Come scrivere macro utili nei messaggi di Outlook 2016 e 2019?

In Microsoft Office, utilizziamo Visual Basic, Applications Edition (VBA) per creare programmi personalizzati che migliorano le funzionalità di base di Office e consentono di risparmiare tempo automatizzando le attività ripetitive. Ci riferiamo a questi piccoli programmi VBA come Macro .

In questo tutorial, abbiamo voluto fornire la risorsa di sviluppo Macro più completa del Web per Outlook. Ci concentreremo sull'esplorazione delle basi di Outlook VBA per principianti, impareremo a scrivere macro e quindi esamineremo alcune idee macro utili più avanzate. Sulla base del feedback che abbiamo ricevuto, dopo aver esaminato questo tutorial, dovresti essere in grado di sviluppare ed eseguire semplici macro VBA per Outlook.

• Prima le basi: impareremo come inserire e salvare una semplice macro VBA personalizzata in una sessione di Outlook attiva.
• Quindi imposteremo l'ambiente di sviluppo macro nel nostro computer.
• Esamineremo gli esempi più basilari di Outlook VBA. Questo ti aiuterà a comprendere le basi dello sviluppo delle Macro e ti permetterà di scrivere semplici macro.
• Successivamente, andremo avanti e definiremo un'icona di collegamento per la nostra macro nella barra degli strumenti di accesso rapido. Ciò consentirà agli Stati Uniti di eseguire la macro con facilità.
• E finiremo abilitando le macro di Outlook e gestendo le loro impostazioni di sicurezza per garantire che il codice venga effettivamente eseguito quando richiesto nei nostri computer.

Posso registrare una macro di Outlook?

A differenza di altre app di Office, Outlook non offre un semplice registratore di macro per acquisire le azioni dell'utente e generare automaticamente il codice VBA richiesto in background. Pertanto, se vogliamo aggiungere la nostra funzionalità personalizzata a Outlook, dovremo imparare a scrivere semplici programmi VBA e incorporarli nella nostra sessione di Outlook.

Nota: se sei interessato a sapere come funziona effettivamente il registratore di macro di Office, ti consiglio di esaminare le macro di MS Word e le esercitazioni sulle macro VBA di Excel .

Scrivere macro VBA in Outlook

1. Prima di tutto, apri Microsoft Outlook.
2. Ora vai avanti e premi il pulsante Alt + F11 .
3. Verrà aperto lo sviluppatore VBA Integrated Development Environment (IDE).
4. Espandi l'albero del progetto fino al nodo ThisOutlookSession .
5. Fare clic con il pulsante destro del mouse su ThisOutlookSession e quindi premere Inserisci .
6. Ora andrai a inserire un modulo di Visual Basic. Per farlo, vai avanti e seleziona Modulo .
7. Incolla il tuo codice VBA nella finestra del modulo .
8. Premi File quindi seleziona Salva .
9. Vai avanti e chiudi l' ambiente sviluppatore . Questo ti riporterà all'interfaccia utente di Outlook.

Nota: continua a leggere per alcuni semplici esempi di codice per iniziare con VBA. Non copiare mai il codice VBA da risorse sconosciute.

Come configurare la scheda sviluppatore in Outlook?

Se svilupperai frequentemente macro di Outlook, potresti voler configurare il tuo ambiente di sviluppo di Office. Suona elegante, vero? In realtà è una procedura abbastanza semplice. Continua a leggere per i dettagli:

1. Aprire Outlook , fare clic con il pulsante destro del mouse nell'area superiore della barra multifunzione e selezionare Personalizza barra multifunzione .

1. Controlla la voce Sviluppatore e premi OK .

1. Ora troverai il menu Sviluppatore nella barra multifunzione.

Esempi utili di VBA di Outlook

Crea un messaggio di posta elettronica

Questo semplice frammento di codice crea un nuovo elemento del messaggio di posta elettronica a livello di codice.

Lo script inizia creando un elemento di posta di Outlook, quindi imposta i campi a, oggetto, corpo del testo e CC. Infine visualizza il messaggio in Outlook in modo da poterlo rivedere e inviare manualmente.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Nota avanzata: puoi utilizzare modelli di Outlook predefiniti quando definisci nuove e-mail con VBA. Per fare ciò, dovrai sfruttare il metodo CreateItemFromTemplate e specificare la posizione del file del modello di Outlook (*. oft ).

Invia un'e-mail in modo programmatico

Se vuoi che Outlook invii automaticamente l'e-mail che hai appena creato, puoi aggiungere la seguente riga al codice pubblicato sopra. Incolla la riga seguente prima dell'istruzione End Sub dello snippet precedente.

MyEmail.Send

Allega un file a un'e-mail

In molti casi vorresti automatizzare l'invio di un'e-mail con un file allegato. Questo potrebbe essere un documento Word, un foglio di calcolo Excel, una presentazione Powerpoint, documenti PDF ecc.'. Se desideri inviare un'e-mail con allegati in modo programmatico, utilizza questo codice:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Appunti:

• Assicurati di impostare il percorso corretto e il nome del file allegato nello snippet.
• In questo esempio ho impostato più destinatari per l'e-mail , gentilmente aggiustalo come richiesto.

