Access 2016에서 데이터를 필터링하는 방법

Access의 한 필드에서 공통 값을 공유하는 레코드 그룹을 확인해야 하는 경우가 있습니다. 아마도 그들은 모두 특정 도시, 특정 직위를 나열하거나 모두 동일한 비용을 가진 제품일 것입니다. 항상 기꺼이 도와주는 Access에는 바로 이러한 목적을 위한 특수 도구인 Filter 명령이 포함되어 있습니다.

필터는 기준을 사용하고 일치하는 모든 레코드를 표시하여 요구 사항을 충족하는 레코드만 있는 미니 테이블을 만듭니다. 모든 작업과 계획이 없는 즉각적인 쿼리와 같습니다. 물론 쿼리만큼 유연하거나 강력하지는 않지만 상당히 간단한 답변을 찾을 때 필요한 모든 것입니다.

필터 도구는 리본 홈 탭의 정렬 및 필터 섹션에 표시되며 간단한 필터에 대해 다음과 같은 선택 항목이 있습니다.

• 필터

• 선택

• 양식별 고급 필터

• 고급 필터/정렬

• 필터 토글

각 유형의 필터는 동일한 기본 기능을 수행하지만 방식은 약간 다릅니다. 고급 버튼을 클릭하면 찾을 수 있는 고급 필터/정렬 옵션은 실제로 쿼리를 작성하는 창을 엽니다. 필터링할 테이블과 필드를 선택하고 필터가 특정 레코드를 찾는 동안 사용할 기준을 설정하는 등의 작업입니다.

필터는 테이블, 양식 및 쿼리에서 작동합니다. 보고서에 필터를 적용할 수 있지만 보고서 필터링은 어려운 작업일 수 있습니다. 물론 여기에서 읽은 내용은 직접 시도하려는 경우 해당 프로세스에 적용할 수 있습니다. 또한 테이블에 적용하는 방법을 배운 내용은 쿼리 및 양식으로 작업할 때도 적용할 수 있습니다.

필드 콘텐츠로 필터링

기본 필터 명령을 사용하면 특정 기준을 충족하는 레코드만 볼 수 있도록 레코드를 필터링할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 도시에 거주하는 사람들에 대한 모든 레코드를 보고 싶다고 가정합니다. 방법은 다음과 같습니다.

관심 테이블에서 필터링할 필드(이 경우 City)의 필드 이름에 있는 작은 삼각형을 클릭합니다.

Access가 팝업 메뉴를 표시합니다.

열 상단(도시라고 표시된 곳)에 있는 헤더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하지 마십시오. 거기를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 테이블의 해당 열에 대해 수행할 수 있는 멋진 작업으로 가득 찬 다른 팝업 메뉴가 표시됩니다.

해당 필드의 항목을 기반으로 단일 필드 필터링.

필터에서 일부 항목을 생략하려면 팝업 메뉴에서 확인 표시를 제거하십시오.

다음 중 하나를 수행할 수 있습니다.

• 개별 항목에서 확인 표시를 제거합니다.

  또는

• 모든 항목의 선택을 취소하려면 모두 선택 체크 표시를 제거하십시오.

일치하는 레코드를 보고 싶은 항목만 쉽게 확인할 수 있도록 모든 항목을 선택 취소합니다. 모든 항목을 선택하면 모든 레코드가 표시됩니다.

필드에 대한 필터를 구성하는 데 사용하려는 항목 옆에 확인 표시를 합니다.

Access는 선택한 필드를 검색하고 필터 기준을 충족하는 레코드만 표시합니다.

확인을 클릭합니다.

기준 설정(선택한 항목에 따라)을 충족하는 모든 레코드가 표시됩니다. 이것은 여러 레코드, 전체 레코드 또는 하나일 수 있습니다.

뒤로 이동하여 모든 원본(필터링되지 않은) 레코드를 보려면 다음 중 하나를 수행할 수 있습니다.

• 리본의 정렬 및 필터 섹션에서 필터 전환 버튼을 클릭하여 적용된 마지막 필터를 제거합니다.

  또는

• 필드 이름의 작은 삼각형을 다시 클릭하고 필드 이름에서 필터 지우기를 선택합니다 .

  필터링한 필드가 기억나지 않으면 데이터시트 보기에서 필드 이름 옆에 나타나는 작은 깔때기 기호로 알 수 있습니다.

레코드로 가득 찬 전체 테이블이 보기로 돌아갑니다.

