Comment ajouter des enregistrements aux listes de données dans Excel 2019

Après avoir créé les noms de champ dans Excel et un enregistrement de la liste de données et les avoir mis en forme en tant que tableau , vous êtes prêt à commencer à saisir le reste de ses données en tant qu'enregistrements dans les lignes suivantes de la liste. Le moyen le plus direct de le faire dans Excel 2019 consiste à appuyer sur la touche Tab lorsque le curseur de cellule se trouve dans la dernière cellule du premier enregistrement. Cela oblige Excel à ajouter une ligne supplémentaire à la liste de données où vous pouvez entrer les informations appropriées pour l'enregistrement suivant.

Lors de la saisie de données directement dans une table de liste de données, appuyez sur la touche Tab pour passer au champ suivant dans le nouvel enregistrement plutôt que sur la touche →. De cette façon, lorsque vous terminez la saisie dans le dernier champ de l'enregistrement, vous étendez automatiquement la liste de données, ajoutez un nouvel enregistrement et positionnez le curseur de la cellule dans le premier champ de cet enregistrement. Si vous appuyez sur →pour terminer la saisie, Excel déplace simplement le curseur de cellule vers la cellule suivante en dehors du tableau de la liste de données.

Utilisation du bouton Formulaire pour ajouter des enregistrements aux listes de données Excel

Au lieu d'entrer les enregistrements d'une liste de données directement dans le tableau, vous pouvez utiliser le formulaire de données d'Excel pour effectuer les entrées. Le seul problème avec l'utilisation du formulaire de données est que la commande pour afficher le formulaire dans une feuille de calcul avec une liste de données ne fait pas partie des commandes du ruban. Vous pouvez accéder au formulaire de données uniquement en ajoutant son bouton de commande à la barre d'outils d'accès rapide ou à un onglet de ruban personnalisé.

Pour ajouter ce bouton de commande à la barre d'outils Excel Quick Access, procédez comme suit :

Cliquez sur le bouton Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide à la fin de la barre d'outils d'accès rapide, puis cliquez sur l'élément Plus de commandes au bas de son menu déroulant.

Excel ouvre la boîte de dialogue Options Excel avec l'onglet Barre d'outils d'accès rapide sélectionné.

Le bouton de commande Formulaire que vous souhaitez ajouter à la barre d'outils d'accès rapide n'est disponible que lorsque vous cliquez sur l'option Commandes absentes du ruban dans la liste déroulante Choisir les commandes à partir de.

Cliquez sur l'option Commandes absentes du ruban en haut de la liste déroulante Choisir les commandes à partir de.

Cliquez sur Formulaire dans la zone de liste Choisir les commandes à partir de, puis cliquez sur le bouton Ajouter.
Excel ajoute le bouton Formulaire à la toute fin de la barre d'outils d'accès rapide. Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur les boutons Monter et Descendre pour repositionner le bouton Formulaire sur cette barre d'outils.

Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options Excel et revenir à la feuille de calcul avec la liste de données.

Ajout d'enregistrements dans Excel via le formulaire de données

La première fois que vous cliquez sur le bouton Formulaire personnalisé que vous avez ajouté à la barre d'outils d'accès rapide, Excel analyse la ligne de noms de champs et d'entrées pour le premier enregistrement et crée un formulaire de données. Ce formulaire de données répertorie les noms de champ sur le côté gauche du formulaire avec les entrées pour le premier enregistrement dans les zones de texte appropriées à côté d'eux. Ici, vous pouvez voir le formulaire de données pour la nouvelle base de données des données des employés ; cela ressemble à une boîte de dialogue personnalisée.

Entrez le deuxième enregistrement de la liste de données dans son formulaire de données.

Le formulaire de données créé par Excel inclut les entrées que vous avez effectuées dans le premier enregistrement. Le formulaire de données contient également une série de boutons (sur le côté droit) que vous utilisez pour ajouter, supprimer ou rechercher des enregistrements spécifiques dans la base de données. Juste au-dessus du premier bouton (Nouveau), le formulaire de données répertorie le numéro de l'enregistrement que vous consultez, suivi du nombre total d'enregistrements (1 sur 1 lorsque vous créez le formulaire de données pour la première fois). Lors de la création de nouvelles entrées, il affichera Nouvel enregistrement au-dessus de ce bouton au lieu du numéro d'enregistrement.

Toute la mise en forme que vous affectez aux entrées particulières dans le premier enregistrement est appliquée automatiquement à ces champs dans les enregistrements suivants que vous entrez et est utilisée dans le formulaire de données. Par exemple, si votre liste de données contient un champ de téléphone, vous devez saisir uniquement les dix chiffres du numéro de téléphone dans le champ Téléphone du formulaire de données si la saisie initiale du numéro de téléphone est formatée dans le premier enregistrement avec le format Numéro de téléphone spécial. . De cette façon, Excel prend une nouvelle entrée dans le fichier Téléphone, telle que 3075550045, par exemple, et la formate automatiquement pour qu'elle apparaisse comme (307) 555-0045 dans la cellule appropriée de la liste de données.

