Moduli di Outlook: come creare moduli compilabili in Microsoft Office 2016/2019?

Nota: questo contenuto del post è applicabile a Office 2019,2016, 2013, 2010; versioni desktop e Office 365; Windows 10, 8 e 7;

Post aggiornato il: maggio 2020

Ecco una domanda di Deanne:

Lavoro nel settore Retail. Uso Outlook per gestire le mie informazioni di contatto. Mi piace molto Outlook come gestore dei contatti, ma chiaramente devo essere in grado di migliorare le funzionalità di base del modulo di contatto. La mia esigenza è quella di poter aggiungere diversi campi che mi consentano di memorizzare link ai profili social di ciascuno dei miei contatti. Per farla breve, credo di avere un paio di domande qui: in primo luogo, come creare i pulsanti delle voci di menu che mi consentiranno di interagire con i moduli di Outlook e in secondo luogo: come procedere effettivamente e creare o modificare il mio modulo di contatto. Qualsiasi suggerimento è super apprezzato. Grazie!

In questo post, ti insegneremo come creare facilmente moduli utente compilabili personalizzati in Microsoft Outlook. Personalizzeremo il modulo di contatto come esempio, tuttavia il processo è pienamente applicabile per e-mail, attività, richieste di attività, inviti per appuntamenti, voci di diario e così via.

OK.. iniziamo.

Lavorare con i moduli in Outlook non è particolarmente difficile. Outlook fornisce diversi modelli predefiniti e l'idea di base è personalizzare tali modelli in base alle proprie esigenze.

Crea moduli di Outlook personalizzati

Ecco la procedura per inserire e modificare i moduli utente di Outlook:

1. Configura la scheda Sviluppatore di Outlook .
2. Aprire un modulo di Outlook esistente .
3. Modifica il modulo per includere i tuoi campi personalizzati secondo necessità.
4. Salva il tuo modulo utente personalizzato .
5. Metti alla prova a fondo il tuo lavoro.
6. Condividi con altri utenti di Outlook nel tuo posto di lavoro o gruppo in modo che possano utilizzare l'utile modulo appena creato :-).

Moduli di Outlook: un esempio dettagliato

Microsoft Outlook fornisce una bella raccolta di moduli relativi ai principali oggetti di Outlook che puoi selezionare e avviare il processo di sviluppo dei moduli. È molto utile perché non vogliamo reinventare la ruota. In questo tutorial, andremo avanti ed estenderemo il modulo Contatti già esistente archiviato nella libreria dei moduli standard.

Nello specifico, ci concentreremo in modo specifico su come personalizzare il modulo Contatti. Per comodità, supponiamo che tu voglia gestire le seguenti informazioni sui social media per i tuoi contatti:

• Profilo LinkedIn
• Profilo Twitter
• profilo Facebook
• Gruppo Facebook

Ecco come apparirà il nostro modulo utente di Outlook personalizzato:

Passaggio 0: configurazione della scheda Sviluppatore

Come notato dal lettore sopra, prima di iniziare con i nostri moduli di Outlook personalizzati , dobbiamo abilitare la cosiddetta scheda Sviluppatore. Questo ci consentirà di accedere alle funzionalità di Outlook di cui abbiamo bisogno per sviluppare i nostri moduli.

Ecco come farlo:

1. Prima di tutto, vai avanti e apri Microsoft Outlook .
2. Ora fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra multifunzione e seleziona Personalizza barra multifunzione .

1. Fare clic sulla casella Developer Check e selezionare OK .

1. Ora noterai la scheda Sviluppatore appena aggiunta nella barra multifunzione.

Passaggio 1: apri il modulo esistente

1. Sulla barra multifunzione di Outlook, vai avanti e premi il menu Sviluppatore .
2. Ora vai avanti e premi Progetta un modulo .
3. Nel campo della casella Cerca in assicurarsi che la libreria Moduli standard sia selezionata.
4. Seleziona il modulo di contatto .
5. Premi Apri.
6. Ora andremo avanti e modificheremo il modulo di contatto esistente.
7. Noterai che il nostro modulo è stato aperto in Design View.
8. Nel passaggio successivo, aggiungeremo diversi nuovi campi personalizzati per contenere le nostre informazioni sui social media di contatto.