선택 항목으로 필터링

선택 명령은 가장 사용하기 쉬운 정렬 및 필터 명령입니다. 기준과 일치하는 레코드를 하나 찾았다고 가정합니다. 선택 필터를 사용하는 것은 군중 속에서 누군가를 잡고 소리치는 것과 비슷합니다.

예를 들어, Landisville에 살고 있는 모든 자원 봉사자를 찾고 싶다고 상상해 보십시오. 다음과 같은 방식으로 선택 필터를 사용할 수 있습니다.

일치시킬 정보가 있는 필드를 클릭합니다.

이 경우 City 필드입니다.

필터에 대한 적절한 예가 될 필드 항목을 찾을 때까지 목록을 스크롤하십시오.

선택한 다음 선택을 포함하는 셀을 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 값을 당신을 위해있는 거 검색을 클릭 한 같음 뭐든 . (이 경우에는 Landisville과 같음) 셀을 선택한 다음 홈 탭(정렬 및 필터 섹션)에서 선택 버튼을 클릭하여 동일한 선택 목록에 액세스할 수도 있습니다.

Access는 선택 항목과 일치하는 레코드만 포함하는 테이블을 즉시 표시합니다.

Access는 선택 기준 필터링 기준과 일치하는 레코드만 표시합니다.

필터 사용을 마친 후 도구 모음에서 필터 전환 버튼을 클릭합니다.

테이블이나 양식이 일반 디스플레이로 돌아갑니다.

게임의 이 단계에서 필터와 일치하는 모든 항목의 목록을 저장할 수 있습니다. 불행히도 필터의 단순성과 사용 용이성은 이제 다시 당신을 괴롭힙니다. 필터링된 검색을 영구적으로 기록하려면 쿼리를 만들어야 합니다.

정렬 옵션과 선택한 필드 값 목록을 표시하는 필터 메뉴를 사용할 수도 있습니다. 팝업 메뉴가 표시되면 모두 선택을 클릭 해제한 다음 찾고자 하는 값을 선택합니다. 그런 다음 동일한 팝업 메뉴에서 텍스트 필터를 선택하십시오. 동일한 옵션 목록(같음, 같지 않음, 다음으로 시작 등)이 플라이아웃 메뉴로 표시되며 여기에서 선택할 수 있습니다.

양식별 필터링

원하지 않는 일치 항목을 제거하기 위해 추가 필터를 사용하여 검색을 강화할 수 있지만 추가 노력이 많이 필요합니다. 둘 이상의 필드에 있는 값에 따라 레코드 그룹을 분리하는 더 쉬운 방법을 보려면 양식별 필터링을 시도하십시오.

양식별 필터링은 둘 이상의 기준을 사용하여 레코드를 선별합니다. 어떤 면에서는 단순한 쿼리와 같습니다. 쿼리와 매우 유사하여 Filter by Form 기준 을 본격적인 쿼리 로 저장할 수도 있습니다!

예를 들어, 특정 부서에서 일하고 특정 직위를 가진 회사의 모든 직원 목록이 필요하다고 가정합니다. 두 가지 선택 필터(예: 직원 데이터베이스를 사용하여 부서 및 직위 필드에서)를 수행하고 각각의 결과를 기록하여 목록을 얻거나 양식별 필터링을 사용하여 한 번만 검색하고 모든 항목을 볼 수 있습니다. 한 단계에서 기준(여러 테이블의 항목 기반)을 충족하는 레코드.

양식별 필터링을 사용하려면 다음 단계를 따르세요.

리본의 홈 탭에서 정렬 및 필터 섹션의 고급 버튼을 클릭합니다.

메뉴가 나타납니다.

메뉴에서 양식별 필터링을 선택합니다.

테이블은 테이블의 각 필드 헤더 아래에 하나씩 셀의 단일 행으로 대체됩니다.

필터링할 첫 번째 열의 필드 이름 아래에 있는 빈 셀을 클릭합니다.

열이 오른쪽으로 떨어져서 볼 수 없는 경우 스크롤 막대를 사용하여 열을 화면에 표시합니다.

아래쪽 화살표는 클릭한 열로 이동합니다.

• 일반적으로 Access는 테이블의 첫 번째 필드 옆에 아래쪽 화살표 단추를 표시합니다.

• 이전에 테이블에 필터 명령을 사용한 경우 Access에서는 필터링한 마지막 필드에 아래쪽 화살표 단추를 넣습니다.

  

  양식별 필터링은 그리드와 드롭다운 목록을 제공하여 각 필드에 대한 기준을 설정합니다.

