10 conseils pour de meilleures réunions Microsoft Teams

Les réunions sont de toutes formes et de toutes tailles, la seule constante étant qu'elles remplissent notre emploi du temps. Avec autant de réunions dans nos assiettes, il est important d'être aussi efficace que possible dans l'organisation, la planification et la conduite d'une réunion. Heureusement, Microsoft Teams inclut plusieurs fonctionnalités particulièrement utiles pour l'efficacité des réunions.

Discuter pendant une réunion Teams

L'activité la plus courante que je fais dans Microsoft Teams est de discuter avec d'autres personnes. Et je trouve particulièrement utile de pouvoir discuter avec des collègues lors d'une réunion Teams. Une discussion de groupe est créée automatiquement au début de chaque réunion Teams qui inclut tous les participants à la réunion. La fenêtre de discussion apparaît sur le côté droit de l'écran. Pendant qu'une réunion est en cours et que des personnes présentent et parlent en audio, d'autres personnes peuvent discuter dans la fenêtre de discussion. Ce mécanisme simple s'avère incroyablement puissant. Par exemple, supposons que vous ayez manqué quelque chose que le présentateur a dit. Plutôt que d'interrompre toute la réunion et de demander au présentateur de se répéter, vous pouvez simplement taper dans le chat et demander à quelqu'un dans le chat des éclaircissements ou de combler une lacune. Je trouve que je fais ça tout le temps dans les grandes réunions.

Une fois la réunion terminée, le chat reste actif et tout le monde peut continuer à publier des messages. Pour les réunions récurrentes, le chat se poursuivra d'une réunion à l'autre, il y a donc toujours un enregistrement des réunions passées et toute personne invitée à la réunion peut accéder au chat pour les réunions à venir. J'ai vu de plus grandes entreprises l'utiliser pour suivre les points à l'ordre du jour des réunions à venir. Les personnes publieront dans le chat des réunions récurrentes tout au long de la semaine, puis pendant la réunion, l'équipe examinera le chat et discutera des éléments au cours de la réunion.

J'aime désactiver les notifications de message lors d'une réunion si de nombreuses personnes discutent pendant que quelqu'un parle en audio. Une notification sonnera avec chaque nouveau message, et je trouve que cela peut être gênant. Vous pouvez trouver l'option de désactiver le son pour les messages entrants dans la section des notifications de vos paramètres. Cliquez sur votre photo de profil qui apparaît dans le coin supérieur droit de l'écran Teams et sélectionnez Paramètres. Dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez Notifications et recherchez la section intitulée Autre. Vous y trouverez un paramètre pour les sons de notification que vous pouvez désactiver.

Capturer une réunion Teams avec un enregistrement

Je ne peux pas vous dire combien de fois l'enregistrement d'une réunion a épargné à mon équipe beaucoup de maux de tête. Un enregistrement capture tout ce qui s'est passé au cours de la réunion. Un enregistrement peut être partagé avec d'autres personnes qui n'ont pas participé à la réunion et examiné par ceux qui ont participé à la réunion. Si tout le monde comprend et accepte que les réunions soient enregistrées, je recommande fortement d'enregistrer les réunions.

Teams ne vous permettra pas d'enregistrer un appel avec deux personnes ou moins pour des raisons de confidentialité. Une fois qu'un appel a plus de deux personnes, il devient une réunion et vous pouvez l'enregistrer.

Teams avertit les participants à la réunion lorsqu'un enregistrement commence. Cependant, j'aime m'assurer que tout le monde est parfaitement clair et à l'aise avec l'enregistrement de la réunion à l'avance afin qu'il n'y ait aucun problème par la suite en mentionnant au début que j'ai l'intention d'enregistrer la réunion.

L'enregistrement d'une réunion est facile à faire dans Teams. Pour commencer l'enregistrement :

Rejoignez une réunion existante ou démarrez-en une nouvelle.

Ouvrez les commandes de réunion en sélectionnant les points de suspension dans la barre d'outils.

Sélectionnez Démarrer l'enregistrement dans le menu contextuel qui apparaît, comme illustré.

Démarrage d'un enregistrement d'une réunion Teams.

Une fois l'enregistrement commencé, tous les participants à la réunion seront informés.

Pour terminer l'enregistrement, cliquez à nouveau sur les points de suspension et sélectionnez Arrêter l'enregistrement.
Vous pouvez également mettre fin à l'enregistrement en mettant fin à la réunion.
L'enregistrement sera mis à la disposition du canal de réunion, comme indiqué. N'importe qui dans le canal peut cliquer sur l'enregistrement pour voir la réunion.

