Outlook 2019/365の定期的な会議、イベント、および予定の要求をスケジュールして送信するにはどうすればよいですか？

Donnaから受け取った質問は次のとおりです。

こんにちは！私の会社でプロジェクトマネージャーに任命されたばかりなので、現在Outlookに住んでいます:-)…最初に行う必要があることの1つは、プロジェクトの多くの利害関係者との継続的な会議シリーズを設定することです。それらは、グループ会議の1対1のいずれかである可能性があります。これらの再発のスケジューリングを開始する方法について、いくつかのショートカットを入手できれば幸いです。事前に助けていただければ幸いです。ありがとう！

あなたの質問とあなたの新しい仕事の幸運に感謝します。

Outlookで定期的な予定を管理することは困難な作業になる可能性があります。物事を進めるために、いくつかのベストプラクティスでそれを分解してみましょう。

プロジェクトカレンダーを設定する

私の最初の推奨事項は、プロジェクトに関連するすべての会議を1か所にまとめられるように、プロジェクト専用のカレンダーを設定することです。これは、WindowsとMACの両方のOutlookに新しいカレンダーを追加するためのチュートリアルです。

定期的な会議シリーズをスケジュールする

カレンダーを設定すると、一連の会議のスケジュールを開始できます。

Windowsユーザー

• Outlookにログインして、カレンダーを開きます。
• [ホーム]タブで、[週の週]ビューを押します。これにより、カレンダーのより詳細で使いやすいビューが提供されます。
• 次に、会議の日時を選択します。
• 右クリックして、[新しい定期的な会議（または予定）]をクリックします。
• 必要に応じて、会議/予定の日時を調整します。
• 会議の繰り返しを定義します（毎日/毎週など）。
• 再発範囲を定義します。

• 完了したら、[ OK]をクリックします。
• 次に、 [宛先]ボタンを押して、連絡先リストから受信者の電子メールアドレスを選択するか、手動でアドレスを入力します。
• 会議の説明的な主題を定義します。
• リボンの右側にある[会議タグ]セクションを使用して、会議の重要性と感度を定義します

• 次に、会議の場所と連絡先の詳細を定義します。これは会議室であるか、Skype、Zoom for Outlook、またはその他のオンライン通信手段を使用している可能性があります。
• 最後に、会議の招待状の本文で、会議シリーズのターゲット、KPIなどを拡張します。会議の明確なアグネダと、明確で測定可能な目標を定義することを忘れないでください。
• 完了したら、 [送信]ボタンを押します。

Macユーザー

MACユーザーのプロセスは少し異なり、古いバージョンのOfficeで使用されているプロセスと似ています。

• Mac用のOutlook365 / 2019を開きます。
• カレンダービューで、必要な会議/予定の日時にカーソルを合わせます。
• 主催者会議ダイアログが開きます。
• [宛先]ボタンを押して、会議の参加者を定義します。

• 次に、件名、場所、会議の期間を定義します。

• 上部のメニューで、 [繰り返し]ボタンを押します。
• 次のダイアログが表示されます。

• 必要に応じて、会議/予定の設定を定義します。
• 完了したら、[ OK]をクリックします。
• 会議の招待状の本文で、必要に応じて詳細情報を提供します。
• 完了したら、送信ボタンを押します。

複製して会議/予定/イベントシリーズのリクエストを設定する

前のシリーズを複製し、会議の主題、参加者、場所を調整することで、会議やイベントのシリーズを作成できる可能性があります。これを達成するのに役立つチュートリアルがあります。

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幸運を！