Le processus d'ajout d'enregistrements à une liste de données avec le formulaire de données est simple. Lorsque vous cliquez sur le bouton Nouveau, Excel affiche un formulaire de données vierge (marqué Nouvel enregistrement sur le côté droit du formulaire de données), que vous devez remplir.

Après avoir entré les informations pour le premier champ, appuyez sur la touche Tab pour passer au champ suivant de l'enregistrement.

Ouah ! N'appuyez pas sur la touche Entrée pour passer au champ suivant d'un enregistrement. Si vous le faites, vous insérerez le nouvel enregistrement incomplet dans la base de données.

Continuez à saisir les informations pour chaque champ et appuyez sur Tab pour passer au champ suivant de la base de données.

Si vous remarquez que vous avez fait une erreur et que vous souhaitez modifier une entrée dans un champ que vous avez déjà transmis, appuyez sur Maj+Tab pour revenir à ce champ.

Pour remplacer l'entrée, commencez simplement à taper.

Pour modifier certains caractères du champ, appuyez sur ← ou cliquez sur le pointeur en I dans l'entrée pour localiser le point d'insertion ; puis modifiez l'entrée à partir de là.

Lorsque vous saisissez des informations dans un champ particulier, vous pouvez copier l'entrée effectuée dans ce champ à partir de l'enregistrement précédent en appuyant sur Ctrl+' (apostrophe). Appuyez sur Ctrl+', par exemple, pour reporter la même entrée dans le champ État de chaque nouvel enregistrement lors de la saisie d'une série d'enregistrements pour des personnes qui vivent toutes dans le même état.

Lorsque vous saisissez des dates dans un champ de date, utilisez un format de date cohérent connu d'Excel. (Par exemple, entrez quelque chose comme 21/07/98 .) Lorsque vous entrez des codes postaux qui utilisent parfois des zéros non significatifs que vous ne voulez pas faire disparaître de l'entrée (comme le code postal 00102), formatez la première entrée de champ avec le Format du numéro de code postal . Dans le cas d'autres nombres qui utilisent des zéros non significatifs, vous pouvez le formater en utilisant le format Texte ou mettre un ' (apostrophe) avant le premier 0. L'apostrophe indique à Excel de traiter le nombre comme une étiquette de texte mais ne s'affiche pas dans la base de données elle-même. (Le seul endroit où vous pouvez voir l'apostrophe est sur la barre de formule lorsque le curseur de la cellule se trouve dans la cellule avec l'entrée numérique.)

Appuyez sur la touche lorsque vous avez entré toutes les informations pour le nouvel enregistrement. Ou, au lieu de la touche ↓, vous pouvez appuyer sur Entrée ou cliquer sur le bouton Nouveau. Excel insère le nouvel enregistrement en tant que dernier enregistrement de la base de données dans la feuille de calcul et affiche un formulaire de données vierge dans lequel vous pouvez entrer l'enregistrement suivant.

Lorsque vous passez à un nouvel enregistrement dans le formulaire de données, Excel insère l'enregistrement que vous venez de terminer comme dernière ligne de la liste.

Lorsque vous avez terminé d'ajouter des enregistrements à la base de données, appuyez sur la touche Échap ou cliquez sur le bouton Fermer en bas de la boîte de dialogue pour fermer le formulaire de données.

Modification des enregistrements dans Excel dans le formulaire de données

Une fois que la base de données est en cours et que vous avez fini de saisir de nouveaux enregistrements, vous pouvez commencer à utiliser le formulaire de données pour effectuer une maintenance de routine sur la base de données. Par exemple, vous pouvez utiliser le formulaire de données pour localiser un enregistrement que vous souhaitez modifier, puis apporter les modifications aux champs particuliers. Vous pouvez également utiliser le formulaire de données pour rechercher un enregistrement spécifique que vous souhaitez supprimer, puis le supprimer de la base de données.

• Localisez l'enregistrement que vous souhaitez modifier dans la base de données en affichant son formulaire de données.
• Pour modifier les champs de l'enregistrement actuel, accédez à ce champ en appuyant sur Tab ou Maj+Tab et remplacez l'entrée en en tapant une nouvelle.
• Vous pouvez également appuyer sur ← ou → ou cliquer sur le curseur en I pour repositionner le point d'insertion, puis apporter vos modifications.
• Pour effacer entièrement un champ, sélectionnez-le, puis appuyez sur la touche Suppr.

Façons d'obtenir un enregistrement particulier dans Excel 2019

Pour supprimer l'intégralité de l'enregistrement de la base de données, cliquez sur le bouton Supprimer dans le formulaire de données. Excel affiche une boîte d'alerte avec l'avertissement suivant :

L'enregistrement affiché sera définitivement supprimé

Pour supprimer l'enregistrement affiché dans le formulaire de données, cliquez sur OK. Pour jouer en toute sécurité et garder l'enregistrement intact, cliquez sur le bouton Annuler.

Vous ne pouvez pas utiliser la fonction Annuler pour restaurer un enregistrement que vous avez supprimé avec le bouton Supprimer ! Excel ne plaisante certainement pas quand il avertit définitivement supprimé. Par mesure de précaution, enregistrez toujours une version de sauvegarde de la feuille de calcul avec la base de données avant de commencer à supprimer les anciens enregistrements.