Google Sheets (Partie 11) : En savoir plus sur les formats de nombres

Chaque fois que vous travaillez avec une feuille de calcul Google Sheets , vous devez utiliser des formats numériques appropriés pour vos données. Les formats numériques indiquent à votre feuille de calcul exactement le type de données que vous utilisez, comme les pourcentages (%), la devise ($), l'heure, la date, etc.

Pourquoi utiliser des formats numériques ?

Le formatage des nombres facilite non seulement la lecture de votre feuille de calcul, mais également son utilisation. Lorsque vous appliquez un format numérique, vous indiquez exactement à votre feuille de calcul quel type de valeur est stocké dans une cellule. Par exemple, le formatage de la date indique à la feuille de calcul que vous saisissez des dates de calendrier spécifiques. Cela permet à la feuille de calcul de mieux comprendre vos données, ce qui peut contribuer à garantir que vos données restent cohérentes et que vos formules sont calculées correctement.

Si vous n'avez pas besoin d'utiliser un format numérique spécifique, la feuille de calcul appliquera généralement le format automatiquement par défaut. Cependant, le formatage automatique peut appliquer quelques modifications mineures à vos données.

Appliquer les formats de nombres

Tout comme les autres styles de formatage, tels que la modification de la couleur de la police, vous appliquez des formats numériques en sélectionnant des cellules et en sélectionnant les options de formatage souhaitées. Il existe deux manières principales de choisir un format de nombre :

Cliquez sur l'une des commandes de formatage rapide des nombres dans la barre d'outils.

Vous pouvez choisir parmi plus d’options dans le menu déroulant Plus de formats adjacent .

Cet exemple applique le formatage monétaire, ajoute des symboles monétaires ($) et affiche deux décimales pour toute valeur numérique.

Si vous sélectionnez une cellule avec un format numérique, vous pouvez voir la valeur réelle de cette cellule dans la barre de formule. La feuille de calcul utilisera cette valeur pour les formules et autres calculs.

Utiliser correctement les formats de nombres

Le formatage des nombres ne se résume pas à la sélection de cellules et à l'application du formatage. Les feuilles de calcul peuvent en fait appliquer automatiquement divers formats de nombres en fonction de la manière dont vous saisissez les données. Cela signifie que vous devrez saisir les données d'une manière que le programme peut comprendre, puis vous assurer que les cellules utilisent le format numérique approprié. Par exemple, l'image ci-dessous montre comment utiliser correctement les formats numériques pour les dates, les pourcentages et les heures :

Vous en savez maintenant plus sur le fonctionnement des formats de nombres. Examinons certains des formats de nombres utilisés.

Format pourcentage

L'un des formats numériques les plus utiles est le format de pourcentage (%). Il affiche les valeurs sous forme de pourcentages, comme 20 % ou 55 %. Ceci est particulièrement utile lors du calcul d’éléments tels que les coûts de la taxe de vente ou les pourboires. Lorsque vous entrez un signe de pourcentage (%) après un nombre, le format de pourcentage est automatiquement appliqué à cette cellule.

Comme vous vous en souvenez peut-être lors des cours de mathématiques précédents, un pourcentage peut également être écrit sous forme décimale. Ainsi, 15 % équivaut à 0,15, 7,5 % équivaut à 0,075, 20 % équivaut à 0,20, 55 % équivaut également à 0,55, etc.

Il arrive souvent que le formatage en pourcentage soit utile. Par exemple, dans les images ci-dessous, notez comment la taxe de vente est formatée différemment pour chaque feuille de calcul (5, 5 % et 0,05) :

Comme vous pouvez le constater, le calcul dans la feuille de calcul de gauche ne fonctionne pas correctement. Sans formatage en pourcentage, la feuille de calcul supposera que vous souhaitez multiplier 22,50 $ par 5, et non par 5 %. Et même si la feuille de calcul de droite fonctionne toujours sans formatage en pourcentage, la feuille de calcul du milieu est plus facile à lire.

Format de date

Chaque fois que vous travaillez avec des dates, vous souhaiterez utiliser des formats de date pour indiquer à votre feuille de calcul que vous faites référence à des dates de calendrier spécifiques, telles que le 15 juillet 2016. Les formats de date du mois vous permettent également de travailler avec un ensemble de fonctions de date. qui utilisent des informations de date et d’heure pour calculer une réponse.

