 1: 1, probablemente reciba alertas de banner emergentes bastante pequeñas. Las notificaciones de escritorio no son del agrado de todos, ya que dañan su capacidad de concentración. Hemos escrito una guía útil sobre cómo detener las alertas emergentes de Zoom , que es posible que desee consultar si desea minimizar el ruido de notificación de Zoom.

Cambie su dispositivo de audio mientras está en la reunión

Zoom Meetings identifica los dispositivos de audio conectados a su PC o Macbook y les permite usarlos en su reunión. Si está interesado, puede cambiar su micrófono o altavoz, primero deberá conectarlos mediante cable o Bluetooth a su computadora. Luego presione la flecha pequeña disponible en el botón Silenciar/Desactivar silencio (el botón más a la izquierda en la barra de controles de su reunión de Zoom). Luego elija el dispositivo de audio que le gustaría usar. En nuestro caso podemos usar nuestros auriculares Logitech o los AirPods.

Encuentra cuál es tu versión de Zoom

¿No puede encontrar una función específica en su cliente de escritorio? Zoom lanza continuamente nuevas versiones del producto con nuevas capacidades y características de seguridad. La versión de Zoom que está utilizando se puede ver en la parte inferior del cuadro de diálogo de inicio de sesión, como se muestra a continuación. Es una buena idea actualizar su cliente de Zoom descargando la versión actual disponible en la página de Descargas .

Asegure su reunión

Garantizar la seguridad y la privacidad en línea de usted y su audiencia cuando realiza videoconferencias o habla con otros debe ser su principal preocupación.

Use el sentido común y las mejores prácticas de privacidad en línea que emplearía al usar una aplicación basada en la web. Aproveche las siguientes capacidades de Zoom para salvaguardar su privacidad y seguridad en las videoconferencias:

• Siempre use una sala de espera y admita solo a las personas que conoce en su reunión.
• Una vez que sus asistentes se unieron, asegúrese de bloquear la reunión.
• De acuerdo con su audiencia, considere restringir el uso compartido de la pantalla solo al anfitrión de la reunión.

Se puede acceder a las capacidades mencionadas anteriormente a través del botón Seguridad en el control de la reunión de Zoom.

Nota: También puede usar el portal web de Zoom para habilitar las salas de espera obligatorias para su cuenta de Zoom (Gratuitas y Pagadas). Vaya a la página Configuración de la sección Personal . Luego elija la pestaña Reunión y habilite la función como se muestra a continuación.

Convertirse en un usuario avanzado de Zoom

Mostrar siempre los controles de la reunión

De forma predeterminada, los controles de la reunión de Zoom aparecen solo cuando se desplaza sobre el cliente de Zoom. Dicho esto, hay una configuración poco conocida que permite mostrar siempre los controles de la reunión .

Abra su página de Configuración de Zoom (presione el engranaje en la página de inicio de su cliente de escritorio; o presione su avatar de Zoom y presione Configuración ). Luego, en la pestaña General , marque la casilla de verificación Mostrar siempre los controles de la reunión .

Iniciar Zoom con su computadora

Si es un gran usuario de Zoom, es posible que desee que el cliente de escritorio de Zoom se ejecute automáticamente al iniciar su computadora.

La útil aplicación de configuración nos ayuda a abrir el cliente Zoom cada vez que se inicia Windows o, alternativamente, iniciar la aplicación pero mantenerla minimizada en la barra de tareas para su uso.

Retoque su apariencia de video

Otra configuración útil de Zoom es la apariencia del video Retocar. He aquí cómo habilitar eso:

• Conecta tu cámara de vídeo.
• Abra su cliente de escritorio Zoom.
• A continuación, abra la página Configuración .
• Vaya a la página Video y marque la casilla Retocar .
• Luego, use el control deslizante para aplicar retoques menores a su video. Su configuración se recordará para las reuniones posteriores que organice o a las que se una.

Cambia tu ubicación de grabación

Vimos anteriormente que en Windows y macOS, sus grabaciones de Zoom se guardan de forma predeterminada en la carpeta Documentos del directorio de inicio. Dicho esto, puede modificar esa ubicación predeterminada con bastante facilidad directamente desde el menú Configuración del cliente de escritorio. Tenemos una guía completa para personalizar tus ubicaciones de grabación de Zoom .

Habilitar el uso compartido de múltiples pantallas

Es posible que tenga reuniones en las que desee presentar conjuntamente con otros participantes. ¿Cómo habilitar eso? Desde los controles de su reunión de Zoom, presione Compartir pantalla y luego marque la opción Múltiples participantes como se muestra a continuación.

Uso de la pizarra

La pizarra es una función de colaboración fundamental. Puede configurar fácilmente una pizarra y llevar la colaboración de su equipo al siguiente nivel.

Presione el botón Compartir pantalla y luego seleccione la opción Pizarra y presione el botón Compartir . Luego, use el lienzo para delinear sus ideas y compartirlas con otros.

Una vez hecho esto, puede guardar fácilmente el contenido de la pizarra como un archivo de gráficos PDF o png.

Anota tu reunión

Hay casos en los que es posible que deba anotar la presentación que está compartiendo en su reunión de Zoom para fortalecer su punto.

Una vez que comience a compartir, notará el botón Anotar en la parte superior de las ventanas de Zoom Meetings.

Anotar presentaciones de Zoom

El uso de las capacidades de anotación es sencillo y, de manera similar a las pizarras, puede exportar sus anotaciones a un archivo.

Usar salas de reuniones de Zoom

Zoom Meetings permite dividir a su audiencia en subequipos ad-hoc más pequeños.

En primer lugar, habilite las salas de reuniones en la página Configuración del portal web de Zoom.

A continuación, con el botón Salas para grupos de trabajo recién agregado en los controles de la reunión, defina las salas de grupos de trabajo requeridas y asigne a sus participantes.

Nota: Las salas de reuniones en Zoom también están incluidas en el plan gratuito.

Configuración de una encuesta

Si tiene un plan Zoom pago, puede crear encuestas y sondeos fácilmente. Su próximo paso es iniciar la encuesta directamente desde la barra de reuniones de Zoom.

Otra opción que quizás desee explorar es usar una aplicación de terceros, como SurveyMonkey , para ejecutar encuestas directamente desde un canal de chat de Zoom.

Uso de equipos de Microsoft

Si su organización usa Microsoft Teams pero tiene clientes o proveedores que usan Zoom, aún puede colaborar de manera eficiente. La aplicación Zoom para Microsoft Teams le permite realizar videoconferencias y chatear en Zoom directamente desde su canal de Teams. La aplicación está disponible gratuitamente en Zoom Marketplace y debe habilitarse a través del sitio web de Zoom en la sección Avanzado >> App Marketplace.

Terminando

Bueno, esa fue una lista bastante larga de consejos y trucos que, con suerte, lo ayudará a aprovechar Zoom al máximo. Si la guía fue útil, no dude en compartirla en las redes sociales. Si tiene preguntas, comentarios y excelentes consejos adicionales para proponer, déjenos un comentario. Gracias 🙂