不在時にOutlook2019 / 365/2016で定期的な自動応答メッセージを送信するにはどうすればよいですか？

最終更新日：2019年10月

適用範囲：Office 365 / 2019、2016、2013。WindowsおよびmacOS。

ドロシーからの質問です。

こんにちは！私は旅行代理店として働いており、私の可用性は私の顧客にとって最も重要です。時々、私は休暇のためにオフィスを離れています、そして私は私の顧客がそれを知っていて、物が隙間から落ちないようにしたいです。以前、私は会社で働いていましたが、そこに不在のオートレスポンダーを設置するトリックがあったことを覚えています。現在、自宅で仕事をしていて、Microsoft Outlook 2019でOutlook.comとGmailを使用していますが、不在ルールを設定して、不在であることを他の人に通知する方法はありますか？

あなたの良い質問とあなたの新しいビジネスでの幸運に感謝します。

ルールを使用して、不在時に自動返信テキストを簡単に定義できます。このチュートリアルでは、Windowsで、次にmacOSでそれを行う方法を説明します。読者は、休暇やその他の休暇のために不在の場合にOutlookが自動的に応答するように、これを実践することができます。

完全を期すために、Outlook onExchangeを使用してOOTO応答を送信する方法に関する短いセクションを追加しました。

Windowsでの自動返信の設定

ルールの使用

OutlookでGmailまたはHotmail / Outlook.comを使用している場合は、ルールを使用してオートレスポンダーを設定する必要があります。

次のように進めてください。

• Outlookを開きます。
• まず、不在時に送信されるOutlookメッセージテンプレートを定義します。この投稿には、テンプレートを設定するために必要なすべての情報が含まれています。
• 次に、[メール]タブで、[ルール]ボタンをクリックします。
• [ルールとアラートの管理]を選択します。
• ルールウィザードが開きます。
• 新しいルールを押す…ボタン
• 次に、[受信した電子メールにルールを適用する]を選択します。

• 次を押します。
• この不在ルールを特定の電子メールに適用するかどうかを指定します。
• ルールをすべての受信メッセージに適用する場合は、[次へ]をクリックします。
• 次に、特定のテンプレートルールを使用して返信を確認します。
• 下のペインで、特定のテンプレートリンクをクリックします。

• このチュートリアルの最初のステップで定義した電子メールテンプレートをコンピューターで参照します。
• 注：テンプレートは多くの場合ファイルとして保存されます。

• テンプレートが見つかったら、それを強調表示して[開く]をクリックします。
• 次を押します。
• 必要に応じて、ルールの例外を定義します。
• 次を押します。
• 以下に示すように、ルールに意味のある名前を付けます

• 完了したら、[完了]をクリックします。

ルールの非アクティブ化

注：休暇から戻ったとき、または休職したときは、ルールを無効にする必要があることに注意してください。それ以外の場合は、自動メールが引き続き送信されます。

返信を無効にする場合は、次の手順に従います。

• Outlookを開く
• ヒットルール
• [ルールとアラートの管理]をクリックします
• 非アクティブ化するルールのチェックを外します。

• 完了したら、[適用]をクリックします。

Exchangeの使用

会社でExchangeServerを使用している場合、構成プロセスは非常に簡単です。

• Outlookを開きます。
• ファイルをヒットします。
• 次に、[自動返信]ボタンを押します（これらを設定するには、Exchangeに接続する必要があることに注意してください）。
• 次に、組織外の送信者に対する自動返信を定義します。
• 完了したら[OK]をクリックします。

不在時のMACへの返信

macOSを使用している場合、プロセスはかなり簡単です。手順は次のとおりです。

1. MacOS用のOutlookを開く
2. 上部のバーから[ツール]に移動し、[ルール]を選択します。
3. [ルール]ダイアログが開きます。
4. GmailまたはOutlook.com/Hotmailを使用している場合は、左側でIMAPを強調表示します。
5. ダイアログの下部にある+記号を押します。
6. ルール名を定義します。

1. [次の手順を実行]セクションで[返信]を選択し、[返信テキスト... ]ボタンをクリックします。
2. 次に、以下に示すように、不在時の返信テキストを定義します。

1. 完了したら、[ OK]をクリックします。
2. 「適用しない」および「有効」ボックスをチェックして、「OK 」をクリックします。休暇から戻ったら、ルールを無効にするために[有効]ボタンのチェックを外すことを忘れないでください。
3. ルールダイアログは次のようになります。すべての受信メールは、Outlookによって自動的に応答されます。

より多くの読者の質問

1つのメールボックスに対する複数の自動返信

メッセージの送信者に応じて、異なる自動応答を設定できるかどうかを尋ねられました。Outlook Rules Wizrdでは、いくつかのパラメーターによって電子メールメッセージを調整できるため、これは可能です。

• 人々によって、
• TOまたはCCのどちらにいても、
• あなたが唯一の受信者であるかどうか
• 特定の単語が主語または本文に表示されるかどうか
• メールの重要性

複数の返信を使用するには、さまざまなルールを作成してから、それぞれにさまざまなOutlook返信テンプレートを割り当てるだけです。

自動返信が送信されたかどうかはどうすればわかりますか？

良い質問です。返信がOutlookの送信済みアイテムフォルダのエントリとして表示されます。

PCの電源がオフの場合でも機能しますか？

これは非常に重要な質問です。答えは、Outlookで定義しているルールはクライアントのみであり、Outlookの実行中にのみ実行されるということです。これは、Outlook onExchangeで自動返信を使用している場合には当てはまりません。

代わりに自動転送を設定できますか？

PTO /休暇/休暇中または旅行中に、他の人が応答できるように、電子メールを自動的に他の人に転送することを選択できます。ルールウィザードを使用して、それを処理する特定のルールを定義できます。

自動返信メッセージに画像を追加できますか？

Windowsでは、リンク、写真、さらにはアニメーションGIFなど、リッチテキスト情報を返信に追加できます。すべての送信メールに署名を追加することもできます。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。それが役に立てば幸い！