Opzioni per la migrazione dei dati in Salesforce

Salesforce dispone di una procedura guidata di facile utilizzo che guida l'utente durante l'importazione degli aggiornamenti dei membri della campagna, dei lead, degli account, dei contatti e degli oggetti personalizzati. Se sei un amministratore di sistema o disponi dei permessi di profilo corretti, puoi eseguire queste attività per i tuoi utenti.

Per i dati legacy di altri oggetti (come opportunità, casi e attività) che si desidera avere in Salesforce, è necessario immettere le informazioni manualmente o utilizzare Data Loader, che è uno strumento di importazione ed esportazione dei dati fornito con Enterprise e Unlimited edizioni per migrare automaticamente i dati in Salesforce.

Utilizzo della procedura guidata di importazione dati Salesforce

La procedura guidata per l'importazione dei dati per l'importazione di lead, account, contatti, soluzioni e oggetti personalizzati si trova comodamente sotto l'intestazione Integrazioni nella configurazione di Lightning Experience. Ha un'interfaccia intuitiva che ti guida attraverso l'importazione o l'aggiornamento dei record.

Avvio della procedura guidata di importazione dati Salesforce.

Se sei un amministratore, vedrai anche un pulsante Importa nella sezione in alto a destra delle home page delle schede. Ad esempio, se desideri importare i lead della tua azienda, fai clic sulla scheda Lead, quindi fai clic sul pulsante Importa, che si trova a destra del titolo della visualizzazione elenco visualizzata della pagina. I passaggi e i suggerimenti per l'utilizzo della procedura guidata di importazione per i record di oggetti diversi variano:

• Importa lead: solo un utente con l'autorizzazione Importa lead può eseguire questa operazione.
• Importa contatti e account: Salesforce utilizza la stessa procedura guidata che consente di importare contatti e/o account. I singoli utenti hanno anche la possibilità di importare i propri contatti e account personali.
• Importa nuovi membri della campagna o aggiornali quando collegati a una campagna: Salesforce utilizza la stessa procedura guidata di importazione dati, ma questa volta espone solo l'oggetto Membro campagna per aggiornare gli stati di marketing per Lead e Contatti.

Indagine su Salesforce Data Loader

La migrazione dei dati è una questione delicata. Data Loader è una piccola applicazione client che consente di importare o esportare in blocco dati in formato con valori separati da virgole (.csv). Accedi a questo strumento scegliendo Integrazioni → Caricatore dati. Con questo strumento, puoi spostare i dati dentro e fuori da qualsiasi tipo di record in Salesforce, incluse le opportunità e gli oggetti personalizzati. Data Loader supporta l'inserimento, l'aggiornamento, l'eliminazione e l'esportazione dei record Salesforce.

Come disse una volta un famoso, da un grande potere derivano anche grandi responsabilità. Utilizzare Data Loader solo se si ha familiarità con la comprensione della relazione tra oggetti, record e flussi di lavoro e/o trigger. Data Loader è uno strumento molto potente per utenti non tecnici. Puoi esportare dati, importare dati, sovrascrivere ed eliminare accidentalmente molti dati e attivare un effetto domino delle regole del flusso di lavoro se non stai attento. Assicurati sempre di fare un backup dei dati se hai intenzione di fare un aggiornamento. Potresti essere senza problemi senza un backup fino a quando non viene commesso un errore e non puoi annullare le migliaia di campi che hai sovrascritto.

Diversi fornitori forniscono anche strumenti comprovati di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) che consentono di migrare i record a (o da) Salesforce, pulire e trasformare automaticamente i dati in base alla logica personalizzata definita dall'utente e aggiungere tali record ove appropriato.

Senza diventare troppo tecnici, gli esperti collegano i dati utilizzando l'interfaccia del programma applicativo (API) di Salesforce per consentire ai tecnici di accedere ai dati in modo programmatico. La piattaforma Salesforce viene utilizzata per personalizzare o integrare Salesforce per fare cose ancora più eleganti di quelle che puoi fare con esso fuori dalla scatola. E prima di soffrire di un sovraccarico di gergo, una piattaforma è fondamentalmente una raccolta di regole e comandi che i programmatori possono utilizzare per dire a un programma, Salesforce, in questo caso, di fare determinate cose. Per accedere all'API Salesforce, tuttavia, è necessario disporre di Enterprise o Unlimited Edition.

