Microsoft Access란 무엇이며 어떤 용도로 사용합니까?

Microsoft Office 데이터베이스 응용 프로그램의 최신 버전인 Access 2019는 항상 강력한 프로그램이었고 이 버전도 다르지 않습니다. 이 모든 기능으로 인해 Access 응용 프로그램은 스스로 배우기가 쉽지 않습니다.

모든 기능과 도구를 사용하고 Access 범위의 가장자리를 누를 필요는 없습니다. 사실 Access가 제공하는 모든 것을 거의 사용하지 않고 데이터 저장 및 액세스 요구 사항에 대한 상당한 솔루션을 만들 수 있습니다. 이 모든 것은 Access가 실제로 "모든 것을 수행"할 수 있기 때문에 데이터베이스를 신속하게 설정할 수 있기 때문입니다. 해당 데이터베이스에 레코드를 구축한 다음 해당 데이터를 여러 가지 유용한 방법으로 사용합니다. 나중에 누가 알겠습니까? Access 전문가가 될 수 있습니다.

액세스가 좋은 이유 는 무엇입니까 ? 그건 좋은 질문이야. 글쎄, 당신이 그것으로 할 수 있는 일의 목록은 당신이 그것으로 할 수 없는 일 의 목록보다 훨씬 더 깁니다. 물론, 특히 "세차"와 "설거지를 치워라"와 같은 것을 남겨둔 경우라면 더욱 그렇습니다. "할 수 없는" 목록입니다. 데이터 구성, 저장 및 검색과 관련하여 Access는 클래스의 선두에 있습니다.

Alexa로 대규모 데이터베이스 구축

좋아요, 큰 데이터베이스란 무엇을 의미 합니까? 모든 기록의 많은 데이터베이스 -에 의해 많이, 나는 수백을 의미한다. 적어도. 또한 수천 개의 레코드가 있는 경우 이를 관리하려면 Access와 같은 도구가 필요합니다. Microsoft Excel을 사용하여 레코드 목록을 저장할 수 있지만 저장할 수 있는 수는 제한됩니다(단일 워크시트의 행 수 이하). 또한 Excel을 사용하여 정렬 및 필터링할 수 있는 단순한 목록 이외의 항목을 설정할 수 없습니다. 따라서 많은 레코드와 복잡한 데이터가 있는 모든 작업은 Access에서 수행하는 것이 가장 좋습니다.

Access가 큰 데이터베이스를 잘 처리하는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

• 일반적으로 큰 데이터베이스에는 큰 데이터 입력이 필요합니다. Access는 양식뿐만 아니라 누군가가 모든 레코드를 입력할 수 있는 빠른 양식을 만들 수 있는 기능도 제공합니다. 이렇게 하면 데이터를 더 쉽고 빠르게 입력할 수 있으며 오류 마진을 크게 줄일 수 있습니다.
• 레코드가 많고 많을 때 오류가 발생할 기회도 많습니다. 여기에는 중복 레코드, 철자가 잘못된 레코드, 누락된 정보가 있는 레코드가 포함 됩니다. 이는 시작자를 위한 것입니다. 따라서 이러한 오류를 찾아내고 수정하려면 Access와 같은 응용 프로그램이 필요합니다.
• 큰 데이터베이스는 정확하고 통찰력 있는 보고가 필요하다는 것을 의미합니다. Access에는 인쇄된 보고서와 화면상의 보고서를 만드는 데 사용할 수 있는 강력한 보고 도구가 있습니다. 여기에는 필요한 경우 둘 이상의 테이블에서 가져온 데이터를 필요한 만큼 적게 또는 많이 포함할 수 있습니다. 보고서 페이지에 표시되는 내용부터 사용된 색상 및 글꼴에 이르기까지 보고서를 청중에게 맞게 조정할 수 있습니다.
• 큰 데이터베이스는 무언가를 찾고 싶을 때 헤매기 어렵습니다. Access는 찾기 어려운 단일 레코드 또는 필요한 레코드 그룹을 찾기 위한 고유한 특수 도구( 쿼리 라고 함 ) 를 정렬, 검색 및 생성하기 위한 여러 도구를 제공 합니다.
• Access는 데이터를 쉽게 가져오고 재활용할 수 있도록 하여 시간을 절약합니다. Excel 워크시트(Excel에서 시작하여 데이터 저장 장치로서의 유용성을 극대화한 경우) 및 Word 표와 같은 다른 소스에서 데이터를 가져오기 위해 특정 도구를 사용했을 수 있습니다. Access를 사용하면 모든 데이터를 다시 입력하지 않아도 되며 여러 데이터 원본을 일관성 있게 유지할 수 있습니다.

