10가지 특이한 Microsoft Access 2019 팁

Microsoft Access 2019를 안팎으로 알고 있는 기술 전문가는 약간 위협적일 수 있지만 중요합니다. 그들은 귀중한 조언을 제공하기 때문에 평균적인 Access 사용자에게 중요하고 Microsoft가 제품을 지속적으로 개선하는 방식을 주도하기 때문에 Access 자체에도 중요합니다. 이 남성과 여성은 새 버전이 대중에게 출시되기 전에 Office 제품을 테스트하는 사람들이며 모든 수준의 사용자가 소프트웨어를 최대한 활용할 수 있도록 돕는 책을 쓰는 사람들입니다.

따라서 생계를 위해 데이터베이스를 개발하는 사람들은 일반 사용자, "파워 사용자" 및 소프트웨어 제조업체에게도 필수적인 리소스입니다. 다음은 Access 전문가의 긴 목록에서 수집한 최고의 조언 중 일부입니다. 그들은 새로운 사용자를 위한 제안을 제공한다는 사실을 알고 귀하의 요구에 맞는 조언을 제공하고 Access를 자신 있고 효과적으로 사용할 수 있는지 확인하는 데 도움을 주었습니다. 이 작업을 마치면 적절한 계획 및 구성을 수행하고 Access로 구축한 데이터베이스의 개발 및 사용에 대한 확실한 계획을 갖게 될 것입니다.

자, 여기 현명한 조언이 있습니다.

언젠가 FBI의 심문을 받을 것처럼 모든 것을 문서화하십시오.

데이터베이스를 문서화하는 데 시간을 낭비하지 마십시오. 왜요? 나중에 인색 하지 않은 것을 기뻐할 것이기 때문 입니다. 다음 번에 데이터베이스를 구축해야 할 때 모든 계획, 일반 정보 및 모든 아이디어(실행한 아이디어와 드로잉 보드에 남아 있는 아이디어)를 준비할 수 있습니다. 또한 현재 데이터베이스에 문제가 발생하거나 문제가 발생하는 경우 참조할 수 있습니다. 저장된 쿼리를 실수로 삭제했습니까? 문제 없어요. 설명서를 참조하십시오. 테이블이 어떻게 관련되어 있는지 잊으셨습니까? 문서를 확인하고 관계를 재구축하십시오. 누군가에게 왜 또는 어떻게 설정했는지 설명해야 합니까? 메모를 참조하고 미리 생각하고 신중하게 고려하여 감탄을 자아냅니다.

그렇다면 이 영광스러운 문서에는 어떤 내용이 포함되어야 합니까? 글쎄, 모든 것. 하지만 시작하기 위한 목록은 다음과 같습니다.

• 데이터베이스에 대한 일반 정보:
  • 파일/데이터 위치(특정 네트워크 경로 또는 인터넷 URL 포함)
  • 데이터베이스가 하는 일에 대한 설명
  • 작동 방식에 대한 정보
• 테이블 레이아웃:
  • 필드 이름, 크기, 내용 및 샘플 내용을 포함합니다.
  • 데이터 중 일부가 난해하거나 임시 소스(예: 온라인에서 매월 다운로드하는 신용 ​​카드 데이터)에서 가져온 경우 문서에 해당 사실을 기록하십시오.
• 보고서 요약:
  • 보고서 이름
  • 보고서 정보에 대한 설명

보고서를 작성하기 전에 일부 쿼리를 실행해야 하는 경우 프로세스를 문서화하십시오. (더 좋은 방법은 작업을 자동화하는 데 도움이 되는 친절한 얼간이를 구하는 것입니다.)

• 쿼리 및 논리: 모든 쿼리에 대해 쿼리 작동 방식에 대한 자세한 설명을 제공합니다. 특히 여러 테이블 또는 Access 외부의 데이터 원본(예: SQL 테이블 또는 기타 대용량 정보 저장 영역)과 관련된 경우 쿼리가 작동하는 방식에 대해 자세히 설명합니다.
• 질문 답변 "왜?": 당신이 초점 데이터베이스를 문서로 왜 당신의 디자인이 작동하는 방식으로 작동합니다. 쿼리가 특정 테이블을 사용하는 이유는 무엇입니까? 물론 회사 환경에서 일한다면 시스템 이 왜 그렇게 작동하는지 모를 수 있지만 물어보는 것은 나쁘지 않습니다.
• 재해 복구 세부 정보:
  • 백업 프로세스 및 일정
  • 백업이있는 경우 (당신은 있다 ? 바로 백업을 만드는) 방법과 백업 된 파일을 복원
  • 데이터베이스가 작동을 멈춘 경우 수행할 작업

데이터베이스가 회계, 재고, 연락처 관리 또는 주문 입력과 같은 중요한 조직 기능을 실행하는 경우 데이터베이스가 오작동하는 경우 조직을 계속 운영할 수 있도록 수동 프로세스가 마련되어 있는지 확인하고 프로세스를 문서화하는 것을 잊지 마십시오!