Affichage d'un enregistrement de réunion dans un canal.

L'enregistrement d'une réunion est une chose incroyablement puissante. Vous pouvez le partager avec d'autres personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion, ou l'utiliser plus tard comme rappel de ce qui a été discuté et/ou décidé. L'enregistrement lui-même est dans un service appelé Microsoft Stream. Vous pouvez obtenir un lien direct vers la réunion en sélectionnant les points de suspension de l'enregistrement dans le canal, puis en sélectionnant Obtenir le lien, comme indiqué. De plus, vous pouvez ouvrir l'enregistrement directement dans Stream ou même faire de l'enregistrement son propre onglet dans la chaîne.

Obtenir le lien direct vers l'enregistrement d'une réunion.

Contrôler le bruit avec la sourdine

Lorsque je suis en réunion, j'aime garder mon microphone en sourdine à moins que je ne parle. De cette façon, les autres participants n'entendent aucun bruit de fond qui pourrait se produire autour de moi. La plupart des gens suivent cette même étiquette de réunion, mais tout le monde oublie de temps en temps. Quelqu'un peut demander si tout le monde peut désactiver son micro, mais cela peut perturber la réunion.

Lorsque vous êtes dans une réunion Teams, vous pouvez désactiver le microphone des autres participants. J'ai utilisé cela plusieurs fois lorsque le microphone de quelqu'un capte un bruit de fond, comme un chien qui aboie, mais je ne veux pas perturber la réunion en demandant à la personne de couper son microphone.

Pour couper le son d'un des participants à la réunion, accédez à la liste de la réunion qui apparaît sur le côté droit de la fenêtre de la réunion, sélectionnez le nom de la personne et choisissez Ignorer le participant. Pour couper le son de tout le monde, sélectionnez Tout couper dans la liste. Les deux options sont affichées ici. Les participants que vous coupez seront informés que vous les avez coupés, et ils peuvent se réactiver à tout moment.

Couper le microphone d'un participant à une réunion dans Teams.

Après avoir coupé le son de quelqu'un, c'est une bonne idée d'envoyer à cette personne un message de discussion privé pour lui faire savoir que vous l'avez fait. Presque chaque fois que je l'ai fait, la personne me remercie et me fait savoir qu'elle vient de courir pour prendre un café ou utiliser les toilettes et qu'elle a oublié de couper le micro.

Brouiller votre arrière-plan

J'aime la flexibilité de pouvoir tenir une réunion avec les membres de l'équipe partout où j'ai une connexion Internet. Et l'utilisation de la vidéo ajoute une valeur considérable à la réunion ; Cependant, cela présente également un défi. Et si vous vous retrouvez à travailler quelque part que vous ne voulez pas que tout le monde voie ? Par exemple, je prends souvent une réunion à la maison au lieu d'entrer dans mon bureau. Quand je suis assis à ma table de cuisine, vous pouvez voir notre garde-manger ouvert de fortune en arrière-plan. Ce serait une excellente expérience si j'étais en réunion avec des chefs, mais cela peut être gênant pour tout autre type de réunion.

Teams has a cool feature that lets you blur your background but keep your face in focus when on a video call. Everyone in the meeting can see you clearly, even when you move your head around while you are talking, but whatever is behind you and in the background is blurred. No more worrying about any dirty laundry, literally, that might be making an appearance without your knowledge!

Before you join a meeting, you are presented with toggles to turn on your camera and microphone. In between those toggles is a blur toggle, as shown, that you can use to blur your background. When you toggle on the blur option, your background will be become blurry, but your face will stay in focus. If you have already joined the meeting, you can find the blur option in the More Actions pop-up menu, as shown.

Blurring the background before joining a Teams meeting.

Blurring the background after joining a Teams meeting.

If you don’t have a video camera that supports the blur option connected to Teams, you won’t see the toggle to turn on your camera and blur your background. This is a common theme in Teams and Microsoft products in general. Elements of the user interface will appear and disappear if a required component (like a camera that supports the blur feature) is not attached.

Taking notes

Recording a meeting is ideal for capturing the meeting in its entirety, but as a practical matter, what you usually need at the completion of a meeting are meeting notes. You can use the notes, also called meeting minutes, to capture a record of key decisions and action items.

Teams has a feature designed for capturing meeting notes. The notes are shared so that everyone in the meeting can contribute and view notes as they are added. I can’t tell you how many times I have been in a meeting and someone took down notes incorrectly. A simple miscommunication can have ripple effects down the road. When everyone is reviewing and adding to the meeting notes in real time during the meeting, the possibility of miscommunication is greatly reduced.

