Come creare e utilizzare cartelle di dati personali in Outlook 2019/365/2016?

Applicabile a: Office 365, 2016, 2013, 2019; Windows 7, 8 e 10.

Ecco una domanda di Johny:

Un collega mi ha detto che sta usando i file pst per mantenere i backup della sua casella di posta elettronica, calendario, diari e contatti. Potresti approfondire come inserire i file di dati di Outlook e utilizzarli per l'archiviazione quotidiana della mia casella di posta? Adoro MAC OSX Sierra e desidero utilizzare Outlook sul MAC, quindi immagino che l'altra domanda che ho sia se posso usare pst su MAC OSX. Grazie molto!

Le cartelle personali di Outlook sono molto utili in quanto ci consentono di creare fotocopiatrici offline della nostra posta, dei contatti e delle attività per l'accesso offline, il backup dei dati o il trasferimento su un altro computer. Le cartelle personali sono rappresentate nel sistema operativo Windows dal suffisso .PST.

In questa guida impareremo come creare e aprire cartelle personali, nonché esportare la tua email in un file PST per il backup.

Per prima cosa ti insegneremo come creare cartelle di Outlook utilizzando la procedura guidata Apri/Esporta. Ciò ti consentirà di impacchettare tutte le email/contatti e calendari esistenti in un colpo solo. Per gli utenti avanzati, descriveremo come creare manualmente i file pst. Una volta definito il file di dati, puoi procedere e popolare la tua cartella personale con e-mail, calendari e contatti specifici . Continua a leggere per i dettagli.

Crea file PST esportando

1. Vai su File , premi Apri ed esporta e seleziona Importa/Esporta .

1. Nella finestra di dialogo aperta, fare clic su Esporta in un file e fare clic su Avanti .

1. Selezionare File di dati di Outlook (.pst) nell'opzione Crea un file di tipo  e fare clic su  Avanti.

1. Ora seleziona la casella di posta che desideri esportare. Se sei interessato ad esportare il tuo calendario o i tuoi contatti, seleziona la cartella pertinente nella schermata Esporta file di dati di Outlook.
2. Seleziona la posizione del tuo file di backup e premi Fine .

1. Ultimo: immettere una password e verificare la  password per il file di backup.

1. Immettere anche P assword per aprire il file di backup.

Creazione manuale di file PST

1. Apri il tuo Microsoft Outlook 2016 (o Office 365 e Outlook 2013), premi Home e seleziona Nuovo elemento .
2. Nella casella di riepilogo spostare il cursore su Altri elementi e selezionare File di dati di Outlook .

1. Nella finestra di dialogo, inserisci il nome del file e salvalo nella tua posizione.

1. Prendere nota della posizione del file .PST poiché potresti volerlo copiare in seguito su un dispositivo di backup esterno.
2. Ora, la tua cartella personale viene creata con le sottocartelle Posta eliminata e Cartelle di ricerca  .

1. Per aggiungere altre sottocartelle, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella personale e fai clic su Nuova cartella .

1. Immettere il nome e premere il tasto Invio per creare sottocartelle nella cartella Personale.

Trovare file PST

Un paio di lettori ci hanno chiesto di cercare quei file .pst dopo averli creati. Il modo più semplice per trovare i file è semplicemente cercare i file denominati *.pst nella ricerca di Windows.

Aggiunta di elementi di posta elettronica specifici alle cartelle dei dati personali

1. Apri la casella di posta del server e fai clic con il pulsante destro del mouse sulla casella di posta che deve essere spostata nella cartella personale.
2. Premi Sposta e seleziona la cartella in cui spostarti.

1. La cartella o gli elementi di posta elettronica selezionati verranno spostati.

MAC OSX utilizza file pst?

Microsoft Outlook per MAC non utilizza le cartelle dati di Outlook. Detto questo, è sicuramente possibile importare file pst creati sul tuo computer Windows in Outlook per MAC.