Les feuilles de calcul ne comprennent pas les informations de la même manière que les humains. Par exemple, si vous saisissez le mois d'octobre dans une cellule, la feuille de calcul ne saura pas que vous saisissez une date et la traitera donc comme n'importe quel autre texte. Au lieu de cela, lorsque vous saisissez des dates, vous devrez utiliser un format spécifique que votre feuille de calcul comprend, tel que mois/jour/année (ou jour/mois/année selon le pays dans lequel vous vous trouvez). L'exemple ci-dessous saisira 10/12/2016 pour le 12 octobre 2016. La feuille de calcul appliquera alors automatiquement le format de numéro de date à la cellule.

L'exemple a maintenant correctement formaté la date et peut faire différentes choses avec ces données. Par exemple, vous pouvez utiliser la poignée de recopie pour continuer les dates par colonne, afin qu'une date différente apparaisse dans chaque cellule :

Si le format de date n'est pas appliqué automatiquement, cela signifie que la feuille de calcul ne comprend pas les données que vous avez saisies. L'exemple ci-dessous est entré le 15 mars. La feuille de calcul ne comprend pas que nous faisons référence à une date, le formatage automatique traite donc cette cellule comme du texte.

En revanche, si vous saisissez le 15 mars (sans le « ème »), le tableur le reconnaîtra comme un jour. L'année n'étant pas incluse, la feuille de calcul ajoute automatiquement l'année en cours afin que la date contienne toutes les informations nécessaires. La date peut également être saisie d'une autre manière, par exemple 15/03/2016, 15/03/2016 ou 15/03/2016, et la feuille de calcul la reconnaîtra toujours comme une date.

Pour vérifier si Google Sheets reconnaît votre entrée comme date, regardez dans la barre de formule. La valeur de cellule dans la barre de formule sera convertie dans un format numérique comme celui du 15 mars 2016, mais s'affichera dans la feuille de calcul dans le format que vous avez initialement saisi.

Plus d'options de format de date

Pour accéder à d'autres options de format de date, sélectionnez le menu déroulant Plus de formats dans la barre d'outils et sélectionnez Plus de formats en bas, puis sélectionnez Plus de formats de date et d'heure .

La boîte de dialogue Formats de date et d'heure personnalisés apparaîtra. À partir de là, vous pouvez sélectionner l’option de format de date souhaitée. Il s'agit d'options permettant d'afficher les dates différemment, par exemple en incluant le jour de la semaine ou en omettant l'année.

Comme vous pouvez le voir dans la barre de formule, le formatage de date personnalisé ne modifie pas la date réelle dans la cellule, il modifie simplement la façon dont elle est affichée.

Conseils pour le formatage des nombres

Voici quelques conseils pour obtenir les meilleurs résultats avec le formatage des nombres.

• Appliquer le formatage des nombres à la colonne entière : Si vous prévoyez d'utiliser une colonne pour un certain type de données, comme des dates ou des pourcentages, vous trouverez peut-être plus simple de sélectionner la colonne entière en cliquant sur la lettre de la colonne et en appliquant le format numérique souhaité. De cette façon, toutes les données que vous ajouterez ultérieurement à cette colonne auront le format numérique correct. Notez que les lignes d'en-tête ne sont généralement pas affectées par le formatage des nombres.

• Vérifiez vos valeurs après avoir appliqué le formatage des nombres : Si vous appliquez le formatage des nombres à des données existantes, vous risquez d'obtenir des résultats inattendus. Par exemple, appliquer le format de pourcentage (%) à une cellule avec une valeur de 5 vous donnera 500 % et non 5 %. Dans ce cas, vous devez ressaisir correctement les valeurs dans chaque cellule.

• Si vous référencez une cellule avec un format numérique dans une formule, la feuille de calcul peut automatiquement appliquer le même format numérique à la nouvelle cellule. Par exemple, si vous utilisez une valeur au format monétaire dans une formule, la valeur calculée utilisera également le format monétaire.

• Si vous souhaitez que vos données apparaissent exactement telles que saisies, vous devez utiliser le format texte brut . Ce format est particulièrement adapté aux nombres sur lesquels vous ne souhaitez pas effectuer de calculs, tels que les numéros de téléphone, les codes postaux ou les nombres commençant par 0, comme 02415. Pour de meilleurs résultats, vous souhaiterez peut-être appliquer le format texte brut avant de saisir des données. dans ces cellules.

Augmenter et diminuer les nombres décimaux

Les commandes Augmenter les décimales et Diminuer les décimales permettent de contrôler le nombre de décimales affichées dans une cellule. Ces commandes ne modifient pas la valeur de la cellule ; au lieu de cela, ils affichent la valeur avec un nombre défini de décimales.

La diminution d'une décimale affichera la valeur arrondie à cette décimale, mais la valeur réelle dans la cellule sera toujours affichée dans la barre de formule.

Les commandes Augmenter/Diminuer les décimales ne fonctionnent pas avec certains formats de nombres, tels que Date et Fraction.