이러한 항목에 대해 도움이 필요하면 누군가에게 요청하십시오! 정보 기술 부서에서 누군가를 빌리거나 컴퓨터 괴짜를 빌릴 때 필요한 도움을 받으십시오. 문서를 보험처럼 취급하십시오. 문서 없이는 어떤 조직도 운영할 수 없습니다.

6~12개월마다 문서를 검토하여 업데이트가 필요한지 확인하십시오. 문서는 최신 상태이고 다른 사람이 이해할 수 있는 경우에만 유용합니다. 마찬가지로, 당신(또는 사무실의 상대방)이 문서의 위치를 ​​알고 있는지 확인하십시오. 전자 버전이 있는 경우 백업을 유지하고 쉽게 인쇄할 수 있습니다. 귀하 또는 다른 사람이 응용 프로그램 부분 기능을 사용하여 데이터베이스 부분을 재활용하려고 시도하는 경우 기뻐할 것입니다.

Access 데이터베이스 필드를 가능한 한 작게 유지

표를 작성할 때 텍스트 필드를 보관하는 데이터에 적합한 크기로 만드십시오. 기본적으로 Access는 255자를 포함하도록 텍스트(짧은 텍스트라고 함) 필드를 설정합니다. 이는 특히 필드에 2글자 상태 약어가 거의 포함되지 않는 경우 매우 관대한 설정입니다.

대부분의 텍스트 필드에서 사용되지 않는 100개 이상의 추가 공간은 잠을 자지 못하는 것처럼 보이지만 100,000개의 고객 주소가 포함된 테이블 전체에 이 공간을 곱하면 많은 메가바이트의 저장 공간이 생깁니다. 아무것도 들고 있지 않은 매우 바쁜 공간.

디자인 보기의 일반 탭에서 필드 크기 설정을 사용하여 필드 크기를 조정합니다.

Access 데이터베이스에서 실수에 숫자 필드 사용

계산에 사용 된 번호를 번호 필드를 사용하여 , 숫자가 아닌 척 텍스트. 소프트웨어 응용 프로그램은 우편 번호 47999와 숫자 47,999 사이의 큰 차이를 인식합니다. 응용 프로그램은 우편 번호를 모두 숫자로 된 일련의 문자 로 간주 하지만 숫자 는 수학 및 기타 모든 종류의 재미있는 숫자 작업에 사용할 수 있는 실제 숫자로 처리됩니다. 우편 번호가 숫자 필드가 아닌 다른 이유는 무엇입니까? 미국에 있고 우편 번호가 0으로 시작하는 경우 애플리케이션은 선행 0을 잘라내고 필드에 0이 아닌 숫자만 저장합니다. 01234는 1234가 됩니다. 좋지 않습니다!

숫자가 포함된 새 필드의 유형을 선택할 때 다음과 같은 간단한 질문을 스스로에게 하십시오. 해당 필드와 관련된 계산이나 수학 관련 작업을 수행할 계획이 있습니까?

• 필드를 사용하여 계산하려면 숫자 유형을 사용하십시오 .
• 필드로 계산하지 않으려면 필드를 Short Text 로 저장하십시오 .

액세스 데이터 확인

유효성 검사는 잘못된 데이터가 테이블에 접근하는 것을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 유효성 검사는 만들기 쉽고 빠르게 설정할 수 있으며 항상 주의를 기울입니다(너무 피곤해서 똑바로 볼 수 없는 경우에도). 데이터베이스의 무결성을 보호하기 위해 유효성 검사를 사용하지 않는 경우 시작해야 합니다.

Access에서 이해하기 쉬운 이름을 사용하여 간단하게 유지

테이블을 만들거나 데이터베이스를 만들 때 사용하는 데이터베이스 파일, 필드 및 테이블 이름에 대해 생각해 보십시오.

• 3개월 후 이름의 의미를 기억할 수 있습니까? 지금부터 6개월?
• 이름이 직관적이어서 다른 사람이 테이블을 보고 더 크고 더 나은 것으로 이동한 후에도 오랫동안 테이블이 무엇을 하는지 알 수 있습니까?

Access 테이블과 데이터베이스를 온라인으로 전환하고 SharePoint를 통해 공유하는 도구를 사용하기 시작하면 이는 훨씬 더 중요해집니다. 잠재적으로 수백만 명의 사용자를 "테이블에" 데려올 수 있습니다. 또한 응용 프로그램 부분 기능을 사용하면 데이터베이스의 구성 요소를 재활용하여 새 데이터베이스 생성 속도를 높일 수 있습니다. 데이터베이스의 일부에 대한 신비한 이름이 새 데이터베이스에 퍼지는 것을 원하지 않으십니까? 그곳에서도 악몽 같은 신비를 만들 수 있습니다. 그렇죠?

각별히 주의하여 액세스 필드 값을 삭제하십시오.

