Utilisation des rappels Outlook 2019 pour les activités et les tâches

Outlook 2019 propose la boîte de message de rappel pour vous alerter lorsqu'un rendez-vous ou un événement du calendrier Outlook est sur le point d'avoir lieu, lorsqu'une échéance de tâche approche, lorsqu'un message électronique nécessite une réponse ou lorsqu'une personne dont le nom se trouve dans votre dossier Contacts besoin d'attention.

L'image ci-dessous montre la boîte de message de rappel. Lorsqu'Outlook est en cours d'exécution et que vous vous y attendez le moins, une boîte de message de rappel peut apparaître pour vous garder sur vos gardes. Ces pages expliquent comment gérer les messages de rappel, programmer des messages et faire apparaître les messages lorsque vous le souhaitez.

La boîte de message de rappel Outlook.

Gestion des messages de rappel

Sélectionnez un rappel dans la zone Message de rappel et procédez comme suit pour gérer un rappel Outlook :

• Ignorer : cliquez sur le bouton Ignorer pour mettre l'avis de rappel de côté. Si plusieurs avis s'affichent dans la boîte de message de rappel et que vous souhaitez tous les effacer, cliquez sur le bouton Tout rejeter.
• Être rappelé plus tard : cliquez sur le bouton Répéter. Au bas de la boîte de dialogue, la zone de texte Cliquez sur Répéter pour recevoir un rappel dans vous indique quand le prochain message de rappel arrivera. Pour modifier ce paramètre, ouvrez la liste déroulante et choisissez une autre période.
• Ouvrir l'élément : double-cliquez sur le rappel pour examiner le rendez-vous, la tâche, l'e-mail ou le contact auquel se rapporte le rappel.
• Procrastination : cliquez sur le bouton Fermer (le X ) dans la boîte de message de rappel pour le faire disparaître. Pour ouvrir la boîte de message ultérieurement, accédez à l'onglet Affichage et cliquez sur le bouton Fenêtre de rappels.

Les rappels Outlook fonctionnent uniquement pour les éléments stockés dans ces dossiers : Tâches, Calendrier, Boîte de réception et Contacts. Stockez un élément dans un autre dossier ou un sous-dossier de l'un des dossiers répertoriés ci-dessus, et vous ne verrez pas la boîte de message de rappel lorsque le rappel est dû. Pour vous assurer de recevoir un rappel, stockez les éléments dans ces dossiers : Tâches, Calendrier, Boîte de réception ou Contacts.

Programmer un message de rappel

Suivez ces instructions pour programmer un message de rappel dans Outlook 2019 :

• Rendez-vous ou événement du calendrier : dans la fenêtre Rendez-vous, ouvrez la liste déroulante Rappel et choisissez le nombre de minutes, d'heures ou de semaines avant le rendez-vous ou l'événement pour que le rappel apparaisse.
• Échéance de la tâche : dans la fenêtre Tâche Outlook , cochez la case Rappel et choisissez un jour et une heure à rappeler dans les menus déroulants.
• Nom des contacts : dans une fenêtre Contact ou la fenêtre Contacts, cliquez sur le bouton Suivi et choisissez Ajouter un rappel dans la liste déroulante. La boîte de dialogue Personnalisé s'ouvre. Traitez cette boîte de dialogue de la même manière que celle des messages électroniques (voir l'élément précédent de cette liste).

Faire en sorte que les rappels fonctionnent à votre façon

Vous pouvez faire deux ou trois choses pour que les rappels fonctionnent à votre façon. Dans l'onglet Fichier d'Outlook, choisissez Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options. Suivez ensuite ces instructions pour vous débrouiller avec les avis de rappel Outlook :

• Modification de l'heure de rappel des rendez-vous et des événements : Par défaut, la boîte de message Rappel apparaît 15 minutes avant le début des rendez-vous et des événements. Pour modifier ce paramètre, accédez à la catégorie Calendrier et entrez un nouveau paramètre dans la liste déroulante Rappels par défaut (regardez sous « Options du calendrier »).
• Modification de l'heure par défaut des rappels de tâches : lorsque l'échéance d'une tâche arrive, la boîte de dialogue Rappels Outlook vous le signale à 8h00 (ou lorsque vous démarrez Outlook, si vous démarrez le programme après 8h00). Pour modifier ce paramètre par défaut, accédez à la catégorie Tâches et choisissez une nouvelle heure dans la liste déroulante Heure de rappel par défaut.
• Jouer un son différent (ou pas de son) : par défaut, vous entendez un petit carillon lorsque la boîte de message de rappel Outlook s'affiche à l'écran. Pour entendre un son différent ou aucun son, accédez à la catégorie Avancé de la boîte de dialogue Options. Pour ne jouer aucun son, décochez la case Lire le son de rappel. Pour lire un son différent, cliquez sur le bouton Parcourir, puis sélectionnez un fichier son .wav dans la boîte de dialogue Fichier son de rappel.