Quest-ce que Trello et pourquoi devriez-vous lutiliser pour la gestion de projet

Si vous êtes impliqué dans de nombreux projets de travail ou si vous êtes indépendant, une gestion de projet efficace est beaucoup. Si vous ne planifiez pas votre temps et vos efforts, vous finirez par le gaspiller sur Facebook et par conséquent, vous manquerez des délais (je parle d'expérience). L'industrie des outils de gestion de projet en ligne est très compétitive, mais celle qui semble l'emporter sur toutes les autres est Trello .

Trello est apprécié de ceux qui sont obsédés par la gestion de leur temps et de leurs projets, et il est facile de comprendre pourquoi. Non seulement Trello est bon marché et abordable, mais aussi extrêmement simple à utiliser. En utilisant une approche très visuelle de la gestion du temps et des projets, vous pouvez déplacer les cartes afin de voir en un coup d'œil ce qui doit être fait et quand.

Un regard plus attentif sur Trello

Trello a été décrit par certains comme des "post-it sur les stéroïdes". Sur l'écran, vous faites des « listes » comme un grand tableau blanc accroché au mur. Ensuite, sur chaque liste se trouvent des « cartes », comme des post-it. Sur chaque carte se trouve une tâche distincte.

Au fur et à mesure que vous progressez avec l'élément à faire, vous pouvez utiliser votre souris pour faire glisser la carte de "en cours" à "terminé" (ou la formulation que vous préférez).

Les quatre principales caractéristiques de Trello

Nous examinerons chaque fonctionnalité un peu plus en détail dans un instant. Mais voici les quatre principales choses sur lesquelles se concentrer si vous regardez la capture d'écran ci-dessus.

• Chaque carte peut être codée par couleur avec une barre. Chaque couleur peut faire référence à un client différent, par exemple.
• L'icône montrant le gravatar/photo de l'utilisateur indique qui participe à cette carte. Vous pouvez inviter des personnes à une carte afin qu'elles puissent laisser des commentaires et des mises à jour. Ou si vous voulez leur confier cette tâche. Si une tâche est assignée, une date d'échéance peut être ajoutée et un rappel envoyé lorsque la date d'échéance est proche. Lorsque la carte est mise à jour, tout le monde sur cette carte est averti.
• L'arrière-plan de chaque tableau Trello peut être personnalisé. Trello vous donne des arrière-plans, ou vous pouvez télécharger les vôtres. Étant un fanatique de Lego, j'ai téléchargé celui-ci. Mais si vous êtes une entreprise, vous pouvez personnaliser votre tableau Trello avec le logo de l'entreprise.
• Les cartes peuvent être déplacées vers d'autres tableaux, copiées sur d'autres tableaux ou archivées une fois terminées.

Commencer un nouveau conseil

La première étape consiste à ajouter un nouveau tableau. Dans le coin supérieur droit de l'écran (une fois que vous êtes connecté), appuyez sur le bouton +. Choisissez ensuite « Créer un tableau » dans la liste déroulante.

Il vous sera ensuite demandé de donner au tableau un nom, un niveau de confidentialité et un arrière-plan. Si vous avez déjà créé une équipe, vous pouvez choisir d'attribuer le tableau à cette équipe.

Un mot rapide sur les niveaux de confidentialité : Si le forum est rendu public, il sera indexé par les moteurs de recherche et accessible à quiconque le trouvera sur Google. Il a récemment été révélé que les employés d'Uber utilisaient Trello pour répertorier les mots de passe sensibles de l'entreprise, qui étaient ensuite récupérés par Google.

Soyez donc prudent, et si vous devez utiliser Trello pour les mots de passe, définissez le niveau de confidentialité sur Private . Bien que pour les mots de passe, vous devriez vraiment utiliser un gestionnaire de mots de passe .

Ajout d'une nouvelle liste

Une fois que vous avez votre nouveau tableau, il est temps de commencer une nouvelle liste. Vous pouvez le faire comme vous le souhaitez, mais je crée normalement mes tableaux avec des listes à différentes étapes d'un processus. Donc « en attente »,  « en cours » , et ainsi de suite. Ou vous pouvez avoir des listes de projets qui ont plusieurs tâches telles que « décorer la maison », « réaliser la paix dans le monde » et « conquérir l'espace extra-atmosphérique ».

Pour ajouter une nouvelle liste, cliquez sur  Ajouter une liste.