Migrazione dei dati legacy in Salesforce

Durante la fase di preparazione della tua implementazione, hai bisogno di un piano ben congegnato e ben documentato per la tua strategia di migrazione dei dati. Tale piano deve includere dettagli su obiettivi, risorse, imprevisti e tempistiche in base ai diversi passaggi del piano. Ecco alcuni dei passaggi che dovresti prendere in considerazione.

Determinazione delle origini dati

La maggior parte delle aziende in genere dispone di un qualche tipo di strumento di gestione dei contatti esistente, una varietà di fogli di calcolo con altri dati dei clienti e, spesso, informazioni di contatto che vivono nelle caselle di posta elettronica degli utenti e nelle applicazioni di produttività (per non parlare dei documenti Word e delle note adesive).

Durante la preparazione, valuta quali e quante informazioni devono essere presenti in Salesforce. Ecco alcuni suggerimenti per questo passaggio:

• Immondizia dentro, spazzatura fuori. Quando ti trasferisci in una nuova casa, di solito guardi negli armadi della tua vecchia casa e decidi cosa portare con te e cosa buttare via. Lo spostamento dei dati richiede lo stesso tipo di valutazione.
• Fare una lista. Cataloga le diverse origini dati, inclusi i tipi di record, l'intervallo e il numero.
• Progettare un piano di archiviazione. Collabora con il tuo team di progetto di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per determinare dove dovrebbero andare le diverse informazioni e perché.
• Pensa ai tempi e alla sequenza dell'importazione. Ad esempio, molte aziende creano prima i record utente, quindi importano account e contatti e infine migrano e aggiungono opportunità.
• Mantienilo semplice, se possibile. Più complicata è la migrazione, maggiore è l'impatto sulla cronologia. Valutare il livello di sforzo rispetto al valore potenziale dello sforzo.

Preparazione dei dati per la migrazione a Salesforce

Puliscilo ora o puliscilo dopo. Ad alcuni team di progetto piace "scrutare" i dati prima di importarli in Salesforce. Identificare e unire i duplicati rende più facile trovare il record giusto. La correzione delle incoerenze nei dati, ad esempio la garanzia che tutti i campi Stato/Provincia contengano abbreviazioni di due caratteri, rende i rapporti più accurati.

Se il tuo sistema legacy non semplifica la pulizia, potresti preferire prima portare tutti i record in Salesforce e poi utilizzare gli strumenti di gestione dei dati di Salesforce per pulire i dati in un secondo momento. Il rischio è che le persone con le migliori intenzioni possano ancora soccombere alla natura umana e non volersi concentrare sullo sforzo di pulizia una volta che i dati sono già nel nuovo sistema.

Indipendentemente da quando lo fai, la pulizia dei dati non è un lavoro affascinante, ma deve essere fatto e dovrebbe essere fatto su base regolare. Ecco alcuni suggerimenti durante la preparazione dei dati:

• Esporta in un formato semplice. Spesso, è più semplice esportare dati in applicazioni come Microsoft Access o Excel, con cui è possibile eliminare colonne, ordinare righe e apportare modifiche globali.
• Strive to use standard naming conventions. If different data sources refer to Accounts by different names (for example, IBM versus International Business Machines), now is a good time to standardize naming. This can help avoid duplicate record creation.
• Edit or add fields in Salesforce to support the migration. For example, if your pipeline reports track margin per Opportunity, you need to build a custom Opportunity field to support margin data.
• If your existing data source has unique record IDs, migrate those IDs to a custom read-only field. You can always delete or hide the field at a later stage. Not only can this help you verify the accuracy of your migration, but those IDs might also come in handy for integration (especially if you don’t plan to shut down the other data source).
• Map your data columns to field names in Salesforce. For example, the Company field in Microsoft Outlook typically maps to the Account field in Salesforce. Some system administrators even rename the column headers in migration files so that they exactly match field names in Salesforce. Doing this minimizes the migration madness.
• Conform your data to fit Salesforce standards (or the other way around). Each field in Salesforce has certain properties that may include size limitations, decimal points, date formats, and so on.
• Add a Data Source column to your import file and map it to a custom field in Salesforce. By doing this, you can defend where data came from.
• Assign the correct owners to records wherever possible. If you don’t have all records assigned, the owner defaults to whichever administrator is executing the migration.
• Gain acceptance from stakeholders of the files you’ve prepared. At least if you offer them the chance to review, you avoid surprises.

