Come inviare messaggi di risposta automatica ricorrenti in Outlook 2019/365/2016 quando si è fuori sede?

Ultimo aggiornamento: ottobre 2019

Applicabilità: Office 365/2019, 2016, 2013. Windows e macOS.

Ecco una domanda che abbiamo ricevuto da Dorothy:

Ciao! lavoro come agente di viaggio e la mia disponibilità è della massima importanza per i miei clienti. Ogni tanto sono via dall'ufficio a causa delle ferie e vorrei assicurarmi che i miei clienti ne siano consapevoli e che le cose non cadano attraverso le crepe. In passato lavoravo per un'azienda e ricordo che c'era un trucco per impostare lì un risponditore automatico fuori dall'ufficio. Ora lavoro da casa e utilizzo Outlook.com e Gmail su Microsoft Outlook 2019, c'è un modo per impostare una regola fuori sede per avvisare gli altri che sono assente?

Grazie per la tua buona domanda e buona fortuna con la tua nuova attività.

Puoi definire facilmente i testi di risposta automatica quando sei fuori ufficio usando le regole. In questo tutorial spiegheremo come farlo in Windows e poi in macOS. I lettori possono metterlo in pratica in modo che Outlook risponda automaticamente nel caso in cui siano in vacanza o per qualsiasi altro congedo.

Per completezza abbiamo aggiunto una breve sezione su come utilizzare Outlook su Exchange per inviare risposte OOTO.

Impostazione delle risposte automatiche su Windows

Usare le regole

Se stai utilizzando Gmail o Hotmail/Outlook.com su Outlook, dovrai utilizzare Regole per impostare il tuo autorisponditore.

Si prega di procedere come segue:

• Apri Outlook.
• Innanzitutto, definisci un modello di messaggio di Outlook che verrà inviato in caso di assenza. Questo post contiene tutte le informazioni necessarie per configurare il tuo modello.
• Successivamente, nella scheda E-mail, premi sul pulsante Regole.
• Seleziona Gestisci regole e avvisi.
• Si aprirà la procedura guidata per le regole.
• Premi il pulsante Nuova regola...
• Quindi seleziona Applica regole alle e-mail che ricevo .

• Premi Avanti.
• Specifica se desideri che questa regola fuori sede venga applicata a e-mail specifiche.
• Premi Avanti se vuoi che la regola si applichi a tutti i messaggi in arrivo.
• Ora controlla Rispondi usando una regola modello specifica.
• Nel riquadro inferiore premi il collegamento del modello specifico.

• Cerca nel tuo computer il modello di email che hai definito nel primo passaggio di questo tutorial.
• Nota: i modelli vengono salvati come file oft .

• Una volta trovato il tuo modello, evidenzialo e premi Apri.
• Premi Avanti.
• Definisci eventuali eccezioni alla tua regola secondo necessità.
• Premi Avanti.
• Fornisci alla tua regola un nome significativo, come mostrato di seguito

• Al termine, premi Fine.

Disattivare le regole

Nota: Ricorda che dovrai disattivare le tue regole al rientro dalle ferie o dal congedo; in caso contrario le tue email automatiche continueranno ad essere inviate.

Se vuoi disabilitare le tue risposte, procedi come segue:

• Apri Outlook
• Regole di successo
• Premi Gestisci regole e avvisi
• Deseleziona tutte le regole che desideri disattivare.

• Al termine, premi Applica.

Usando lo scambio

Se la tua azienda utilizza un Exchange Server, il processo di configurazione è molto semplice:

• Apri Outlook.
• Premi File.
• Ora premi il pulsante Risposte automatiche (nota che dovrai essere connesso a Exchange per configurarle).
• Ora definisci la tua risposta automatica per i mittenti all'interno e all'esterno della tua organizzazione.
• Premi OK quando hai finito.

Out of the office risponde su MAC

Se sei su macOS, il processo è abbastanza semplice, ecco i passaggi:

1. Apri Outlook per macOS
2. Dalla barra in alto, vai a Strumenti e dieci scegli Regole.
3. Si aprirà la finestra di dialogo Regole.
4. Se utilizzi Gmail o Outlook.com/Hotmail, evidenzia IMAP sul lato sinistro.
5. Premi sul segno + nella parte inferiore della finestra di dialogo.
6. Definisci il nome della tua regola:

1. Nella sezione Fai quanto segue seleziona Rispondi, quindi premi il pulsante Testo di risposta....
2. Ora vai avanti e definisci il tuo testo di risposta fuori sede come mostrato di seguito

1. Al termine, premi OK .
2. Seleziona le caselle “ Non applicare ” e “ Abilitato ” e premi OK . Una volta tornato dalle vacanze ricordati di deselezionare il pulsante Abilitato per disattivare la regola.
3. La finestra di dialogo delle regole apparirà come segue. Ogni e-mail in arrivo riceverà automaticamente risposta da Outlook.

Altre domande dei lettori

Risposte automatiche multiple per una casella di posta

Ci è stato chiesto se è possibile impostare diversi risponditori automatici in base a chi ha inviato il messaggio. È possibile, poiché la procedura guidata per le regole di Outlook ti consente di condizionare i tuoi messaggi di posta elettronica in base a diversi parametri:

• dalle persone,
• che tu sia in TO o CC,
• se sei l'unico destinatario
• Se parole specifiche compaiono nell'oggetto o nel corpo
• Per e-mail importanza

Per utilizzare più risposte, tutto ciò che devi fare è creare regole diverse e quindi assegnare a ciascuna diversi modelli di risposta di Outlook.

Come faccio a sapere se le mie risposte automatiche sono state inviate?

Buona domanda, vedrai le tue risposte mostrarsi come voci nella cartella degli elementi inviati di Outlook

Funziona quando il mio PC è spento?

Questa è una domanda molto importante: la risposta è che le regole che stai definendo in Outlook sono solo client, il che significa che verranno eseguite solo quando Outlook è in esecuzione. Questo non è il caso se si utilizzano le risposte automatiche su Outlook on Exchange.

Posso invece impostare un inoltro automatico?

Quando sei in PTO/vacanze/vacanze o durante un viaggio, potresti scegliere di inoltrare automaticamente le tue e-mail ad altre persone in modo che possano rispondere. È possibile utilizzare la Creazione guidata regole per definire una regola specifica per gestirlo.

Posso aggiungere un'immagine al mio messaggio di risposta automatica?

Su Windows, puoi aggiungere informazioni RTF alle tue risposte, che si tratti di collegamenti, immagini e persino gif animate. Puoi anche aggiungere la tua firma a tutte le email in uscita.

In caso di ulteriori domande, non esitare a farcelo sapere. Spero che sia d'aiuto!