여러 테이블이 있는 데이터베이스 생성

데이터베이스가 100개의 레코드를 보유하든 100,000개 이상의 레코드를 보유하든, 정보를 최대한 활용하기 위해 별도의 테이블을 유지하고 관련시켜야 하는 경우 관계형 데이터베이스 가 필요합니다 . 바로 Access입니다. 데이터가 별도의 테이블에 있어야 하는지 여부를 어떻게 알 수 있습니까? 데이터에 대해 생각해 보십시오. 데이터가 매우 세분화되어 있습니까? 접선에서 벗어나나요? 다음 예를 고려하고 개념을 데이터에 적용하고 데이터베이스에 여러 테이블이 필요한지 확인하십시오.

큰 조직 데이터베이스

당신이 아주 큰 회사에서 일하고 있고 그 회사가 그들의 고객과 그들의 주문, 회사가 판매하는 제품, 공급자 및 직원과 관련된 데이터를 가지고 있다고 상상해보십시오. 이와 같은 복잡한 데이터베이스의 경우 다음과 같이 여러 테이블이 필요합니다.

• 한 테이블에는 이름, 주소, 전화번호 및 이메일 주소와 같은 고객 데이터가 있습니다.
• 두 번째 테이블에는 주문한 고객의 이름, 판매를 처리한 판매원, 배송 정보 및 주문 날짜를 포함하여 고객의 주문이 포함됩니다.
• 세 번째 테이블에는 제품 번호, 공급업체 이름, 가격 및 재고 품목 수를 포함하여 회사에서 판매하는 제품에 대한 정보가 포함되어 있습니다.
• 네 번째 테이블에는 주요 조직이 고객에게 재판매할 제품 재고를 확보하는 회사에 대한 공급업체 데이터가 포함되어 있습니다. 테이블에는 회사 이름, 담당자, 연락할 주소, 이메일 및 전화번호 정보가 포함되어 있습니다.
• 다섯 번째 테이블에는 고용된 날짜부터 연락처 정보, 직위까지 직원 데이터가 포함되어 있으며 참고용 이력서 요약과 같은 메모도 포함되어 있습니다.

다른 테이블도 존재합니다. 운송 회사 및 연락처 정보(고객 주문 배송용), 비용 테이블(비즈니스 운영에 발생한 비용) 및 주요 4개 테이블과 함께 사용되는 기타 테이블의 목록을 유지하기 위한 다른 테이블도 있습니다.

데이터베이스의 모든 테이블에서 각 레코드에 대한 모든 필드를 채울 필요가 없기 때문에 예를 들어 전화번호가 없거나 이메일 주소를 모르는 경우 해당 필드를 비워두어도 됩니다. 그 정보를 얻을 때까지.

계획 실패? 실패할 계획

데이터베이스, 데이터 사용 방법, 직원, 고객, 자원 봉사자, 기부자, 제품 또는 프로젝트에 대해 알아야 할 사항(정보를 저장하는 것이 무엇이든 간에)에 대해 신중하게 생각한다면 다음을 계획할 수 있습니다.

• 필요한 테이블 수
• 어떤 데이터가 어떤 테이블에 들어갈 것인가
• 필요한 보고서를 얻기 위해 표를 함께 사용하는 방법

물론 모든 사람은 무언가를 잊고 시스템이 이미 구현된 후에 계획이 변경됩니다. 그러나 걱정하지 마십시오. 액세스가 너무 경직되어 테이블을 구축하기 시작하고 무언가(필드 또는 두 개, 전체 테이블)를 잊어버리면 혼란이 뒤따를 것입니다. 잊어버린 필드를 추가하거나(또는 방금 필요한 밝은 불꽃이 필요하다고 말한) 필드를 추가하거나 사실 이후에 새 테이블을 추가할 수 있습니다. 그러나 가능한 한 철저하게 미리 계획하는 것은 여전히 ​​중요합니다.

철저한 계획의 일환으로 계획된 데이터베이스를 종이에 스케치하고 각 테이블에 대한 상자와 각 테이블에 포함할 필드 목록이 있는 일종의 순서도를 그립니다. 화살표를 그려서 어떻게 관련될 수 있는지 보여줍니다. 이는 간단한 가계도를 그리는 것과 비슷합니다. 그러면 잘 계획된 유용한 데이터베이스로 가는 길을 잘 가고 있습니다.

데이터베이스 계획 프로세스가 처음인 경우 따라야 하는 편리한 절차는 다음과 같습니다.

1. 종이나 워드 프로세서 문서 중 더 편한 방식으로 다음을 입력합니다.