Passaggio 2: aggiungi campi modulo personalizzati

In questo passaggio, andremo avanti e creeremo campi modulo personalizzati (colonne0 per le informazioni sui social media.

• Nel tuo gruppo Strumenti della barra multifunzione, premi il pulsante Selezione campo.
• Questa finestra di dialogo si aprirà. Nella parte inferiore della finestra di dialogo Selezione campo, premi Nuovo.

• Crea la tua prima nuova colonna, chiamala LinkedIn, scegli Tipo = Testo e Formato = Testo, come mostrato di seguito.

• Ora ripeti il ​​processo sopra per i prossimi 3 campi: Twitter, Facebook, Gruppo Facebook.
• Noterai i tuoi nuovi campi nella sezione Campi definiti dall'utente nella cartella come mostrato di seguito:

Passaggio 3: aggiungi una pagina modulo personalizzata

In questo passaggio aggiungeremo una pagina personalizzata al modulo di contatto. In quella pagina memorizzeremo i campi del profilo Social Media.

1. Ora vai avanti e premi la scheda (P.2) accanto a Generale come mostrato di seguito.

1. Ora dalla barra multifunzione, premi il pulsante Pagina e seleziona Rinomina pagina.

1. Inserisci Social Media nel campo Nome pagina e premi OK.
2. Ora trascina i quattro campi dal campo Scegli alla tua pagina dei social media e posizionali come mostrato di seguito:

1. Nota: per allineare i campi personalizzati, selezionali (assicurati di premere il pulsante CTRL mentre li selezioni tutti), quindi fai clic con il pulsante destro del mouse e premi Allinea, quindi seleziona la direzione di allineamento.
2. Come parte dello sviluppo del modulo, dovresti controllare periodicamente il tuo lavoro. Il modo migliore per farlo è premere il pulsante Esegui questo modulo. Questo ti mostrerà come apparirà il tuo lavoro all'utente.

Passaggio 4: salva il modulo di Outlook

Come hai visto prima, il modulo di contatto modificato è ancora in modalità progettazione. Se vuoi iniziare a usarlo, dovresti pubblicarlo nella tua libreria di moduli. In base alle tue autorizzazioni, potresti essere in grado di renderlo disponibile per il tuo uso o consentire ad altri colleghi della tua organizzazione di usarlo.

1. Dalla barra multifunzione, premi il pulsante Pubblica.
2. Seleziona Pubblica modulo come..
3. In Nome visualizzato, digita ContactFormSocial
4. Premi Pubblica.

Nota per utenti avanzati: il modulo verrà salvato come file .oft nella directory AppData della directory home: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Passaggio 5: prova il tuo nuovo modulo

Siamo quasi li. Ora è il momento di andare avanti e provare il nostro lavoro.

1. Apri la scheda Contatti in Outlook.
2. Colpisci nuovi articoli.
3. Premi Moduli personalizzati.
4. Seleziona la tua voce ContactFormSocial.
5. Premi il pulsante Social Media nella barra multifunzione (l'hai appena aggiunto nel passaggio precedente ;-))
6. Voilà' – fatto!

Passaggio 6: utilizza il tuo nuovo modulo di contatto per impostazione predefinita

Se sei soddisfatto del risultato del tuo lavoro, puoi impostare il tuo nuovo modulo come modulo di contatto predefinito in Microsoft Outlook. Fallo solo dopo aver seguito l'intero tutorial, altrimenti questo passaggio è irrilevante.

Procedi come segue:

1. Vai alla scheda Contatti.
2. Evidenzia la cartella della libreria Contatti (per impostazione predefinita è denominata Contatti).
3. Fare clic con il tasto destro e selezionare Proprietà.
4. Nella scheda Generale, seleziona il nome del modulo (nel nostro caso ContactFormSocial) nel campo Quando si pubblica nella cartella.
5. Premi OK.

Modelli di moduli per riunioni di Outlook

Se stai cercando un tutorial più approfondito, assicurati di visitare questo esempio dettagliato di un modello di email e appuntamento per Outlook (applicabile sia a Windows che a macOSX)

Dove trovare i miei modelli di Outlook?

Un paio di lettori hanno avuto problemi a trovare il percorso di archiviazione dei loro moduli utente personalizzati per Outlook.

Per impostazione predefinita, la posizione è sotto il tuo account utente. In Windows 10/8 o 7, quindi sarà probabilmente: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.