Excel 2019에서 데이터 목록에 레코드를 추가하는 방법

Excel에서 필드 이름과 데이터 목록의 한 레코드를 만들고 테이블로 서식을 지정 하면 나머지 데이터를 목록의 후속 행에 레코드로 입력할 준비가 된 것입니다. Excel 2019에서 이를 수행하는 가장 직접적인 방법은 셀 커서가 첫 번째 레코드의 마지막 셀에 있을 때 Tab 키를 누르는 것입니다. 이렇게 하면 Excel에서 다음 레코드에 대한 적절한 정보를 입력할 수 있는 데이터 목록에 행을 추가합니다.

데이터 목록 테이블에 직접 데이터를 입력할 때 → 키가 아닌 Tab 키를 눌러 새 레코드의 다음 필드로 진행합니다. 이렇게 하면 레코드의 마지막 필드에 입력을 완료할 때 자동으로 데이터 목록을 확장하고 새 레코드를 추가하고 해당 레코드의 첫 번째 필드에 셀 커서를 놓습니다. 입력을 완료하기 위해 →를 누르면 Excel은 단순히 셀 커서를 데이터 목록 테이블 외부의 다음 셀로 이동합니다.

양식 버튼을 사용하여 Excel 데이터 목록에 레코드 추가

데이터 목록의 레코드를 테이블에 직접 입력하는 대신 Excel의 데이터 양식을 사용하여 입력할 수 있습니다. 데이터 양식을 사용할 때의 유일한 문제는 데이터 목록이 있는 워크시트에 양식을 표시하는 명령이 리본 명령의 일부가 아니라는 것입니다. 빠른 실행 도구 모음 또는 사용자 지정 리본 탭에 해당 명령 단추를 추가해야만 데이터 양식에 액세스할 수 있습니다.

이 명령 단추를 Excel 빠른 실행 도구 모음에 추가하려면 다음 단계를 따르세요.

빠른 실행 도구 모음 끝에 있는 빠른 실행 도구 모음 사용자 정의 버튼을 클릭한 다음 드롭다운 메뉴 맨 아래에 있는 추가 명령 항목을 클릭합니다.

Excel은 빠른 실행 도구 모음 탭이 선택된 Excel 옵션 대화 상자를 엽니다.

빠른 실행 도구 모음에 추가하려는 양식 명령 단추는 다음에서 명령 선택 드롭다운 목록에서 리본에 없는 명령 옵션을 클릭한 경우에만 사용할 수 있습니다.

다음에서 명령 선택 드롭다운 목록 상단에 있는 리본에 없는 명령 옵션을 클릭합니다.

다음에서 명령 선택 목록 상자에서 양식을 클릭한 다음 추가 단추를 클릭하십시오.
Excel은 빠른 실행 도구 모음의 맨 끝에 양식 단추를 추가합니다. 원하는 경우 위로 이동 및 아래로 이동 버튼을 클릭하여 이 도구 모음에서 양식 버튼의 위치를 ​​변경할 수 있습니다.

확인을 클릭하여 Excel 옵션 대화 상자를 닫고 데이터 목록이 있는 워크시트로 돌아갑니다.

데이터 양식을 통해 Excel에서 레코드 추가

빠른 실행 도구 모음에 추가한 사용자 지정 양식 단추를 처음 클릭하면 Excel에서 첫 번째 레코드의 필드 이름 및 항목 행을 분석하고 데이터 양식을 만듭니다. 이 데이터 양식은 양식 왼쪽 아래에 필드 이름을 나열하고 옆에 있는 해당 텍스트 상자의 첫 번째 레코드에 대한 항목을 나열합니다. 여기에서 새 직원 데이터 데이터베이스에 대한 데이터 양식을 볼 수 있습니다. 사용자 정의 대화 상자처럼 보입니다.

데이터 양식에 데이터 목록의 두 번째 레코드를 입력합니다.

Excel에서 만드는 데이터 양식에는 첫 번째 레코드에서 만든 항목이 포함됩니다. 데이터 양식에는 데이터베이스의 특정 레코드를 추가, 삭제 또는 찾는 데 사용하는 일련의 버튼(오른쪽)도 있습니다. 첫 번째 버튼(새로 만들기) 바로 위에 있는 데이터 양식은 보고 있는 레코드의 번호와 총 레코드 수를 나열합니다(데이터 양식을 처음 만들 때 1/1). 새 항목을 만들 때 레코드 번호 대신 이 버튼 위에 새 레코드가 표시됩니다.

첫 번째 레코드의 특정 항목에 지정 하는 모든 형식 은 입력하는 후속 레코드의 해당 필드에 자동으로 적용되며 데이터 양식에서 사용됩니다. 예를 들어, ��이터 목록에 전화번호 필드가 포함된 경우 초기 전화번호 항목이 특수 전화번호 형식의 첫 번째 레코드 형식이면 데이터 양식의 전화번호 필드에 전화번호의 10자리만 입력해야 합니다. . 이렇게 하면 Excel은 전화 파일에서 새 항목(예: 3075550045)을 가져와서 데이터 목록의 해당 셀에 (307) 555-0045로 나타나도록 자동으로 형식을 지정합니다.

