SharePoint Online 문서 세트로 콘텐츠 관리

Microsoft Office 365 제품군 중 하나인 SharePoint Online에서 문서 집합을 사용하면 몇 가지 기준에 따라 문서를 그룹화한 다음 문서 그룹을 단일 엔터티로 사용할 수 있습니다.

예를 들어 마케팅을 위해 작업 중인 프로젝트와 회계를 위해 작업 중인 프로젝트가 있을 수 있습니다. 마케팅 문서를 함께 그룹화하고 회계 문서를 함께 그룹화할 수 있습니다. 그런 다음 개별적으로가 아니라 단일 그룹으로 회계 또는 마케팅 문서와 상호 작용할 수 있습니다.

문서 세트를 사용하면 워크플로를 통해 모든 마케팅 문서를 일괄적으로 동시에 보내거나 모든 문서에 대한 버전 관리를 지정된 시점의 세트로 볼 수 있습니다.

문서 세트 사용을 시작하려면 먼저 사이트 모음에 대한 기능을 활성화해야 합니다. 이렇게 하려면 다음 단계를 따르세요.

사이트 작업 버튼을 클릭한 다음 사이트 설정을 클릭합니다.

이 특정 SharePoint 사이트에 대한 모든 설정을 보여주는 사이트 설정 페이지가 나타납니다.

사이트 모음 관리 그룹으로 이동하여 사이트 모음 기능 링크를 클릭합니다.

이 특정 사이트 모음에 대한 기능 페이지가 나타납니다.

문서 세트 기능 옆에 있는 활성화 버튼을 클릭합니다.

문서 세트 기능이 활성화되면 라이브러리에 기능을 추가할 수 있습니다. 문서 집합은 SharePoint의 콘텐츠 형식 형식을 취합니다. 콘텐츠 유형은 메타데이터 필드를 단일 그룹으로 그룹화한 것입니다. 예를 들어 재료, 요리 시간, 필수 조미료와 같은 메타데이터를 포함하는 콘텐츠 유형이 있는 레시피가 있을 수 있습니다.

SharePoint 문서 집합 콘텐츠 형식에는 여러 문서를 단일 엔터티로 그룹화하는 데 필요한 모든 기능이 포함되어 있습니다.

SharePoint의 공통 문서 라이브러리는 공유 문서 라이브러리입니다. 다음 단계에 따라 공유 문서 라이브러리에 문서 세트 기능을 추가할 수 있습니다.

문서 세트 기능을 추가할 라이브러리로 이동합니다.

라이브러리 탭에 있는 라이브러리 설정 버튼을 클릭합니다.

이 라이브러리에 콘텐츠 유형을 추가하려면 먼저 편집을 활성화해야 합니다.

라이브러리 설정 페이지에서 고급 설정 링크를 클릭합니다.

고급 설정 페이지가 나타나 이 라이브러리에 대한 고급 구성을 수행할 수 있습니다.

콘텐츠 형식 섹션에서 예를 선택하여 콘텐츠 형식 편집을 허용합니다.

확인을 클릭하여 라이브러리 설정 페이지로 돌아갑니다.

이제 콘텐츠 유형이라고 하는 페이지에 새 섹션이 나타납니다.

기존 사이트 콘텐츠 형식에서 추가 링크를 클릭하여 기존 사이트 콘텐츠 형식을 추가합니다.

문서 세트 콘텐츠 유형을 선택하고 추가 버튼을 클릭한 다음 확인을 클릭합니다.

이제 문서 세트 기능이 라이브러리에 추가되었으므로 새 문서 세트를 작성할 수 있습니다. 새 문서 세트를 만들려면 리본의 문서 탭을 클릭한 다음 새 문서 드롭다운 메뉴에서 문서 세트를 선택합니다.

문서 세트는 다른 문서와 마찬가지로 공유 문서 라이브러리에 표시됩니다. 라이브러리의 단일 문서와 상호 작용하는 것처럼 문서 세트와 상호 작용할 수 있습니다. 그러나 차이점은 문서 세트를 클릭하면 단일 문서가 아닌 문서 그룹이 열립니다.

문서 세트를 열면 리본에 새 문서 세트 탭이 나타납니다. 이 탭을 사용하면 속성 편집, 보안 권한 변경, 문서 공유, 버전 캡처 또는 워크플로를 통해 일괄 처리로 모든 문서 푸시와 같은 기능을 사용하여 문서 세트를 관리할 수 있습니다.