Comment créer et classer des notes dans Outlook 2019

De nombreuses personnes utilisent des notes autocollantes pour se rappeler des informations : des mots de passe de sites Web aux citations mémorables. Outlook 2019 comprend des notes, qui sont l'équivalent électronique de ces notes autocollantes. Vous pouvez stocker tout ce que vous voulez sur une note, mais ils sont mieux utilisés pour les petits bits de données, comme les codes de confirmation de réservation ou les numéros d'identification de membre. Vous pouvez laisser une note ouverte (tant qu'Outlook est ouvert) afin d'être rappelé à chaque fois que vous la voyez, ou vous pouvez fermer la note pour qu'elle ne vous gêne pas.

Pour créer une note, procédez comme suit :

Affichez la section Notes d'Outlook.

Pour ce faire, cliquez sur l'icône Plus (…) dans le coin inférieur gauche de la fenêtre, et dans le menu qui apparaît, cliquez sur Notes.

Choisissez Accueil → Nouvelle note ou appuyez sur Ctrl+N.

Une nouvelle note vierge apparaît.

Découvrez ces autres raccourcis clavier Outlook 2019 .

Dans la nouvelle note vierge qui apparaît, tapez ce que vous voulez.

Les premiers mots de la première ligne apparaîtront sous la forme d'un titre d'icône, alors essayez d'être descriptif. À moins, bien sûr, que vous essayiez de camoufler des informations, comme un mot de passe ; alors vous voudrez peut-être du texte trompeur comme première ligne. Un utilisateur intelligent conserve ses mots de passe dans une note intitulée Family Birthdays, pensant que quelqu'un fouillant pour voler ses mots de passe ne se soucierait pas des anniversaires de la famille et passerait à côté.

Fermez la note en cliquant sur le bouton X dans son coin supérieur droit. Il est enregistré automatiquement.

Voici quelques conseils pratiques pour les notes Outlook :

• Pour rouvrir une note : Double-cliquez dessus. Il reste ouvert jusqu'à ce que vous le fermiez ou jusqu'à ce que vous quittiez Outlook.
• Pour déplacer une note : faites -la glisser par sa barre de titre (la barre colorée en haut de celle-ci), en la plaçant n'importe où à l'écran, même en dehors des limites de la fenêtre Outlook. Il y reste jusqu'à ce que vous fermiez Outlook.
• Pour modifier une note : Ouvrez-la et modifiez-la.
• Pour modifier la taille de la note : Cliquez sur et faites glisser son coin inférieur droit.
• Pour supprimer une note : Sélectionnez-la et effectuez l'une des opérations suivantes : Choisissez Accueil → Supprimer, appuyez sur la touche Suppr du clavier ou cliquez avec le bouton droit sur la note et choisissez Supprimer dans le menu qui s'ouvre.

Tout comme avec un contact supprimé, une note supprimée est déplacée vers le dossier Éléments supprimés.

Pour récupérer une note supprimée, ouvrez la section Courrier d'Outlook , affichez le contenu du dossier Éléments supprimés, recherchez la note et faites-la glisser sur l'icône Notes dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. Vous pouvez également cliquer dessus avec le bouton droit de la souris, choisir Déplacer vers le dossier, puis spécifier où vous souhaitez le déplacer.

Comment classer vos notes Outlook

Parce qu'une note est un élément tellement polyvalent, vous trouverez peut-être utile de créer des catégories pour différencier un type de note d'un autre.

En attribuant une couleur à une note, vous pouvez indiquer le type d'informations qu'elle contient. Par exemple, vous pouvez choisir de rendre les notes financières vertes et les notes familiales bleues.

Pour affecter une catégorie de couleur à une note

Cliquez avec le bouton droit sur la note et choisissez Catégoriser. Un menu de choix de couleurs apparaît.

Cliquez sur la couleur souhaitée.

Si votre compte de messagerie principal/par défaut est de type IMAP, vous ne pourrez pas utiliser de catégories. Si vous ne voyez pas Catégoriser dans le menu contextuel, c'est pourquoi.

Si vous avez déjà utilisé cette catégorie, vous avez terminé à ce stade. L'icône et l'arrière-plan de la note prennent cette couleur. Cependant, la première fois que vous utilisez une certaine couleur, la boîte de dialogue Renommer la catégorie s'ouvre pour vous permettre d'attribuer un nom. Outlook n'attribue aucune signification particulière à une couleur ; vous le faites vous-même. Si vous y êtes invité, modifiez le nom dans la zone Nom. Cliquez ensuite sur OK.

Si vous souhaitez renommer une catégorie, vous pouvez le faire en suivant ces étapes :

Choisissez Accueil → Catégories → Toutes les catégories.

La boîte de dialogue Catégories de couleurs s'ouvre.

Cliquez sur la catégorie souhaitée et cliquez sur Renommer.

Le nom devient modifiable.

Tapez le nouveau nom et appuyez sur Entrée.

Notez dans l'image ci-dessus que vous pouvez également créer et supprimer des catégories et modifier la couleur attribuée à une catégorie. (Cela peut être utile, par exemple, si vous vouliez changer la couleur utilisée pour représenter une certaine catégorie mais que vous ne vouliez pas perdre les informations de catégorie déjà attribuées aux notes existantes.) Vous pouvez avoir jusqu'à 25 catégories.

Une note peut être associée à plusieurs catégories. Chaque catégorie est une bascule on/off pour chaque note. L'icône d'une note affiche uniquement la couleur de la dernière catégorie qui lui a été attribuée, mais elle conserve également son autre catégorisation. Pour supprimer une catégorie d'une note, sélectionnez la note, cliquez sur Accueil → Classer, puis cliquez sur la catégorie à désactiver pour cette note.

Les catégories sont également partagées par les fonctionnalités Calendrier et Tâches dans Outlook. Lorsque vous créez des catégories, réfléchissez à la manière dont vous pourriez également catégoriser les rendez-vous et les événements.