• 데이터베이스의 임시 이름
• 해당 데이터베이스에서 매일 또는 정기적으로 얻을 계획인 정보 목록

2. 이제 해당 정보를 기반으로 저장할 수 있는 실제 세부 정보의 새 목록을 만듭니다.

데이터베이스와 관련된 고객, 제품, 아이디어, 사례, 책, 예술 작품, 학생에 대해 생각할 수 있는 모든 정보를 나열하십시오. 너무 지나치는 것을 두려워하지 마십시오. 목록의 일부 항목이 데이터베이스의 각 항목에 대해 정말로 알아야 할(또는 찾을 수 있는) 것으로 밝혀지지 않은 경우 항상 건너뛸 수 있습니다.

3. 필드 목록을 가져오십시오. 이것이 바로 모든 정보입니다. 그리고 이를 논리적 그룹으로 나누기 시작합니다.

어떻게? 필드와 이들이 함께 작동하는 방식에 대해 생각해 보십시오.

• 예를 들어, 데이터베이스는 책, 아마 제목, 출판 일, 출판사의 라이브러리를 추적, ISBN이 (계속 내가 nternational S tandard B는 OOK N의 각 책에 대해 고유 암갈색을), 가격 및 페이지 수를 저장할 수 한 그룹에 있는 반면, 저자 정보, 리뷰 및 동일한 저자의 다른 제목 목록 또는 동일한 주제에 대한 책은 다른 그룹에 저장할 수 있습니다. 이러한 그룹은 개별 테이블이 되어 책의 관계형 데이터베이스를 생성합니다.
• 각 레코드의 고유한 점을 파악하십시오. 이전 요점에서 설명한 대로 각 레코드에 대해 고유한 필드가 필요합니다. 데이터베이스의 각 레코드에 대해 고유한 데이터가 존재하지 않는 경우 Access에서 고유한 값을 생성할 수 있지만 이러한 필드가 이미 있거나 이러한 필드를 직접 만드는 것이 가장 좋은 경우가 많습니다. 고객 번호, 학생 번호, 사회 보장 번호, 책 ISBN, 카탈로그 번호, 일련 번호 - 두 레코드에 대해 동일하지 않은 모든 것이 가능합니다.

큰 필드 목록과 해당 필드의 일부 임시 그룹화가 준비되어 있고 각 레코드에 대해 고유한 필드에 대한 아이디어가 있으면 데이터 를 사용 하는 방법을 알아낼 수 있습니다 .

4. 다음을 포함하여 데이터를 사용할 수 있는 방법의 목록을 만드십시오.

• Reports you’d like to create, including a list of which fields should be included for each report
• Other ways you can use the data — labels for mailings, product labels, catalogue data, price lists, contact lists, and so on

5. List all the places your data currently resides. This might be on slips of paper in your pocket, on cards in a box, in another program (such as Excel), or maybe through a company that sells data for marketing purposes.

With this planning done, you’re ready to start building your database.

Access databases with user forms

When you’re planning your database, consider how the data will be entered:

• If you’ll be doing the data entry yourself, perhaps you’re comfortable working in a spreadsheet-like environment (known in Access as Datasheet view), where the table is a big grid. You fill it in row by row, and each row is a record.

The figure shows a table of volunteers in progress in Datasheet view. You decide: Is it easy to use, or can you picture yourself forgetting to move down a row and entering the wrong stuff in the wrong columns as you enter each record? As you can see, there are more fields than show in the window, so you’d be doing a lot of scrolling to the left and right to use this view.

Datasheet view can be an easy environment for data entry. Or not.

• You may want to use a form (shown in the following figure) instead. A form is a specialized interface for data entry, editing, and viewing your database one record at a time, if:
• Someone else will be handling data entry
• Typing row after row of data into a big grid seems mind-numbing

Here’s a simple form for entering new records or reviewing existing ones.

The mind-numbing effect (and inherent increased margin for error) is especially likely when you have lots of fields in a database, and the user, if working in Datasheet view, has to move horizontally through the fields. A form like the one shown puts the fields in a more pleasing format, making it easier to enter data into the fields and to see all the fields simultaneously (or only those you want data entered into).

If your database is large enough that you require help doing the data entry, or if it’s going to grow over time, making an ongoing data-entry process likely, Access is the tool for you. The fact that it offers simple forms of data entry/editing is reason enough to make it your database application of choice.

Databases that require special reporting

Yet another reason to use Access is the ability it gives you to create customized reports quickly and easily. Some database programs, especially those designed for single-table databases (known as flat-file databases), have some canned reports built in, and that’s all you can do — just select a report from the list and run the same report that every other user of that software runs.

