Comment planifier une future réunion Zoom

Comme l'ancien président Dwight D. Eisenhower l'a fait remarquer un jour, « les plans ne valent rien, mais la planification est tout. » Dans le contexte de Zoom , convoquer une réunion spontanée a du sens dans certaines circonstances, en particulier lorsque la communication par texte ne fonctionne tout simplement pas. Poussée à l'extrême, cependant, la vie professionnelle d'une personne donnée serait ingérable et même carrément chaotique si elle ne pouvait au moins essayer de planifier ses journées.

À cette fin, Zoom facilite la planification de futures réunions avec d'autres et le suivi de l'inscription des participants. De plus, en programmant des réunions, vous débloquez des fonctionnalités supplémentaires qui peuvent rendre vos réunions plus précieuses pour toutes les personnes concernées.

Comment planifier une réunion Zoom

Pour planifier une réunion avec une personne ou un groupe de personnes à l'avance, procédez comme suit :

Cliquez sur l'icône Accueil en haut du client de bureau.

Cliquez sur le bouton bleu Planifier. Zoom affiche la fenêtre Planifier une réunion illustrée.

Planification d'une future réunion Zoom.

Personnalisez les paramètres de votre réunion. Vous pouvez changer son

• Sujet et description
• Date
• Heure de début et de fin
• Identifiant de la réunion
• Options audio et vidéo
• Intégration avec des outils de calendrier tiers, tels que Microsoft Outlook et Google Calendar
• Options avancées, y compris si vous avez affecté des hôtes alternatifs

  La sélection de Générer automatiquement pour l'ID de réunion signifie que Zoom produira et distribuera un numéro unique et jetable. En d'autres termes, vous n'utiliserez pas votre PMI pour cette réunion.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton bleu Planifier. Vous avez maintenant programmé votre réunion. Zoom affiche un message de confirmation de réunion avec toutes les informations pertinentes, comme celle montrée ici.

Affichage d'une réunion Zoom programmée.

A partir de la confirmation de réunion, vous pouvez effectuer les actions suivantes en cliquant sur les boutons associés :

• Ouvrir : ouvre le calendrier dans le programme de calendrier par défaut de votre ordinateur.
• Fermer : Ferme la fenêtre.
• Copier l'invitation : envoie les informations de la réunion dans votre presse-papiers. De là, vous pouvez le coller dans un e-mail ou où vous le souhaitez.

Affichez vos réunions programmées en cliquant sur l'icône Réunions en haut du client de bureau Zoom.

Bien que vous ne puissiez organiser qu'une seule réunion à la fois par appareil, vous pouvez en programmer autant que vous le souhaitez à l'avance.

Zoom permet également aux utilisateurs de planifier des réunions via le portail Web et via différentes extensions de navigateur.

Comment modifier votre réunion programmée

Dites que vous avez planifié votre réunion avec succès. Après y avoir réfléchi, vous décidez que vous aimeriez apporter quelques changements. Bien sûr, vous pouvez supprimer votre réunion et faire des ravages dans les calendriers des autres. Une meilleure façon, cependant, consiste à modifier votre réunion existante - quelque chose que Zoom vous permet de faire facilement en suivant ces étapes :

Dans le portail Web Zoom, sous l'en-tête Personnel, cliquez sur Réunions.

Cliquez sur le nom de la réunion que vous souhaitez modifier. Zoom présente des informations de base sur votre réunion programmée.

Cliquez sur le bouton blanc Modifier cette réunion dans le coin inférieur droit de la page.

Faites les changements que vous voulez. Vous pouvez modifier les éléments suivants :

• Sujet
• Date et heure de début et de fin
• Identifiant de la réunion
• Options audio et vidéo
• Options avancées, y compris si vous avez affecté des hôtes alternatifs

Cliquez sur le bouton bleu Enregistrer.

Recueillir les commentaires des participants par le biais de sondages

Bruce a prévu une prochaine réunion avec les membres de son E Street Band. Au cours de l'appel, il souhaite solliciter les commentaires de chacun. Bien sûr, les participants pourront à la fois sonner et saisir des commentaires textuels dans la fenêtre de discussion. Ce type de données non structurées est souvent précieux, mais son assemblage est généralement compliqué et prend du temps, en particulier avec des groupes plus importants. Les données structurées sont beaucoup plus faciles à collecter et à analyser. À cette fin, une meilleure façon dans de nombreux cas est de mener un sondage - un qui affiche immédiatement les résultats.

Zoom réserve des sondages aux clients des forfaits premium.

