Organiser votre messagerie Outlook : nettoyer vos dossiers

Se débarrasser des éléments inutiles dans les dossiers Outlook est essentiel pour une bonne santé mentale. Tout cet encombrement dans votre boîte de réception Outlook peut être pénible. Ces informations expliquent deux autres techniques pour organiser votre courrier électronique Outlook 2019 et supprimer les détritus des dossiers : l'archivage et la commande de nettoyage de la boîte aux lettres.

Archiver les anciens éléments dans votre boîte de réception Outlook

Dans certains cas, Outlook place les messages électroniques, les tâches et les rendez-vous de plus de six mois dans le dossier Archive, un dossier spécial pour les éléments qu'Outlook considère comme obsolètes et ne valent plus la peine d'être conservés. Les appels Outlook envoyant ces éléments au dossier d'archivage « archivage automatique ». Les éléments qui ont été archivés ne sont pas perdus pour toujours. Vous pouvez les visiter en ouvrant le dossier Archive Folders et ses sous-dossiers dans le volet Dossier. Ces dossiers et sous-dossiers sont créés automatiquement la première fois que vous archivez des éléments.

L'archivage est un moyen de supprimer vos dossiers de courrier, vos listes de tâches et votre calendrier des éléments qui n'ont plus d'importance. C'est à vous de décider comment et quand les éléments sont archivés. Pour archiver des éléments, vous pouvez les archiver vous-même, établir un ensemble de règles d'archivage par défaut qui s'appliquent à tous les dossiers ou, si un dossier nécessite une attention particulière et ne doit pas être soumis aux règles d'archivage par défaut, établir des règles spéciales pour cela dossier. Chaque dossier peut avoir son propre ensemble de règles d'archivage ou être soumis aux règles par défaut.

Pour indiquer à Outlook comment archiver les anciens éléments :

• Établissement des règles d'archivage par défaut : dans l'onglet Fichier, choisissez Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook. Ensuite, dans l'onglet Avancé, cliquez sur le bouton Paramètres d'archivage automatique. La boîte de dialogue Archivage automatique s'affiche.
• Établir des règles pour un dossier spécifique : sélectionnez le dossier, accédez à l'onglet Dossier et cliquez sur le bouton Paramètres d'archivage automatique. L'onglet Archivage automatique de la boîte de dialogue Propriétés s'affiche, comme illustré dans

Définir les règles d'archivage par défaut (à gauche) et les règles d'un dossier (à droite).

Règles d'archivage par défaut dans Outlook

Négociez ces options dans la boîte de dialogue d'archivage automatique pour établir des règles d'archivage par défaut :

• Exécuter l'archivage automatique tous les : saisissez un nombre pour indiquer à Outlook à quelle fréquence archiver les éléments.
• Demander avant l'exécution de l'archivage : si cette case est cochée, une boîte de message s'affiche avant le début de l'archivage et vous pouvez refuser l'archivage si vous le souhaitez en sélectionnant Non dans la boîte de message.
• Supprimer les éléments expirés (dossiers de messagerie uniquement) : cochez cette case pour supprimer tous les messages électroniques lorsque la période de temps a expiré.
• Archiver ou supprimer les anciens éléments : désélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas archiver les éléments.
• Afficher le dossier d'archivage dans la liste des dossiers : sélectionnez cette option si vous souhaitez conserver la version archivée du dossier dans le volet Dossier. Les éléments archivés sont conservés dans ce dossier afin que vous puissiez les consulter.
• Nettoyer les éléments de plus de : Choisissez une période limite après laquelle archiver les éléments.
• Déplacer les anciens éléments vers : cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez un dossier si vous souhaitez stocker le fichier archive dans un certain emplacement.
• Supprimer définitivement les anciens éléments : sélectionnez cette option si vous souhaitez supprimer, et non archiver, les anciens éléments.

Règles d'archivage pour un dossier Outlook

Choisissez parmi ces options dans la boîte de dialogue Propriétés pour établir des règles d'archivage pour un dossier spécifique :

• Ne pas archiver les éléments dans ce dossier : sélectionnez cette option si les éléments du dossier ne valent pas la peine d'être archivés.
• Archiver les éléments de ce dossier à l'aide des paramètres par défaut : sélectionnez cette option pour appliquer les règles d'archivage par défaut du dossier.
• Archiver ce dossier à l'aide de ces paramètres : sélectionnez cette option pour établir des règles d'archivage pour le dossier.
• Nettoyer les éléments de plus de : choisissez une période de coupure après laquelle archiver les éléments dans le dossier.
• Déplacer les anciens éléments vers le dossier d'archivage par défaut : sélectionnez cette option pour déplacer les éléments vers le dossier que vous avez sélectionné par défaut.
• Déplacer les anciens éléments vers : cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez un dossier si vous souhaitez stocker les éléments archivés dans un emplacement spécifique.
• Supprimer définitivement les anciens éléments : sélectionnez cette option si vous souhaitez supprimer, et non archiver, les éléments de ce dossier.

Outre l'archivage, une autre façon de supprimer automatiquement le bric-à-brac consiste à tirer parti de l'assistant de règles pour supprimer certains types de messages électroniques lorsqu'ils arrivent.

Exécution de la commande de nettoyage de la boîte aux lettres d'Outlook

La commande Mailbox Cleanup est une commande polyvalente permettant de rechercher des messages électroniques, d'archiver des éléments, de supprimer des éléments et de supprimer des versions alternatives d'éléments. Pour utiliser la commande, accédez à l'onglet Fichier, choisissez Informations, cliquez sur le bouton Outils et choisissez Nettoyage de la boîte aux lettres. La boîte de dialogue Nettoyage de la boîte aux lettres s'affiche. La boîte de dialogue offre une entrée rapide dans ces différentes tâches Outlook :

• Voir combien d'espace disque les dossiers occupent : Cliquez sur le bouton Afficher la taille de la boîte aux lettres, puis notez la taille des dossiers dans la boîte de dialogue Taille du dossier.
• Recherche d'éléments : sélectionnez une case d'option pour rechercher des éléments antérieurs à un certain nombre de jours ou supérieurs à un certain nombre de kilo-octets, saisissez un nombre de jours ou de kilo-octets, puis cliquez sur le bouton Rechercher. Vous atterrissez dans la boîte de dialogue Recherche avancée.
• Archivage des éléments : cliquez sur le bouton Auto Archive pour archiver les éléments de vos dossiers.
• Vider le dossier des éléments supprimés : Cliquez sur le bouton Vider pour vider le dossier des éléments supprimés.
• Supprimer toutes les versions alternatives des éléments : cliquez sur Supprimer si vous envoyez des e-mails via un compte Exchange Server et que vous souhaitez supprimer les versions alternatives des éléments créés lors de la synchronisation.

Vider les boîtes aux lettres.