당신이있는 거 삭제 필드 값이 테이블에서, 당신이 올바른 레코드의 값을 죽이고있어 할 때마다 - 다시 확인하고, 다음 당신이 확신하는 경우에만 원본을 삭제합니다. 그런 경우에도 여전히 빠른 Ctrl+Z를 수행하고 실수를 포착한 직후에 실행 취소하면 문제가 되는 항목을 복구할 수 있습니다.

왜 모든 확인 및 이중 확인? 필드 값을 삭제하고 테이블에서 다른 작업을 수행하면 Access에서 이전 값을 완전히 잊어버리기 때문입니다. 마치 존재하지 않았던 것처럼 사라졌습니다. 테이블에서 레코드를 삭제하면 전체 레코드에 사용할 수 있는 실행 취소가 없기 때문에 해당 레코드는 실제로 사라집니다. 그 기록이 중요하게 되어 기록이 사라졌을 때 현재 백업 파일이 없었다면 운이 좋지 않은 것입니다. 죄송합니다!

Access 데이터베이스 백업, 백업, 백업

내가 충분히 분명히 했습니까? 항상 작업의 백업을 유지하십시오! 특히 데이터가 개인 또는 직업 생활에 필수적인 경우 현재 데이터 백업을 대체할 수 없습니다. 효과적인 전략에는 재해로 인해 사무실이 파괴되는 경우에 대비하여 다른 사무실이나 클라우드에 있는 다른 위치에 백업 복사본을 유지 관리하는 것이 포함됩니다.

이전에 백업이 필요하지 않았다고 생각한다면 왜 걱정할 필요가 있습니까? 홍수에 대해 생각해보십시오. 뉴스 진행자들이 현재 물 속에 잠긴 지역이 전에는 범람한 적이 없다고 말하는 것을 생각해 보십시오. 거리에 떠 있는 사람들의 삶을 상상해 보십시오. 허리케인 규모의 실제 재해, 화재 또는 컴퓨터의 하드 드라이브가 죽기로 결정한 경우(이전에는 한 번도 그런 일이 발생하지 않았더라도) 데이터베이스 백업.

Access에서 조치를 취하기 전에 생각하고, 생각하고, 다시 생각하십시오.

"두 번 측정, 한 번 자르기"라는 목수의 슬로건을 알고 계십니까? 데이터베이스와 관련하여 생각할 때도 마찬가지입니다. 무언가에 대해 생각만 하지 말고 빠른 결론에 도달한 다음 잠수하십시오. 잠시, 다시 생각하고 세 번째로 생각할 수도 있습니다. 그런 다음 결론을 내리고 그에 따라 행동을 시작하십시오. Access가 제공하는 모든 기능과 데이터베이스에 수천 개의 레코드를 저장할 수 있는 기능과 함께, 상대적으로 단순한 실수는 데이터 손실 또는 "실행 취소할 수 없는" 조치의 잠재적 파급 효과로 인해 상당한 비용이 소요될 수 있습니다. 문제있는.

Access에서 작업할 때 정리 및 정리 유지

정리하고 단순하게 유지하라는 제안이 상충되는 것처럼 보일 수 있지만 이 두 가지 조언은 실제로 동반 가능합니다. 일을 단순하게 유지하는 것은 나중에 많은 조직이 필요하지 않게 하는 방법이 될 수 있습니다. 당신은 아마 당신의 부모는 "그 자리에있는 모든 장소, 모든 것을 거기에"있음을 알려 청각 지쳐갔습니다 반면 (그들은 "이하, 시적 인 경우에 또는 당신의 방을 청소! "), 그들이 옳았다.

데이터베이스를 체계적으로 유지하면 시간과 슬픔을 줄일 수 있습니다. 잘 계획되고 잘 구성된 테이블은 쿼리, 보고 및 양식에 포함하기가 더 쉽습니다. 또한 번개처럼 분류하고 필터링합니다.

예, 너무 정리할 수 있습니다. 사실, 지나치게 조직화하는 것은 너무 쉽습니다. 가능한 한 적은 단계로 작업하는 또 다른 열정을 키워 조직화하려는 욕구를 누그러뜨리십시오. 사용하는 폴더 및 하위 폴더의 수를 제한하십시오. 최대 5개 수준의 폴더만 있으면 누구에게나 충분합니다. 5단계를 훨씬 넘어선 조직은 생산성과 충돌하기 시작합니다(그리고 생산성 손실을 좋아하는 사람은 아무도 없습니다. 최소한 기업의 기분 좋은 포스터를 위해 어리석은 작은 슬로건을 제시하는 모든 사람들 중).

Access Help를 요청하는 것은 부끄러운 일이 아닙니다.

문제가 발생하면 자존심을 삼키고 도움을 요청하십시오. "모르겠어"라고 말한 다음 아직 모르는 것에 대해 알아내려고 노력하는 것은 부끄러운 일이 아닙니다. 이 규칙은 데이터베이스에 있는 수천 개의 레코드에 무리를 줄 때 특히 중요합니다. 작은 실수가 작은 문제를 빠르게 확대하고 큰 위기로 확대합니다. 상황이 심각해지기 전에 도움을 요청하십시오.