쉐어포인트란? 주요 특징 및 기능

이메일, 삭제된 문서, 폴더 및 포스트잇 메모의 바다에서 중요한 문서를 잃어버리는 데 지치셨습니까?

3주 전에 상사가 요청한 파일을 찾기 위해 GPS가 필요하다고 느낄 때가 있습니까? 독자 여러분, 두려워하지 마십시오. Microsoft SharePoint라는 영웅이 있습니다.

SharePoint는 조직에 문서, 일정, 작업 등과 같은 다양한 유형의 콘텐츠를 관리, 공유 및 공동 작업할 수 있는 중앙 집중식 공간을 제공하는 Microsoft에서 개발한 웹 기반 플랫폼입니다.

이 플랫폼을 통해 사용자는 액세스를 제어하고 정보를 표시하며 프로세스를 간소화하기 위한 사용자 정의 가능한 사용자 권한 및 워크플로를 사용하여 다양한 부서, 프로젝트 또는 팀을 위한 사이트를 만들 수 있습니다.

SharePoint의 강력한 기능은 조직의 특정 요구 사항을 충족하도록 맞춤화할 수 있으므로 생산성과 공동 작업을 강화하는 데 필수적인 도구가 됩니다.

그러나 그것은 빙산의 일각에 불과합니다! 다음 섹션에서는 Microsoft SharePoint의 역사, 핵심 기능, 사용 가능한 버전, Microsoft 통합 및 잠재적 사용 사례에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

원하는 음료를 들고 앉아서 SharePoint의 경이로움을 함께 살펴보겠습니다.

목차

• 셰어포인트란?
• 셰어포인트의 역사
  • 현재의 셰어포인트
• SharePoint의 상위 6가지 핵심 기능 및 기능
  • 1. 협업
  • 2. 콘텐츠 관리
  • 3. 워크플로 자동화
  • 4. 소셜 기능
  • 4. 비즈니스 인텔리전스
  • 5. 검색
• SharePoint 버전 및 가격
  • 셰어포인트 온라인
  • 셰어포인트 서버
  • SharePoint Foundation 및 SharePoint 디자이너
• Microsoft 생태계와 통합
  • 마이크로소프트 오피스 365
  • 마이크로소프트 팀
  • 파워플랫폼
• Microsoft SharePoint 사용 사례
• 결론

셰어포인트란?

상상해 보세요. 하루 일과를 시작하면 넘쳐나는 받은 편지함, 끝없는 할 일 목록, 끊이지 않는 산더미 같은 결과물을 맞이하게 됩니다. 압도적으로 들리 죠? 이럴 때 Microsoft SharePoint가 도움이 됩니다!

그렇다면 셰어포인트는 무엇인가? 간단히 말해서 조직이 다음과 같은 웹 응용 프로그램을 통해 다양한 유형의 콘텐츠 및 작업을 관리, 저장 및 공유할 수 있는 중앙 위치를 제공하는 Microsoft에서 개발한 플랫폼입니다.

• 문서 : Word, Excel, PowerPoint, PDF 등

• 공유 일정 : 팀 일정, 프로젝트 마감일 및 회의

• 작업 : 할 일 목록, 워크플로 및 승인

• 최신 목록 : 연락처, 공유 사서함, 인벤토리, 메타데이터 및 고객 정보

Microsoft SharePoint에는 강력한 공동 작업 도구가 포함되어 있어 사용자가 콘텐츠에 대해 실시간으로 함께 작업하고, 업데이트를 공유하고, 피드백을 모두 한 곳에서 받을 수 있습니다. 또한 검색 기능을 통해 올바른 문서나 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.

하지만 더 있습니다! 다음 섹션에서는 핵심 제품 기능을 살펴보기 전에 SharePoint의 20년 이상의 역사를 살펴보겠습니다.

조직의 생산성을 한 단계 끌어올리고 싶다면 계속 읽으면서 SharePoint의 잠재력을 최대한 활용하십시오.

셰어포인트의 역사

폴더폰이 대유행이었고 MySpace가 인기 소셜 네트워크였으며 SharePoint가 Microsoft의 눈에는 희미한 빛일 뿐이던 시절로 돌아가 추억의 길을 걸어 봅시다.

맞습니다. 우리는 2000년대 초반에 대해 이야기하고 있습니다. 인터넷이 아직 초기 단계에 있었고 세상이 협업과 콘텐츠 관리의 중요성을 이제 막 이해하기 시작한 때였습니다.

마이크로소프트 셰어포인트는 2001년에 처음 소개되었는데, 그때는 세상이 이메일을 보내고 고양이 비디오를 검색하는 것 이상으로 인터넷을 사용한다는 생각에 여전히 익숙해졌을 때였습니다.

이 MS 프로젝트의 초기 버전은 팀이 문서를 공유하고 프로젝트에서 공동 작업을 할 수 있는 기본 웹 응용 프로그램이었습니다. 정확히 게임 체인저는 아니었지만 다가올 일의 토대를 마련했습니다.

수년에 걸쳐 SharePoint 플랫폼은 계속 발전하여 모든 규모의 기업과 조직에 없어서는 안 될 도구가 된 새로운 기능을 추가했습니다.

2003년에 Microsoft는 고급 콘텐츠 관리 및 검색 기능을 허용하는 SharePoint Portal Server를 출시했습니다.

그리고 2006년에는 소셜 기능과 비즈니스 인텔리전스 기능을 도입한 Microsoft Office SharePoint Server 2007이 출시되었습니다.