Excel 사용자의 경우 보고 기능이 쉽거나 단순하지 않으며 대규모 데이터베이스와 함께 사용하도록 설계되지 않았습니다. 스프레드시트 및 작은 단일 테이블 목록을 위한 것입니다. 또한 이러한 보고서를 보려면 Excel 도구를 훨씬 더 깊이 파고들어야 합니다. 반면에 Access는 데이터베이스 응용 프로그램이므로 보고가 주요 선행 기능입니다.

예를 들어? Excel에서 목록에 있는 하나 이상의 필드를 기준으로 데이터를 그룹화하는 보고서를 얻으려면 먼저 워크시트의 행을 정렬하고 필드를 사용하여 데이터를 정렬한 다음 소계 보고서 로 알려져 있습니다 . 이를 생성하려면 수행하려는 계산, 결과를 배치할 위치, 둘 이상의 필드를 기준으로 정렬 및/또는 부분합을 기준으로 하는지 여부를 묻는 대화 상자를 사용합니다. 결과 보고서는 인쇄용으로 설계되지 않았으며 보고서가 인쇄되는 방식을 제어하려면 스프레드시트 페이지 매김(스프레드시트의 특수 보기를 통해)을 수정해야 합니다.

액세스 중? 보고서 마법사를 실행하기만 하면 데이터를 정렬하고, 그룹화하는 방법을 선택하고, 보고서에 포함할 데이터 조각을 결정하고, 시각적 레이아웃과 색 구성표를 선택할 수 있습니다. 아무 것도 하지 않아도 보고서를 인쇄할 수 있습니다. Access는 보고용으로 만들어졌으며 결국 데이터베이스 응용 프로그램이며 보고서는 데이터를 사용하고 공유 하는 가장 중요한 방법 중 하나입니다 .

보고서는 Access에서 매우 중요한 부분이므로 최소한의 번거로움으로 보고서를 작성할 수 있을 뿐만 아니라 가장 중요한 데이터에 대한 강력한 문서를 작성하도록 사용자 정의할 수도 있습니다.

• 테이블에 있는 모든 것을 깔끔하고 읽기 쉬운 형식으로 내보내는 빠르고 간단한 보고서를 작성하십시오.

아, 단순함. 클릭 한 번으로 빠른 보고서를 작성할 수 있습니다.

• 보고서 마법사를 사용하여 단계별로 디자인하는 사용자 지정 보고서를 만듭니다. 그림에 표시된 보고서에는 성을 기준으로 정렬된 자원 봉사자가 있습니다. 이러한 옵션은 몇 번의 클릭만으로 쉽게 작동할 수 있습니다.

보고서 마법사는 이와 같은 보다 정교한(그러나 간단한) 보고서를 생성합니다.

• 소매를 걷어붙이고 새 보고서를 디자인하거나 기존 보고서를 가지고 놀면서 온갖 종류의 종소리와 휘파람을 추가할 수 있습니다. 다음 그림은 디자인 보기에서 이러한 일이 발생하는 것을 보여줍니다. 보고서의 제목(상태별 자원 봉사자 목록)이 선택되었습니다. 보고서 주위에 상자가 있고 상자의 모서리와 측면에 작은 핸들이 있습니다. 새 제목이 필요한 경우 텍스트를 편집하거나 단어를 편집할 수도 있습니다.

디자인 보기는 다소 위협적으로 보일 수 있지만 실제로 사용자 지정하려면 필요하고 즐길 수도 있습니다!

따라서 데이터베이스 테이블의 일부 또는 전체와 해당 테이블의 필드를 사용하여 Access에서 모든 종류의 사용자 지정 보고서를 만들 수 있으며 필드를 그룹화하고 원하는 순서로 배치할 수 있습니다.

• 보고서 마법사를 사용하면 보고서에 대해 미리 설정된 여러 레이아웃 중에서 선택할 수 있으며 모든 레이아웃을 행별로, 열별로 사용자 지정할 수 있습니다.
• 보고서에 포함된 내용에 대해 마음이 바뀌면 보고서를 만든 후 필드를 쉽게 추가 및 제거할 수 있습니다. 보고서의 모든 측면에 개인 스탬프를 표시하려면 디자인 보기를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
• 제목, 지침 또는 설명 텍스트 상자 및 그래픽을 추가합니다.
• 모든 보고서 페이지에 표시할 정보를 포함하도록 사용자 정의된 머리글과 바닥글을 설정합니다.

이 모든 것이 흥미롭거나 최소한 흥미롭게 들린다면 Access를 제대로 사용하고 있는 것입니다. 사용자 지정 보고서를 만들어야 하는 것이 Access를 사용하는 주요 이유입니다.