Testing the import into Salesforce

Test before you execute the final migration. Often, you discover things that you missed or could improve. For example, fields can be mapped incorrectly, or you may just need to create some extra ones. Here are a couple of tips:

• Select a small sample of significant records. The higher profile the records, the better — especially when reviewed by a stakeholder.
• Remember to turn off workflows. You don’t want to annoy other users by unnecessarily alerting them when test data flows through the workflow rules. Some of you may think that it’s helpful to keep certain workflow rules on especially if they were built to prevent bad data from coming in. This is not true. Do the work ahead of time and prepare the data well, before importing.
• Review page layout. Consider adjusting the page layouts to make validating the data import easier. Put fields in Salesforce in similar screen locations to those of your legacy systems.

Analyzing the test data results

When your test data is in Salesforce, compare it carefully with your test file to ensure accuracy and completeness. Here are a few tips on how to productively analyze the test data results:

• Crea un rapporto personalizzato che ti permetta di esaminare i dati del record collettivamente.
• Se necessario, aprire un record e confrontarlo con il file di importazione. Conferma che i campi del record mostrino ciò che pensi debbano mostrare.
• Crea una visualizzazione personalizzata dalla home page di una scheda pertinente per vedere i dati importati disposti in colonne su una pagina elenco. Gli utenti possono accedere a un rapporto, ma una visualizzazione li mantiene concentrati.
• Convalida i dati con le parti interessate selezionate per ottenere il loro feedback e supportare che i risultati dei dati dei test appaiano corretti. Non è sufficiente pensare che l'importazione di prova sia accurata. I tuoi utenti finali sono il test definitivo.
• Modifica il processo o apporta modifiche al file di importazione o a Salesforce in base ai risultati dell'importazione di prova. Ad esempio, forse hai dimenticato di mappare un campo oi dati non sono stati importati correttamente a causa delle proprietà di un campo.

Migrazione dei dati finali

Dopo aver analizzato con successo i risultati dei dati del test, sei pronto per importare i tuoi file. Sì, questa è una semplificazione di quello che potrebbe essere un complicato insieme di attività, ma il processo complessivo è provato e vero.

Ecco alcuni suggerimenti per questo passaggio:

• Comunica le aspettative con i tuoi utenti. Se ti sposti da un sistema a un altro, potresti avere un lasso di tempo in cui i dati devono essere aggiornati prima di essere pubblicati.
• Fallo durante i tempi di inattività. Se disponi di dati significativi, prendi in considerazione l'esecuzione della migrazione durante le ore non lavorative. Soprattutto se il sistema è già attivo per alcuni gruppi di utenti, ciò potrebbe evitare confusione.
• Salva i file di registro dei record che non sono stati importati correttamente. I messaggi di errore sono abbastanza intuitivi e di solito puoi vedere i motivi di rifiuto comuni per cui alcuni record non sono stati importati. Assicurati di dedicare del tempo a determinare se il rifiuto è causato da un problema di formattazione o qualità dei dati anziché da una fastidiosa regola del flusso di lavoro che non avevi intenzione di attivare.
• Costruiti un cuscino per l'errore. Non tentare di eseguire la migrazione il giorno prima della formazione alla vendita. Potrebbe succedere qualcosa di imprevisto che impedisce il completamento con successo.

Convalidare e aumentare i tuoi dati

Analogamente all'analisi dei risultati dei dati del test quando i dati sono stati caricati, eseguire report per convalidare un campionamento incrociato dei record per garantire accuratezza e completezza. Se puoi, confronta le schermate in Salesforce con quelle del tuo sistema legacy.

Assicurati che i dati siano archiviati nei campi corretti e che i valori abbiano senso. Se vedi un indirizzo in un campo del telefono, devi pulire i tuoi dati o correggere la mappatura del campo. Cerca di ottenere dati perfettamente importati, ma aspettati anche di meno.

Prima di implementare Salesforce, esegui il passaggio aggiuntivo di aggiornare manualmente o automaticamente alcuni record per stupire gli utenti e aumentare il successo. Quando offri una dimostrazione o una formazione, mostra agli utenti questi esempi completamente inseriti e fagli conoscere il potenziale di Salesforce.

Una volta che hai tutto in Salesforce, inizia il divertimento!