필드에 포함된 값 목록을 보려면 아래쪽 화살표를 클릭합니다.

드롭다운 목록에는 필드의 모든 고유 값이 표시됩니다.

값 목록에서 이 필터에 사용할 값을 클릭합니다.

예를 들어 도시 필드의 드롭다운 목록에서 Landisville을 선택하면 "Landisville"이 도시 열로 이동합니다. Access는 자동으로 따옴표를 추가합니다. 기억해야 할 세부 사항이 하나 줄어듭니다!

선택한 필드에 다른 필터 옵션을 추가하려면 테이블의 왼쪽 하단 모서리에 있는 또는 탭을 클릭합니다.

대체 검색 조건을 추가할 수 있는 새로운 양식별 필터링 창이 나타납니다. 또한 Access는 디스플레이의 왼쪽 하단 모서리에 Or 탭을 제공합니다.

Filter by Form 명령은 "랭커스터에 사는 모든 자원 봉사자를 보여주세요"와 같은 간단한 질문에 답하는 것을 좋아합니다. 또한 "AvailableDays 필드에 Th가 포함된 모든 레코드와 City 필드에 Landisville이 있는 모든 레코드 표시"와 같은 보다 복잡한 질문에 대한 답변을 제공하며 두 작업을 모두 쉽게 수행합니다.

더 복잡한 질문(예: "기금 모금을 좋아하는 Lancaster의 모든 자원 봉사자를 보여주세요")을 하려면 쿼리가 필요합니다.

또는 탭을 클릭하여 기준을 추가로 정의합니다.

필터링할 각 추가 필드에 대해 Or 탭을 클릭하고 3~6단계를 반복합니다.

이 예에서 필터링할 두 번째 필드는 VolunteerInfo이고 Fundraising 은 필드 상자에 입력되었습니다.

필터 기준을 모두 입력했으면 필터 전환 버튼을 클릭합니다.

Access는 테이블의 두 필드를 필터링하여 모금을 좋아하는 모든 자원 봉사자를 찾습니다.

양식별 필터링에 대한 최종 생각:

마음의 콘텐츠에 Or 검색을 추가하면 멋질 수 있지만, 창작물을 추적하는 것은 순식간에 어려워집니다. 당신이 너무 멀리 가기 전에 , 질문 복잡한 얻을 때 쿼리 필터보다 더 잘 작동하는 것이 자신을 생각 나게 해요.

필터 사용이 끝나면 필터 전환 버튼을 클릭합니다. 그 시점에서 테이블은 정상으로 돌아갑니다(또는 최소한 데이터 테이블만큼 정상).

양식에서 필터링 해제

기준을 잘못 입력하면 어떻게 합니까? 또는 Lancaster를 클릭한 직후 필터에 Lancaster를 포함하고 싶지 않다고 결정할 때? 문제 없습니다. Clear Grid 명령이 구출됩니다!

격자 지우기 명령(정렬 및 필터 섹션의 고급 메뉴에 있음)을 클릭하면 Access에서 양식별 필터링 격자의 모든 항목을 지우고 다시 시작할 수 있는 멋지고 깨끗한 위치를 제공합니다.

선택을 제외하여 필터링

선택 필터를 사용하여 특정 레코드를 제외할 수도 있습니다. 이것은 모두 고유한 속성(특정 주, 도시 또는 우편 번호)을 공유하는 많은 레코드를 잠시 숨기려는 경우에 유용합니다.

선택 필터가 레코드를 제외하도록 하는 방법은 다음과 같습니다.

제외할 값을 찾을 때까지 테이블을 스크롤합니다.

값이 포함된 필드를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 나타나는 메뉴에서 같지 않음 ______(여기서 공백은 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 값을 나타냄)을 선택합니다.

선택한 값과 일치하는 레코드는 방해가 되지 않으므로 관심 있는 레코드에 집중할 수 있습니다.

한 번의 클릭으로 Access는 Status 필드 값이 Prospective인 모든 자원 봉사자를 숨깁니다.

홈 탭의 정렬 및 필터 섹션에 있는 선택 버튼을 클릭하고 메뉴에서 같지 않음을 선택할 수도 있습니다. 또한 포함 및 포함하지 않음 명령을 확인할 수 있습니다. 이는 특정 단어나 숫자와 같이 공통점이 있는 레코드를 선별하는 데 유용합니다. 또한 필터를 결합할 수도 있습니다. 예를 들어, 예비 자원 봉사자뿐만 아니라 특정 도시 또는 주에 거주하는 예비 자원 봉사자도 제외됩니다.