Come pianificare e inviare richieste di riunioni, eventi e appuntamenti ricorrenti di Outlook 2019/365?

Ecco una domanda che abbiamo ricevuto da Donna:

Ciao! sono appena stato nominato project manager qui nella mia azienda, quindi ora vivo in Outlook :-)… Una delle prime cose che dovrò fare è impostare una serie di riunioni in corso con molti degli stakeholder del progetto. Quelli potrebbero essere uno contro uno, di riunioni di gruppo. Sarei felice di avere alcune scorciatoie su come andare avanti con la pianificazione di quelle ricorrenze. L'aiuto è apprezzato in anticipo. Grazie!

Grazie per la tua domanda e buona fortuna per il tuo nuovo lavoro.

La gestione degli appuntamenti ricorrenti in Outlook potrebbe essere un compito arduo, proviamo a scomporlo con alcune best practice per far funzionare le cose.

Imposta il calendario del tuo progetto

La mia prima raccomandazione sarebbe quella di impostare un calendario dedicato per il tuo progetto, in modo da poter organizzare tutte le riunioni relative al progetto in un unico luogo. Ecco un tutorial sull'aggiunta di nuovi calendari a Outlook sia per Windows che per MAC.

Pianifica serie di riunioni ricorrenti

Dopo aver impostato il calendario, puoi iniziare a pianificare la tua serie di riunioni.

Utenti Windows

• Accedi a Outlook e apri il tuo calendario.
• Nella scheda Home, seleziona la visualizzazione Settimana lavorativa, questo fornirà una visualizzazione più granulare e più facile da usare del tuo calendario.
• Ora seleziona il giorno e l'ora della tua riunione.
• Fare clic con il tasto destro e premere Nuova riunione ricorrente (o appuntamento).
• Se necessario, modifica la data e l'ora della riunione/appuntamento.
• Definisci la ricorrenza della riunione (giornaliera/settimanale e così via).
• Definisci il tuo intervallo di ricorrenza.

• Al termine, premi OK .
• Quindi, premi il pulsante A per selezionare gli indirizzi e-mail dei destinatari dall'elenco dei contatti o, in alternativa, inserisci i loro indirizzi manualmente.
• Definisci un argomento descrittivo per la tua riunione.
• Usa la sezione Tag riunione , sul lato destro della barra multifunzione, per definire l'importanza e la sensibilità della riunione

• Quindi, definisci il luogo della riunione e i tuoi dettagli di contatto. Potrebbe trattarsi di una sala riunioni o potresti utilizzare Skype, Zoom per Outlook o altri mezzi di comunicazione online.
• Infine, nel corpo dell'invito alla riunione, espandi gli obiettivi della serie di riunioni, i KPI e così via. Ricordati di definire un'agneda chiara per il tuo incontro e obiettivi chiari e misurabili.
• Al termine, premi il pulsante Invia .

Utenti Mac

Il processo per gli utenti MAC è leggermente diverso e ricorda quello utilizzato nelle versioni precedenti di Office:

• Apri Outlook 365/2019 per MAC.
• Nella vista del calendario, passa con il mouse sulla data e l'ora della riunione/appuntamento richieste.
• Si aprirà la finestra di dialogo Organizzatore riunione .
• Premi il pulsante A per definire i partecipanti alla riunione.

• Quindi definire l'oggetto, il luogo e la durata della riunione.

• Nel menu in alto, premi il pulsante Ricorrenza .
• Verrà visualizzata la seguente finestra di dialogo:

• Definire le impostazioni della riunione/appuntamento secondo necessità.
• Una volta terminato, premi OK.
• Nel corpo dell'invito alla riunione, fornire ulteriori informazioni secondo necessità.
• Al termine, premi il pulsante Invia .

Imposta le richieste di riunioni / appuntamenti / serie di eventi duplicando

Potresti potenzialmente creare una serie di riunioni o eventi, duplicando una serie precedente e modificando gli argomenti della riunione, i partecipanti e il luogo. Ecco un tutorial che ti aiuterà a raggiungere questo obiettivo.

Domande? Sentiti libero di usare i commenti qui sotto per farcelo sapere.

Buona fortuna!