Comment partager un fichier de Microsoft Teams dans les mails et réunions Outlook ?

Voici une question de Stephie :

J'ai récemment été chargé de reprendre la maintenance de plusieurs Microsoft Teams d'un collègue qui a quitté l'entreprise. Un défi que j'ai rencontré récemment est de savoir comment partager des fichiers Word, PDF et Excel stockés dans Microsoft Teams avec des utilisateurs internes et externes à l'aide d'Outlook 365. Des pointeurs/meilleures pratiques que vous pouvez recommander ?

Merci pour votre question. Dans notre réponse, nous aimerions fournir un processus simple étape par étape que vous pouvez utiliser pour faciliter le partage de fichiers via Outlook. Si vous souhaitez partager plusieurs fichiers, vous pouvez consulter notre didacticiel sur le partage de dossiers Teams .

Partage de fichiers depuis Teams dans Outlook

Copier le lien du fichier Teams

Le moyen le plus simple de partager l'accès à un fichier stocké dans Teams avec des parties internes et externes consiste simplement à intégrer le lien vers celui-ci dans votre courrier électronique Outlook.

• Sur votre ordinateur Windows ou MacOS, ouvrez Microsoft Teams et accédez à votre chaîne.
• Accédez à l' onglet Fichiers et accédez au fichier auquel vous souhaitez autoriser l'accès.
• Appuyez sur la coche à gauche du nom de votre fichier (étape 1).
• Cliquez maintenant sur le menu Afficher les actions (…) à droite de votre nom de fichier. (étape 2)
• Sélectionnez le menu Copier le lien (étape 3).

• Vous verrez maintenant une boîte de dialogue indiquant le chemin d'accès à votre fichier. Le fichier se trouve dans une bibliothèque SharePoint qui héberge vos fichiers de canal Teams.
• Maintenant, allez-y et définissez les autorisations d'accès à votre fichier Teams. Au bas de la boîte de dialogue, vous verrez les autorisations d'accès par défaut au fichier (marquées ci-dessous).

Définir les autorisations de fichiers Teams

• Si vous êtes intéressé, vous pouvez modifier l'autorisation d'accès selon vos besoins à l'aide de la boîte de dialogue Paramètres de lien.
• Teams permet de choisir entre différentes options d'autorisation de partage. Notez que les paramètres de partage sont régis par votre politique d'administration Teams et peuvent donc ne pas être disponibles pour vous.
  1. Autoriser toute personne disposant du lien à accéder/modifier le fichier.
  2. Personnes de votre organisation
  3. Les personnes qui ont accès à votre chaîne (celles-ci peuvent être internes ou externes à votre organisation).
  4. Des personnes spécifiques. Vous devrez fournir les adresses e-mail de ces personnes.

• Cochez l'option Autoriser la modification si nécessaire.
• Une fois terminé, appuyez sur Appliquer .
• Teams va maintenant générer un lien vers votre fichier Teams en fonction des autorisations d'accès que vous venez de définir.
• Cliquez maintenant sur Copier .

Remarque importante : les autorisations de partage par défaut sont généralement définies par votre équipe informatique. Vous voudrez peut-être discuter avec eux si ceux-ci ne correspondent pas aux besoins de votre entreprise.

Ajouter votre lien à un e-mail ou à une réunion Outlook

• La dernière étape consiste à ouvrir votre bureau Microsoft Outlook ou Office 365 Outlook.
• Créez un nouvel e-mail ou une nouvelle demande de réunion.
• Définissez vos destinataires d'e-mails et le texte de l'e-mail/de la réunion.
• Collez le lien vers votre fichier Teams que vous avez généré à l'étape précédente.
• Envoyez votre e-mail ou rendez-vous.

Remarque : vous pouvez appliquer le même processus avec n'importe quel client de messagerie tiers, tel que GMail.

Partager le lien vers les fichiers Teams avec les membres du canal

Une autre façon de partager des fichiers de Teams avec les membres de votre chaîne (parties internes ou externes) est via l'onglet Publications.

• Ouvrez Teams et accédez à votre chaîne.
• Ouvrez l' onglet Messages pour lancer une nouvelle conversation.
• Appuyez sur le fichier joint et sélectionnez Parcourir à partir des équipes et des canaux .
• Parcourez vos fichiers de chaîne et sélectionnez celui que vous souhaitez partager.
• Appuyez sur Partager un lien .
• Le lien sera publié dans l'onglet Messages de votre chaîne.
• Survolez la zone supérieure droite de votre publication et appuyez sur le bouton Afficher les actions (…).
• Appuyez sur Partager sur Outlook . Cela partagera la conversation sous forme d'e-mail à partir d'Outlook 365.

Le partage de fichiers vers Outlook ne fonctionne pas

Le partage de fichiers dans Teams est assez simple. Comme mentionné ci-dessus, les options de partage des autorisations de fichiers sont régies par vos services informatiques ou vos administrateurs Teams. Si des parties externes ne sont pas en mesure d'ouvrir ou de modifier vos fichiers, vous souhaiterez peut-être savoir si les paramètres de votre organisation/canal Teams permettent à des parties externes d'interagir avec les fichiers que vous partagez.