Tapez ensuite le titre de cette liste et enregistrez-la.

Rincez et répétez pour toutes les autres listes dont le tableau a besoin (le cas échéant).

Ajouter une nouvelle carte

Il est maintenant temps d'ajouter une nouvelle carte, et il y a divers éléments dans une carte qui la rendent puissante.

Créer une nouvelle carte

Dans la liste appropriée, cliquez sur Ajouter une carte.

Tapez maintenant la tâche que vous souhaitez ajouter. Enregistrez-le en cliquant sur le bouton vert Ajouter  .

Répétez comme avant pour les autres tâches que vous devez ajouter (le cas échéant).

Mais ce n'est que le début de ce que vous pouvez ajouter à une carte, que vous pouvez voir si vous cliquez dessus pour l'ouvrir.

Affectation d'autres utilisateurs

Tout d'abord, si vous avez créé une équipe et que d'autres personnes ont été invitées à accéder au tableau, vous pouvez affecter quelqu'un à une tâche particulière. Ou simplement étiquetez-les, afin qu'ils soient intégrés à la conversation sur cette carte.

Pour ajouter quelqu'un à la carte, cliquez sur Membres  et cliquez sur le gravatar de la personne que vous souhaitez ajouter. De même, ils peuvent être supprimés d'une carte en cliquant à nouveau sur le gravatar.

Ajout de notes et de pièces jointes

Que ce soit pour le bénéfice de votre propre mémoire ou pour conseiller les autres, laisser des notes peut devenir nécessaire. Vous pouvez le faire en haut de la note et y laisser des liens cliquables.

Sous la section des notes se trouve une zone pour télécharger des pièces jointes. Cela peut être n'importe quoi, d'un document à un fichier zip à une image. S'il s'agit d'une image, l'image s'affichera sur la carte

Ajout d'une date d'échéance

Si une tâche a une échéance, vous pouvez lui attribuer une date d'échéance. Ensuite, vous recevrez des rappels lorsque la date se rapproche et lorsque la date est passée.

Ajout d'étiquettes colorées

J'ajoute des étiquettes colorées à ma liste de travail pour indiquer quel travail est dû à quels clients. Ainsi, le rouge est pour Luckytemplates, par exemple.

Vous pouvez modifier les étiquettes pour dire ce que vous voulez, et vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez à une carte.

Ajouter des commentaires

Si d'autres personnes ont accès à vos cartes, elles finiront par laisser des commentaires. Vous pouvez utiliser le @ pour taguer des personnes dans des commentaires spécifiques, et elles recevront une notification de Trello.

Déplacer, copier, regarder et archiver des cartes

Il existe également quatre autres actions que vous pouvez effectuer sur une carte.

Déplacer

Si vous avez plusieurs tableaux, vous pouvez déplacer des cartes d'un tableau à l'autre. Donc, si je voulais déplacer une carte du tableau Luckytemplates vers l'un de mes propres tableaux personnels, cette option déplacerait la carte avec tous les commentaires, pièces jointes, etc.

Copie

C'est la même chose que l'  option Déplacer , sauf que la carte ne sera pas complètement déplacée. Juste copié. Je l'utilise tout le temps pour copier mes devoirs Luckytemplates sur mon propre tableau de travail privé.

Regardez

Si quelqu'un d'autre a une carte sur un tableau, vous pouvez choisir de la regarder et d'être informé des nouveaux commentaires sans participer vous-même. Aussi connu sous le nom de "mode lurker" (enfin, je l'appelle ainsi).

Archive

Il n'y a pas de "supprimer" dans Trello. Au lieu de cela, pour supprimer une carte, une liste ou un tableau, vous l'"archivez". Il disparaîtra alors, mais il pourra être facilement récupéré si vous en avez besoin plus tard.

Autres utilisations de Trello

Trello a tellement d'utilisations si vous y réfléchissez et pensez latéralement. À cette fin, Trello a une page appelée "Trello Inspiration ". Il vous donne des modèles et d'innombrables idées d'utilisation.

Intégration de Trello avec d'autres applications à l'aide d'IFTTT.

Je suis un grand fan d'IFTTT (If This Then That), et ils ont un grand nombre de scripts automatisés pour Trello . Vérifie-les.

Conclusion

Cela ne fait qu'effleurer la surface de ce que Trello peut faire pour rendre votre vie plus organisée. Utilisez-vous Trello ? Si oui, tu l'utilises pour quoi ?