Crea un'attività con VBA

Il frammento di codice seguente crea un'attività di Outlook, la assegna a un altro individuo e imposta l'oggetto dell'attività e il corpo del testo.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Salva come HTML

Pochi lettori hanno chiesto come automatizzare il salvataggio delle email in HTML. Il codice seguente esegue esattamente questo.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Nota: assicurati di avviare questo codice solo sulle e-mail aperte in Outlook (non nella vista Posta in arrivo/Explorer).

Domande relative alle macro di Outlook

Dove sono archiviate le macro in Outlook?

Potresti vagare dove è archiviata esattamente la tua Macro usata. Ebbene, a differenza ad esempio di Excel, che consente di memorizzare le macro nel file personal.xlb o in fogli di calcolo specifici; tutte le macro di Microsoft Outlook sono archiviate in un file globale nel file system. In particolare, il file che contiene tutte le tue Macro si chiama VBAProject.otm. Il file può essere trovato in: C:\utenti\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Pulsante di scelta rapida per le macro di Outlook

Il nostro prossimo passo è inserire un piccolo pulsante di scelta rapida che ci consentirà di eseguire facilmente la macro. Per semplicità, inseriremo questo pulsante nella barra degli strumenti Accesso rapido.

1. Apri Microsoft Outlook, se non è ancora aperto.
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra multifunzione di Outlook in alto e selezionare Personalizza la barra degli strumenti di accesso rapido .

       Nota: puoi utilizzare una procedura simile per posizionare l'icona nella barra multifunzione anziché nella barra di accesso rapido.

1. Premi la casella combinata ' Scegli comandi da ' e seleziona Macro .

1. Seleziona la macro che hai appena creato e premi Aggiungi .

1. Premi Modifica per definire un'immagine dell'icona personalizzata per il pulsante della barra degli strumenti Accesso rapido.

1. Al termine, premi OK.

Come abilitare una macro in Outlook?

Questo passaggio è facoltativo e dovrebbe essere seguito solo se viene visualizzato un messaggio di errore durante l'esecuzione della macro appena creata.

1. Il prossimo è consentire a Outlook di eseguire la nostra macro VBA. Per impostazione predefinita, Microsoft Office disabilita le macro e non le consente; quindi dovremo definire la sicurezza della macro appropriata per consentire l'esecuzione della macro personalizzata di Outlook.
2. In Outlook 2016, fai clic su Sviluppatore nella barra multifunzione e seleziona Sicurezza macro .

1. Seleziona le tue impostazioni di sicurezza Macro.
   1. In Outlook 2016: seleziona Notifiche solo per le macro con firma digitale, tutte le altre disabilitate o Notifiche per tutte le macro .
   2. In Outlook 2019: seleziona Disabilita tutte le macro con notifica . Questo pubblicherà un messaggio di avviso che richiede l'approvazione dell'utente prima dell'esecuzione della macro.
2. Dopo aver impostato le impostazioni di sicurezza della Macro, premi OK .

Nota: le impostazioni di sicurezza correnti potrebbero impedire l'esecuzione delle macro in Outlook. Ecco un tutorial su come procedere se le macro sono disabilitate nel progetto Macro di Outlook .

Come utilizzare la macro di Outlook?

Ultimo ma sicuramente non meno importante, ora è il momento di eseguire la macro appena creata.

1. Passare alla barra degli strumenti Accesso rapido (in alto a sinistra dello schermo, leggermente sopra il menu HOME).
2. Premi l'icona che hai assegnato alla tua macro.
3. Voi'la, avete appena completato ed eseguito la vostra (prima) macro VBA di Outlook!

Idee aggiuntive per le macro di Outlook

Molti dei nostri lettori hanno chiesto se potevamo specificare ulteriori idee per l'automazione di Outlook. Eccone alcuni per iniziare.

1. Salva automaticamente gli allegati nei messaggi in arrivo in una cartella specifica.
2. Leggi un elenco di voci di appuntamenti da un file CSV e crea automaticamente appuntamenti in uno o più calendari.
3. Creazione automatica di attività/riunioni/contatti dalle e-mail in arrivo.
4. Visualizza lo stato della risposta dei partecipanti a una serie di riunioni ricorrenti.
5. Invia e-mail di Outlook da Excel, Word o Access.
6. Scarica tutti gli allegati da una specifica cartella di Outlook nel tuo computer. Se lo spazio del tuo account Outlook è limitato, puoi utilizzare questa macro per scaricare in modo specifico solo allegati di grandi dimensioni (ad esempio oltre 5 Mb) sul disco, invece di gestirli in Outlook.
7. Esporta i contatti di Outlook direttamente in un database di Access. Tieni presente che nel prodotto è disponibile Esporta contatti in CSV.
8. Aggiorna automaticamente le informazioni sulla riunione per appuntamenti individuali o ricorrenti.

Prossimi passi

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