데이터 양식을 사용하여 데이터 목록에 레코드를 추가하는 프로세스는 간단합니다. 새로 만들기 버튼을 클릭하면 Excel에 빈 데이터 양식(데이터 양식의 오른쪽에 새 레코드로 표시됨)이 표시되며 이를 채워야 합니다.

첫 번째 필드에 대한 정보를 입력한 후 Tab 키를 눌러 레코드의 다음 필드로 이동합니다.

와! 레코드의 다음 필드로 이동하기 위해 Enter 키를 누르지 마십시오. 그렇게 하면 불완전한 새 레코드를 데이터베이스에 삽입하게 됩니다.

계속해서 각 필드에 대한 정보를 입력하고 Tab 키를 눌러 데이터베이스의 다음 필드로 이동하십시오.

오류를 발견하고 이미 전달한 필드의 항목을 편집하려면 Shift+Tab을 눌러 해당 필드로 돌아갑니다.

항목을 바꾸려면 입력을 시작하십시오.

필드의 일부 문자를 편집하려면 ←를 누르거나 항목에서 I-빔 포인터를 클릭하여 삽입 지점을 찾습니다. 그런 다음 거기에서 항목을 편집하십시오.

특정 필드에 정보를 입력할 때 Ctrl+'(아포스트로피)를 눌러 이전 레코드에서 해당 필드에 입력한 내용을 복사할 수 있습니다. 예를 들어, Ctrl+'를 누르면 모두 같은 주에 거주하는 사람들에 대한 일련의 레코드를 입력할 때 각각의 새 레코드의 State 필드에 동일한 항목을 전달합니다.

날짜 필드에 날짜를 입력할 때 Excel에서 알고 있는 일관된 날짜 형식을 사용하십시오. (예를 들어, 7/21/98 과 같은 것을 입력하십시오 .) 항목에서 사라지고 싶지 않은 선행 0을 사용하는 우편 번호를 입력할 때 (예: 우편 번호 00102 ) 특수 문자 로 첫 번째 필드 항목의 서식을 지정하십시오. 우편 번호 형식 . 선행 0을 사용하는 다른 숫자의 경우 텍스트 형식을 사용하여 형식을 지정하거나 첫 번째 0 앞에 '(아포스트로피)를 넣을 수 있습니다. 아포스트로피는 Excel에서 숫자를 텍스트 레이블처럼 취급하도록 지시하지만 표시되지 않습니다. 데이터베이스 자체에서. (아포스트로피를 볼 수 있는 유일한 위치는 셀 커서가 숫자 항목이 있는 셀에 있을 때 수식 입력줄에 있습니다.)

새 레코드에 대한 모든 정보를 입력했으면 ↓ 키를 누릅니다. 또는 ↓ 키 대신 Enter 키를 누르거나 새로 만들기 버튼을 클릭할 수 있습니다. Excel은 새 레코드를 워크시트의 데이터베이스에 있는 마지막 레코드로 삽입하고 다음 레코드를 입력할 수 있는 빈 데이터 양식을 표시합니다.

데이터 양식에서 새 레코드로 이동하면 Excel에서 방금 완료된 레코드를 목록의 마지막 행으로 삽입합니다.

데이터베이스에 레코드 추가를 마치면 Esc 키를 누르거나 대화 상자 하단의 닫기 버튼을 클릭하여 데이터 양식을 닫습니다.

데이터 양식에서 Excel의 레코드 편집

데이터베이스가 진행 중이고 새 레코드를 입력하는 데 익숙해지면 데이터 양식을 사용하여 데이터베이스에 대한 일상적인 유지 관리를 수행할 수 있습니다. 예를 들어, 데이터 양식을 사용하여 변경할 레코드를 찾은 다음 특정 필드를 편집할 수 있습니다. 데이터 양식을 사용하여 제거하려는 특정 레코드를 찾은 다음 데이터베이스에서 삭제할 수도 있습니다.

• 데이터 양식을 불러와 데이터베이스에서 편집하려는 레코드를 찾습니다.
• 현재 레코드의 필드를 편집하려면 Tab 또는 Shift+Tab을 눌러 해당 필드로 이동하고 새 항목을 입력하여 항목을 바꿉니다.
• 또는 ← 또는 →를 누르거나 I형 커서를 클릭하여 삽입점의 위치를 ​​변경한 다음 편집합니다.
• 필드를 완전히 지우려면 필드를 선택한 다음 Delete 키를 누릅니다.

Excel 2019에서 특정 레코드에 액세스하는 방법

데이터베이스에서 전체 레코드를 삭제하려면 데이터 양식에서 삭제 버튼을 클릭합니다. Excel은 다음과 같은 심각한 경고와 함께 경고 상자를 표시합니다.

표시된 기록이 영구적으로 삭제됩니다.

데이터 양식에 표시된 레코드를 삭제하려면 확인을 클릭합니다. 안전하게 재생하고 기록을 그대로 유지하려면 취소 버튼을 클릭하십시오.

삭제 버튼으로 제거한 레코드를 되돌리기 위해 실행 취소 기능을 사용할 수 없습니다! Excel은 영구적으로 삭제되었다는 경고가 표시될 때 농담이 아닙니다. 예방 조치로 오래된 레코드 제거를 시작하기 전에 항상 워크시트의 백업 버전을 데이터베이스와 함께 저장하십시오.