Dans Microsoft Excel 2007, il n'est pas difficile d'utiliser le rapport et le tableau de bord de manière interchangeable. Souvent, les rapports sont appelés tableaux de bord simplement parce qu'ils contiennent quelques graphiques. De même, de nombreux tableaux de bord ont été appelés rapports. Tout cela peut sembler être de la sémantique, mais il est utile d'éclaircir un peu l'air d'Excel et de comprendre les attributs de base de ce qui est considéré comme des rapports et des tableaux de bord.
Définition des rapports
Les rapports sont probablement l'application la plus courante de la Business Intelligence. Un rapport peut être décrit comme un document contenant des données utilisées pour la lecture ou la visualisation. Cela peut être aussi simple qu'un tableau de données ou aussi complexe qu'une vue de sous-total avec un forage interactif, similaire à la fonctionnalité de sous-total d'Excel.
L'attribut clé d'un rapport est qu'il ne conduit pas le lecteur à une conclusion prédéfinie. Bien qu'un rapport puisse inclure des analyses, des agrégations et même des graphiques, les rapports permettent souvent à l'utilisateur final d'appliquer son propre jugement et sa propre analyse aux données.
Pour clarifier ce concept, la figure 1 montre un exemple de rapport. Ce rapport présente les statistiques des visiteurs nocturnes du parc national par période. Bien que ces données puissent être utiles, il est clair que ce rapport n'oriente le lecteur dans aucun jugement ou analyse prédéfini ; il s'agit simplement de présenter les données agrégées.
Figure 1 : Les rapports présentent des données à consulter mais ne conduisent pas les lecteurs à des conclusions.
Définir des tableaux de bord
Un tableau de bord est une interface visuelle qui fournit des vues d'un coup d'œil sur les mesures clés pertinentes pour un objectif ou un processus métier particulier. Les tableaux de bord ont trois attributs principaux :
- Les tableaux de bord sont généralement de nature graphique, fournissant des visualisations qui aident à attirer l'attention sur les tendances clés, les comparaisons et les exceptions.
- Les tableaux de bord affichent souvent uniquement les données pertinentes pour l'objectif du tableau de bord.
- Étant donné que les tableaux de bord sont conçus dans un but ou un objectif spécifique, ils contiennent intrinsèquement des conclusions prédéfinies qui dispensent l'utilisateur final d'effectuer sa propre analyse.
La figure 2 illustre un tableau de bord qui utilise les mêmes données que celles de la figure 1. Ce tableau de bord affiche des informations clés sur les statistiques des visiteurs nocturnes du parc national. Comme vous pouvez le voir, cette présentation possède tous les attributs principaux qui définissent un tableau de bord. Tout d'abord, il s'agit d'un affichage visuel qui vous permet de reconnaître rapidement la tendance générale des statistiques des visiteurs du jour au lendemain. Deuxièmement, vous pouvez voir que toutes les données détaillées ne sont pas affichées ici ; uniquement les informations clés pertinentes pour soutenir l'objectif de ce tableau de bord. Enfin, de par son objectif, ce tableau de bord vous présente efficacement des analyses et des conclusions sur les tendances des visiteurs nocturnes.
Figure 2 : Les tableaux de bord fournissent des vues d'ensemble des mesures clés pertinentes pour un objectif ou un processus métier particulier.
Création d'un tableau de bord Excel
Ce qui suit décrit les premières étapes de la création d'un tableau de bord Excel :
1. Réfléchissez à des idées et élaborez une stratégie sur l'objectif principal du tableau de bord
Avant d'investir du temps et de l'argent pour créer des tableaux de bord Excel, les utilisateurs doivent d'abord réfléchir à des idées sur le type de données à ajouter au tableau de bord. Élaborez une stratégie sur l’objectif principal que vous souhaitez que le tableau de bord serve. Souhaitez-vous suivre certains départements de l’entreprise ou les performances d’un produit spécifique fabriqué par l’entreprise ?
2. identifier la source de données appropriée
Après avoir décidé de l'objectif, l'étape suivante consiste à identifier la source appropriée des données qui seront affichées sur le tableau de bord. Les données constituent l’élément de base du tableau de bord et guident les composants qui y seront ajoutés.
Le but de la création du tableau de bord détermine, dans une large mesure, son apparence et ses fonctionnalités. Le tableau de bord doit englober uniquement les aspects nécessaires des données qui sont pertinents pour prendre des décisions clés. Son apparence dépend également des destinataires de l’information. Quelles sont leurs préférences ? Le consommateur est-il un manager, un client externe ou un collègue ? De combien de temps disposent-ils pour étudier le tableau de bord ? Tous les attributs doivent être essentiels dans la conception du tableau de bord tout en gardant à l'esprit les préférences du consommateur.
Conception d'un tableau de bord Excel
L’étape de brainstorming définira les éléments pertinents du tableau de bord à inclure dans la conception. Vous pouvez décider d'utiliser ou d'améliorer des modèles prédéfinis pour économiser du temps et de l'argent. Les éléments clés du modèle comprendront des tableaux croisés dynamiques, des tableaux statiques, des graphiques dynamiques, des objets de forme automatique, des widgets de jauge et d'autres widgets non graphiques.
L'espace occupé par chacun des éléments détermine également l'apparence et la lisibilité du tableau de bord. Y a-t-il trop de petits objets dans le tableau de bord ? Les éléments sont-ils nécessaires ou avez-vous besoin de quelques gros objets faciles et rapides à étudier ? Identifiez tous les éléments clés que vous souhaitez voir sur le tableau de bord afin de pouvoir classer les éléments similaires dans la même section du tableau de bord.
De plus, la couleur d’arrière-plan du tableau de bord Excel affecte dans une large mesure la lisibilité des données. Vous pouvez choisir de coder par couleur des objets similaires pour permettre aux utilisateurs de données de lire facilement les informations présentées sur le tableau de bord. Le choix des couleurs aide également les utilisateurs à distinguer certains groupes d'éléments pour une comparaison plus facile. L'interface utilisateur du tableau de bord Excel peut être améliorée en simplifiant les panneaux de navigation. Une façon d'y parvenir consiste à ajouter des étiquettes aux graphiques, à inclure des listes déroulantes et à geler les panneaux pour limiter les défilements.