You can add notes about a meeting before the meeting starts or during the meeting. If a meeting was set up and tied to a Teams channel, you can go into the channel and discuss the meeting there. If the meeting did not have a channel, you can still add notes.

To add pre-meeting notes, follow these steps:

Open your calendar and select the meeting you want to add notes to.

Choose to chat with participants, as shown.

Teams will create a chat for the meeting, and all meeting participants are automatically added to it. When the meeting takes place, the chat will be part of the meeting.

Adding pre-meeting notes to a meeting.

Once a meeting starts, you can add official notes to the meeting beyond chat. To open the meeting notes or to start taking notes, follow these steps:

From the meeting options menu, select the Show Meeting Notes option.
If you have already created notes for the meeting, the meeting notes will open on the right side of the screen, as shown. Or, if notes haven’t been added to the meeting yet, will have the option to create notes for the meeting once the meeting has started, as shown. To create new meeting notes, continue to Step 2.

Click the Take Notes button.
Teams will create meeting notes for the meeting, and you will be able to see the new notes section along the right side of the screen. You can now add notes or review any pre-meeting notes added before the meeting started.

Creating meeting notes for a Teams meeting.

Reviewing and adding meeting notes during a meeting.

When you add meeting notes, members of the channel, or meeting chat, will be notified so that everyone can follow along and add their own notes or review existing notes.

You can even add the meeting notes as a tab to the meeting. You find the option to add the meeting notes as a tab by clicking the ellipsis toward the top of the notes screen and choosing to add the notes as a tab.

Viewing meeting notes as a tab.

Using a Whiteboard in Teams

Some of the most productive meetings I have had over my career are with a group of people standing in front of a whiteboard sketching out ideas. It is an aspect of communication that is hard to beat. Microsoft has recognized this and added a feature to Teams called Whiteboard.

Microsoft Whiteboard is a shared screen that allows you to sketch diagrams. The way you draw on your screen depends on your device. If you are using a standard desktop computer, you use your mouse or a graphics tablet that connects a digital pen to your computer. If you are using a device that has a touch screen, you can use your finger to draw on the screen. My favorite way to sketch on the Teams Whiteboard is with the stylus pen on my Surface laptop. I find it very natural and easy to use.

To use the Whiteboard feature in Teams, follow these steps:

Join an existing Teams meeting or start a new one.

From the meeting controls, expand the Share dialog box by selecting the icon that looks like a computer monitor with an arrow going through it.
The bottom of the screen will expand, and you will see options for sharing your screen, a window on your screen, or a PowerPoint file. On the right side of your screen you will see the option for Whiteboard, as shown.

Select Whiteboard and the screen will update, displaying a digital whiteboard, as shown.

You can select the pen color and pen width and begin drawing on the screen. Everyone in the meeting will see what you are drawing, and they can jump in and add their own drawings or edit an existing drawing.

The whiteboard persists even after the meeting so that you can always go back to it and add new sketches or modify existing sketches. Once you activate the whiteboard, it will be displayed as a tab on the channel or chat. You can export the state of the whiteboard at any time by clicking the settings icon in the top-right of the screen and choosing Export Image. I like to do this in order to lock the whiteboard and capture the state at any given time. This is much the same as taking a picture of a physical whiteboard to make sure you have the drawing on hand in case anyone comes along and erases it.

Opening the whiteboard from the sharing box in a Teams meeting.

Sketching on a shared digital whiteboard in Teams.

Every team in Teams has a digital whiteboard that can be used for meetings.

Sharing your screen

Screen sharing is one of my favorite aspects of digital meetings. I use screen sharing all the time. I even use screen sharing when the people I need to share with are in the same room as I am. Without screen sharing, I would have to have everyone huddle around my computer so that I could show them my screen. With screen sharing, I can share what I am seeing on my screen and they can see it on their screens.

It is much easier to look at your own computer screen than to look over the shoulder of someone else. Using Teams, you can share your screen with others, and they can share their screen with you.

During a Teams meeting, you can share your entire screen, a specific window, a PowerPoint presentation, or a whiteboard (covered in the previous section). Personally, I like to share just the window or PowerPoint slide I am talking about in the meeting. For example, if I am showing a website, I just share the web browser window instead of my entire desktop. If I am walking through a PowerPoint presentation, I just share the PowerPoint window.

