Avec tant d'autres outils de collaboration G Suite à votre disposition, pourquoi s'embêter avec Google Groupes ? La réponse simple est que lorsque vous créez un groupe, puis ajoutez les employés connectés à ce groupe, la collaboration devient soudainement beaucoup plus facile.
Pourquoi? Parce que maintenant vous pouvez traiter le groupe comme une entité unique, ce qui signifie que vous pouvez communiquer avec tout le monde dans le groupe simplement en communiquant avec le groupe lui-même. Voici quelques exemples:
- Vous pouvez envoyer un e-mail à tous les membres d'un groupe en envoyant l'e-mail à l'alias de messagerie du groupe.
- Vous pouvez inviter tous les membres d'un groupe à un événement Calendrier en ajoutant le groupe à la liste des invités de l'événement.
- Vous pouvez demander à tous les membres d'un groupe de collaborer sur un fichier en partageant ce fichier avec le groupe.
- Vous pouvez inviter un groupe entier à une salle de discussion en faisant du groupe un membre de la salle.
- Vous pouvez utiliser le forum en ligne du groupe pour avoir des discussions de groupe.
Bien sûr, aucun de ces exemples n'est un gros problème si vous ne parlez que de 2 ou 3 employés. Mais si un groupe contient 20 ou 30 employés, ou 200 ou 300, alors traiter uniquement avec le groupe plutôt que tous ces individus est un réel gain de temps.
La page d'accueil des groupes
Êtes-vous intrigué par les groupes ? Curieuse? Vous voulez juste en finir ? Quel que soit votre état d'esprit, vous pouvez utiliser l'une des techniques suivantes pour accéder à la page d'accueil de Groupes :
- Sifflez votre navigateur Web préféré, puis demandez-lui de charger Google Groupes .
- Dans une application G Suite qui comporte l'icône Google Apps (telle que Agenda ou Docs), cliquez sur Google Apps, puis sur Groupes.
La page d'accueil des groupes qui se matérialise à partir de l'éther ressemblera à la page illustrée ici.
La page d'accueil des groupes.
Examinons l'écran pour que vous sachiez quoi :
- Menu principal : fournit quelques commandes Groupes couramment utilisées.
- Icône du menu principal : cliquez sur cette icône pour basculer vers le menu principal du groupe.
- Menu de recherche : sélectionnez ce que vous souhaitez rechercher.
- Rechercher : recherchez le groupe que vous souhaitez afficher ou rejoindre.
- Compte Google : accédez à votre compte Google.
Rôles de groupe
Lorsque vous travaillez avec des groupes, en particulier si vous créez vos propres groupes, vous vous heurtez constamment à l'idée de qui fait quoi dans un groupe et de quelles autorisations chacun de ces rôles a. Il y a quatre rôles à considérer dans tout groupe :
- Propriétaires du groupe : le propriétaire du groupe est la personne qui a créé le groupe. Cependant, cette personne peut également attribuer le rôle de propriétaire à d'autres personnes. Le rôle de propriétaire dispose des autorisations par défaut suivantes :
- Toutes les autorisations des membres (voir « Membres du groupe », ci-dessous).
- Publiez des messages et des réponses originaux en tant que groupe (c'est-à-dire en utilisant l'adresse e-mail du groupe).
- Ajoutez ou supprimez des membres, des gestionnaires et des propriétaires de groupe.
- Contenu de groupe modéré.
- Modifier les rôles des membres (par exemple, promouvoir un responsable en propriétaire).
- Modifier les paramètres du groupe.
- Supprimez le groupe.
- Exportez les adhésions aux groupes et les messages.
- Gestionnaires de groupe : le rôle de gestionnaire dispose des autorisations par défaut suivantes :
- Toutes les autorisations des membres (voir « Membres du groupe », ci-dessous).
- Publiez des messages et des réponses originaux en tant que groupe (c'est-à-dire en utilisant l'adresse e-mail du groupe).
- Ajoutez ou supprimez des membres et des gestionnaires de groupe (mais pas des propriétaires).
- Contenu de groupe modéré.
- Modifier les rôles des membres (par exemple, promouvoir un membre en tant que responsable ; les responsables ne peuvent promouvoir personne en tant que propriétaire).
- Modifier les paramètres du groupe.
- Exportez les adhésions aux groupes et les messages.
- Membres du groupe : tous les membres d' un groupe ont le rôle de membre par défaut, ce qui signifie qu'ils disposent des autorisations suivantes :
- Afficher les messages du groupe.
- Publiez des messages au groupe.
- Publier des réponses privées à l'auteur d'un message.
- Modérez les métadonnées de publication (telles que l'attribution de sujets).
- Envoyer des fichiers au groupe.
- Consultez la liste des membres du groupe.
- Toute l'organisation : tous les membres de votre organisation G Suite, même les personnes qui ne sont pas membres du groupe, disposent par défaut des autorisations suivantes :
- Afficher les messages du groupe.
- Publiez des messages au groupe.
- Contactez les propriétaires du groupe.
- Consultez la liste des membres du groupe.
Si vous êtes le propriétaire ou l'administrateur d'un groupe, vous pouvez modifier l'une de ces autorisations en procédant comme suit :
Sélectionnez le groupe avec lequel vous souhaitez travailler. Groupes ouvre le groupe et affiche les conversations les plus récentes.
Dans le menu principal de gauche, cliquez sur l'onglet Paramètres du groupe.
Cliquez pour activer la bascule Avancé.
Pour chacun des paramètres d'autorisation suivants, cliquez sur le rôle que vous souhaitez attribuer : Propriétaires de groupe, Gestionnaires de groupe, Membres de groupe ou Organisation entière :
Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications. Groupes applique les nouveaux rôles à chaque autorisation que vous avez modifiée.