Activation de l'interrogation au niveau du compte

Pour activer le sondage pour tous les membres d'une organisation, un administrateur ou un propriétaire doit suivre ces étapes :

Dans le portail Web Zoom, sous l'en-tête Admin, cliquez sur Gestion du compte.

Cliquez sur Paramètres du compte.

Sous la section Sondage, cliquez sur le bouton bascule sur le côté droit de la page. Il devient bleu. Zoom affiche une nouvelle fenêtre vous demandant de confirmer votre choix.

Cliquez sur le bouton bleu Activer. Zoom confirme qu'il a mis à jour vos paramètres.

Vous ne devez activer les sondages qu'une seule fois au niveau du compte.

Créer un sondage pour votre réunion planifiée

Après avoir activé les sondages, vous pouvez créer un ou plusieurs sondages pour une réunion à venir :

Dans le portail Web Zoom, sous l'en-tête Personnel, cliquez sur Réunions.

Sur le côté gauche de la page, sous Prochaines réunions, cliquez sur la réunion pour laquelle vous souhaitez planifier un sondage.

Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur le bouton blanc Ajouter à côté des mots Vous n'avez pas encore créé de sondage.

Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez le titre de votre question.

(Optional) Select the Anonymous if you want to hide attendees’ responses checkbox.

Type the name of your question.

Indicate whether the question is single or multiple choice by selected the related checkbox.

Enter the possible responses in the text boxes.

(Optional) To continue adding questions, click on + Add a Question and repeat Steps 4 through 8.

When you finish setting up your poll, click on the blue Save button.

You can now view the poll, as this figure displays.

Saved poll for future Zoom meeting.

Note that Zoom ties polls to specific users’ PMIs, a minor but important point. Say that Hank needs to set up a meeting with the other DEA agents in his office. He is weighing his two options:

• Using his PMI: If he goes this route, then he can access all of the polls that he has created under his PMI.
• Autoriser Zoom à générer automatiquement un numéro d'identification de réunion jetable : si Hank sélectionne cette option, son sondage s'applique uniquement à cette réunion spécifique. En conséquence, il ne serait pas en mesure de les recycler ou de les transférer à une autre réunion.

Dans tous les cas, à un moment donné de la réunion, les hôtes peuvent lancer leurs sondages.

Faites ce que vous voulez, mais je ne laisserais pas la transférabilité des sondages dicter votre décision d'utiliser ou non votre PMI.

Comment gérer l'inscription aux réunions

Bien que facultatif, exiger des participants qu'ils s'inscrivent aux futures réunions confère un certain nombre d'avantages évidents, notamment le comptage du nombre de têtes à l'avance. Au-delà, une entreprise ou votre manager peut exiger la présence à certaines réunions.

Demander à d'autres personnes de s'inscrire à votre réunion

Brandt organise une importante réunion à l'échelle du département et veut s'assurer que tous les employés y participent. A ce titre, il nécessite une inscription en suivant ces étapes :

Dans le portail Web Zoom, sous l'en-tête Personnel, cliquez sur Réunions.

Cliquez sur le nom de la réunion dont vous souhaitez consulter les informations d'inscription.

Cliquez sur le bouton blanc Modifier cette réunion.

Faites défiler jusqu'au mot Inscription et cochez la case Obligatoire.

Cliquez sur le bouton bleu Enregistrer. Zoom vous renvoie à la page principale de la réunion.

(Facultatif) À droite du lien d'inscription, copiez l'URL unique ou cliquez sur Copier l'invitation pour afficher des informations plus détaillées sur la réunion.

Distribuez le lien ou les informations de la réunion à tous les participants à la réunion comme vous le souhaitez.

Inscription à une prochaine réunion

Brandt gère une équipe de dix personnes. Il a demandé à ces gens de s'inscrire à sa réunion mensuelle. De plus, il a distribué le lien aux participants, peut-être même via Zoom Meetings & Chat. Lorsque d'autres cliquent sur cette URL, ils verront un formulaire similaire à celui affiché ici :

Formulaire d'inscription à la réunion Zoom.

Affichage des données du titulaire

Une fois que les participants ont rempli et soumis un formulaire d'inscription à la réunion, Zoom stocke leurs informations. Vous pouvez y accéder en suivant ces étapes :

Dans le portail Web Zoom, sous l'en-tête Personnel, cliquez sur Réunions.

Cliquez sur le nom de la réunion dont vous souhaitez consulter les informations d'inscription.

Faites défiler jusqu'à l'onglet Inscription et à droite de Gérer les participants, cliquez sur Afficher.

Zoom affiche une fenêtre similaire à celle illustrée.

Affichage des personnes inscrites à la réunion.

Cliquez sur le bouton Modifier pour personnaliser encore plus vos options d'inscription.