There are many reasons you might not want to show your entire desktop. For example, your digital desktop might be messy with various files that you are in the middle of organizing. Or, you might have sensitive material that should not be seen or recorded by everyone in the meeting. Regardless of the reason, you can share just what you want the team to focus on and leave the rest of your desktop hidden.

Pour partager votre bureau, une fenêtre ou une présentation PowerPoint, procédez comme suit :

Rejoignez une réunion Teams existante ou démarrez-en une nouvelle.

Dans les commandes de réunion, développez la boîte de dialogue Partager en sélectionnant l'icône qui ressemble à un écran d'ordinateur avec une flèche la traversant.
Le bas de l'écran s'agrandira et vous verrez des options pour partager votre écran, une fenêtre sur votre écran ou un fichier PowerPoint.

Sélectionnez l'option que vous souhaitez partager avec la réunion.
Une case rouge décrira ce qui est partagé avec les autres afin que vous sachiez exactement ce qu'ils peuvent voir.

Pour arrêter la présentation, sélectionnez le bouton Arrêter la présentation en haut de la fenêtre d'affichage, comme illustré.

Partager une présentation PowerPoint lors d'une réunion Teams.

Prendre le contrôle de l'écran de quelqu'un d'autre

Dans la section précédente, vous découvrez comment partager votre écran avec d'autres. Vous pouvez également demander à quelqu'un d'autre de prendre le contrôle de votre écran ou de demander à prendre le contrôle de l'écran de quelqu'un d'autre. Lorsque vous prenez le contrôle de l'écran d'une autre personne via Teams, vous pouvez déplacer la souris de cette personne et taper sur son écran à l'aide de votre propre souris et clavier. Je l'utilise fréquemment lorsque je veux montrer à quelqu'un comment faire quelque chose sur son ordinateur.

Personne ne peut prendre le contrôle de votre écran sans votre permission. Si quelqu'un demande à prendre le contrôle de votre écran, vous verrez apparaître un message vous demandant si vous souhaitez autoriser la personne à prendre le contrôle de votre écran ou non. Si vous approuvez la demande, cette personne pourra contrôler votre souris sur votre écran ; cependant, si vous refusez la demande, cette personne ne pourra pas prendre le contrôle.

Pour donner le contrôle d'un écran partagé, sélectionnez le bouton Donner le contrôle qui apparaît en haut de la zone de partage. Lorsque vous sélectionnez ce bouton, un menu déroulant apparaît qui répertorie tous les participants à la réunion. Vous pouvez choisir à qui donner le contrôle de votre écran. Vous pouvez reprendre le contrôle en utilisant la même méthode.

Organiser des équipes en fonction de vos besoins de réunion

J'ai tendance à aimer les paramètres par défaut de la configuration des équipes pour la plupart des réunions. Les équipes prennent souvent des décisions intelligentes et basculent entre l'affichage des personnes sur l'écran principal et l'affichage d'une présentation sur l'écran principal. Les équipes détecteront également qui parle et agrandiront la vidéo de cette personne afin que vous puissiez vous concentrer sur la personne qui parle.

Cependant, vous voudrez peut-être prendre le contrôle et changer votre façon de voir les choses. Vous pouvez basculer entre les personnes et les présentations en cliquant sur les vidéos des participants ou les présentations. Vous pouvez également prendre la vidéo d'un participant et l'épingler pour qu'elle soit toujours affichée. Parfois, j'aime sortir une vidéo de Teams et la faire glisser vers un autre moniteur. Toute cette flexibilité vous permet d'adapter une réunion à vos besoins.

Utiliser Teams pendant qu'une réunion est en cours

Lors d'une réunion, la plupart des écrans Teams sont dédiés à la réunion. Ceci est utile lorsque vous souhaitez vous concentrer sur la réunion. Cependant, vous pouvez toujours utiliser d'autres parties de Teams lorsqu'une réunion est en cours. Par exemple, s'il y a une grande réunion que j'ai besoin d'écouter mais que je ne concentre pas toute mon attention, je vais minimiser la réunion et utiliser d'autres parties de Teams. Minimiser la réunion est aussi simple que de cliquer sur une autre partie de Teams, comme un autre canal ou un chat. Lorsque vous cliquez en dehors de la réunion, Teams réduit automatiquement la réunion dans une petite fenêtre en haut du volet de navigation gauche, comme illustré. Pour revenir à la réunion et agrandir la fenêtre sur votre écran, cliquez simplement à l'intérieur de la fenêtre de réunion.

Une réunion d'équipes qui a été minimisée.