Outlook 이메일 정리: 폴더 정리

Outlook 폴더에서 불필요한 항목을 제거하는 것은 정신 건강에 필수적입니다. Outlook 받은 편지함의 모든 어수선함은 고통스러울 수 있습니다. 이 정보는 Outlook 2019 전자 메일 을 구성하고 폴더에서 쓰레기를 제거 하는 두 가지 기술인 보관 및 사서함 정리 명령에 대해 설명합니다.

Outlook 받은 편지함에서 오래된 항목 보관

경우에 따라 Outlook은 6개월 이상 된 전자 메일 메시지, 작업 및 약속을 보관 폴더에 넣습니다. 보관 폴더 는 Outlook이 오래되어 더 이상 보관할 가치가 없다고 생각하는 항목을 위한 특수 폴더입니다. Outlook은 이러한 항목을 보관 폴더로 보내는 "자동 보관"을 호출합니다. 보관된 항목은 영원히 사라지지 않습니다. 폴더 창에서 Archive Folders 폴더와 해당 하위 폴더를 열어 방문할 수 있습니다. 이러한 폴더와 하위 폴더는 항목을 처음 보관할 때 자동으로 생성됩니다.

보관 은 더 이상 중요하지 않은 항목의 메일 폴더, 작업 목록 및 일정을 제거하는 방법입니다. 항목을 보관하는 방법과 시기는 사용자에게 달려 있습니다. 항목을 보관하려면 항목을 직접 보관하거나 모든 폴더에 적용되는 기본 보관 규칙 집합을 설정하거나 폴더에 개별적인 주의가 필요하고 기본 보관 규칙이 적용되지 않아야 하는 경우 해당 항목에 대한 특별 규칙을 설정할 수 있습니다. 폴더. 각 폴더에는 고유한 보관 규칙 집합이 있거나 기본 규칙이 적용될 수 있습니다.

Outlook에 오래된 항목을 보관하는 방법을 알려주려면 다음 단계를 따르세요.

기본 보관 규칙 설정: 파일 탭에서 옵션을 선택하여 Outlook 옵션 대화 상자를 엽니다. 그런 다음 고급 탭에서 자동 보관 설정 버튼을 클릭합니다. 자동 보관 대화 상자가 표시됩니다.
특정 폴더에 대한 규칙 설정: 폴더를 선택하고 폴더 탭으로 이동한 다음 자동 보관 설정 버튼을 클릭합니다. 다음과 같이 속성 대화 상자의 자동 보관 탭이 표시됩니다.

Outlook 이메일 정리: 폴더 정리

기본 보관 규칙 만들기(왼쪽) 및 폴더 규칙 만들기(오른쪽).

Outlook의 기본 보관 규칙

자동 보관 대화 상자에서 다음 옵션을 협상하여 기본 보관 규칙을 설정합니다.

자동 보관 실행 간격: 항목을 보관할 빈도를 Outlook에 알려주는 숫자를 입력합니다.
보관 실행 전 확인 : 이 확인란을 선택하면 보관이 시작되기 전에 메시지 상자가 표시되며 원하는 경우 메시지 상자에서 아니요를 선택하여 보관을 거부할 수 있습니다.
만료된 항목 삭제(이메일 폴더만 해당): 기간이 만료된 경우 모든 이메일 메시지를 삭제하려면 이 확인란을 선택합니다.
오래된 항목 보관 또는 삭제: 항목을 보관 하지 않으 려면 이 옵션을 선택 취소 합니다.
폴더 목록에 보관 폴더 표시: 폴더 창에 보관된 폴더 버전을 유지하려면 이 옵션을 선택합니다. 보관된 항목은 검토할 수 있도록 이 폴더에 보관됩니다.
다음보다 오래된 항목 정리: 항목을 보관할 마감 기간을 선택합니다.
이전 항목을 다음으로 이동: 특정 위치에 아카이브 파일을 저장하려면 찾아보기 버튼을 클릭하고 폴더를 선택하십시오.
오래된 항목 영구 삭제: 오래된 항목을 보관하지 않고 삭제하려면 이 옵션을 선택합니다.

Outlook 폴더에 대한 보관 규칙

속성 대화 상자에서 다음 옵션 중에서 선택하여 특정 폴더에 대한 보관 규칙을 설정합니다.

이 폴더의 항목을 보관하지 않음: 폴더의 항목이 보관할 가치가 없는 경우 이 옵션을 선택합니다.
기본 설정을 사용하여 이 폴더의 항목 보관: 폴더 에 대한 기본 보관 규칙을 따르려면 이 옵션을 선택합니다.
다음 설정을 사용하여 이 폴더 보관: 폴더에 대한 보관 규칙을 설정하려면 이 옵션을 선택합니다.
다음보다 오래된 항목 정리: 폴더의 항목을 보관할 마감 기간을 선택합니다.
이전 항목을 기본 보관 폴더 로 이동: 항목을 기본값으로 선택한 폴더로 이동하려면 이 옵션을 선택합니다.
이전 항목을 다음으로 이동: 보관된 항목을 특정 위치에 저장하려면 찾아보기 버튼을 클릭하고 폴더를 선택하십시오.
오래된 항목 영구 삭제: 이 폴더의 항목을 보관하지 않고 삭제하려면 이 옵션을 선택합니다.

보관 외에도 자동으로 bric-a-brac를 제거하는 또 다른 방법은 규칙 마법사를 활용하여 특정 종류의 전자 메일 메시지가 도착했을 때 삭제하는 것입니다.

Outlook의 사서함 정리 명령 실행

사서함 정리 명령은 전자 메일 메시지 찾기, 항목 보관, 항목 삭제 및 항목의 대체 버전 삭제를 위한 다목적 명령입니다. 명령을 사용하려면 파일 탭으로 이동하여 정보를 선택하고 도구 버튼을 클릭하고 사서함 정리를 선택합니다. 사서함 정리 대화 상자가 표시됩니다. 대화 상자는 다음과 같은 다양한 Outlook 작업에 대한 빠른 시작을 제공 합니다 .

폴더가 차지하는 디스크 공간 보기 : 사서함 크기 보기 버튼을 클릭한 다음 폴더 크기 대화 상자에서 폴더 크기를 확인합니다.
항목 찾기: 옵션 버튼을 선택하여 특정 일 수보다 오래되거나 특정 킬로바이트 수보다 큰 항목을 찾고 일 또는 킬로바이트 수를 입력하고 찾기 버튼을 클릭합니다. 상세하게 찾기 대화 상자가 나타납니다.
항목 보관: 자동 보관 버튼을 클릭하여 폴더의 항목을 보관합니다.
지운 편지함 폴더 비우기: 지운 편지함 폴더를 비우려면 비우기 버튼을 클릭합니다.
항목의 모든 대체 버전 삭제 : Exchange Server 계정을 통해 이메일을 보내고 동기화 중에 생성된 항목의 대체 버전을 삭제하려면 삭제를 클릭합니다.