현재의 셰어포인트

SharePoint Server 2010이 출시되고 나서야 플랫폼이 본격적으로 주목을 받기 시작했습니다.

향상된 사용자 인터페이스와 문서 공동 작성 및 워크플로 자동화와 같은 강력한 새 기능을 갖춘 SharePoint 2010은 빠르게 공동 작업 및 콘텐츠 관리를 위한 기본 플랫폼이 되었습니다.

오늘날 SharePoint는 문서 관리 및 비즈니스 의사 결정에서 소셜 공동 작업 및 검색 기능에 이르기까지 광범위한 기능을 제공하는 강력한 플랫폼입니다.

그러나 이 모든 것은 팀이 프로젝트에서 정보를 공유하고 협업해야 한다는 단순한 아이디어에서 시작되었습니다.

다음 섹션에서는 SharePoint를 비즈니스 및 조직을 위한 강력한 도구로 만드는 기능에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

SharePoint의 상위 6가지 핵심 기능 및 기능

Microsoft SharePoint는 지루하고 오래된 문서 관리 시스템이 아닙니다. 비즈니스와 조직이 협업하고, 프로세스를 자동화하고, 데이터 기반 의사 결정을 내리는 데 도움이 되는 기능이 풍부한 플랫폼입니다.

이 섹션에서는 SharePoint를 디지털 작업 공간을 위한 강력한 도구로 만드는 몇 가지 주요 기능에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

1. 협업

협업부터 시작하겠습니다. Microsoft SharePoint는 팀이 정보를 공유하고 SharePoint 환경에서 보다 효과적으로 협력할 수 있도록 다양한 도구를 제공합니다.

서로 다른 부서 또는 프로젝트에 대한 팀 사이트를 만들고 이를 사용하여 문서를 저장 및 구성하고 작업을 추적하며 업데이트를 실시간으로 공유할 수 있습니다.

또한 버전 제어 및 공동 작성 과 같은 기능을 통해 모든 사람이 동일한 버전의 문서에서 작업하고 끝없는 이메일 체인의 두통을 피할 수 있습니다.

SharePoint의 공동 작업 기능을 사용하면 공동 작성이 가능하고 사용자가 SharePoint 사이트를 만들고, 공유 문서에 액세스하고, 업데이트를 빠르게 공유하고, 피드백을 제공할 수 있습니다.

또한 이 플랫폼은 사용자 지정 가능한 권한 설정을 제공하므로 SharePoint 사이트의 특정 문서에 액세스할 수 있는 사람을 제어할 수 있습니다.

2. 콘텐츠 관리

SharePoint 사이트를 통해 사용자는 중앙 집중식 문서 라이브러리에서 문서를 쉽게 생성, 업로드 및 저장할 수 있습니다. 사용자는 MS Teams와의 통합을 사용하여 커뮤니케이션을 더욱 향상시킬 수도 있습니다.

SharePoint 홈은 또한 버전 제어를 제공하므로 변경 사항을 추적하고 모든 사람이 최신 정보로 작업하도록 할 수 있습니다.

3. 워크플로 자동화

SharePoint 사이트는 단순한 문서 관리 시스템 그 이상입니다. 또한 강력한 비즈니스 프로세스 자동화 기능을 제공하여 워크플로를 간소화하고 반복 작업을 자동화할 수 있습니다.

SharePoint 워크플로는 사용자 지정이 가능하며 작업을 자동화하고 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 예를 들어 문서 승인, 알림 전송, 직원 온보딩 또는 피드백 수집을 위한 워크플로우를 설정할 수 있습니다.

또한 Power Automate(이전의 Microsoft Flow)와의 통합을 통해 SharePoint 사이트를 넘어 다양한 앱과 서비스에 걸쳐 프로세스를 자동화할 수도 있습니다.

4. 소셜 기능

또한 SharePoint는 동료와 연결하고 조직 전체에서 지식을 공유할 수 있는 커뮤니케이션 사이트를 만드는 소셜 기능을 제공합니다.

소셜 도구를 사용하여 직원들이 아이디어와 모범 사례를 공유하고 프로젝트에서 공동 작업할 수 있는 실천 커뮤니티 역할을 하는 SharePoint 환경을 만들 수 있습니다.

4. 비즈니스 인텔리전스

그리고 비즈니스 인텔리전스를 잊지 말자! SharePoint를 사용하면 강력한 대시보드 및 보고서를 생성하여 여러 서버에서 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

SharePoint의 기본 제공 분석 및 보고 도구를 사용하고 프로젝트 서버를 LuckyTemplates 와 통합하여 대화형 시각화 및 인사이트를 만들 수 있습니다.

5. 검색

SharePoint의 강력한 검색 기능을 통해 사용자는 특정 문서, 프로젝트 사이트 페이지 또는 동료 프로필 등 필요한 콘텐츠를 빠르게 찾을 수 있습니다.

이러한 기능은 SharePoint를 현대 작업 공간의 필수 도구로 만드는 핵심 기능 중 일부에 불과합니다. 하지만 각기 다른 기능을 가진 다양한 버전의 SharePoint가 있다는 사실을 알고 계셨습니까?

다음 섹션에서는 조직에 적합한 버전을 찾을 수 있도록 SharePoint Online에서 SharePoint Server에 이르기까지 다양한 버전의 SharePoint를 살펴보겠습니다.

SharePoint 버전 및 가격

이 섹션에서는 다양한 버전의 SharePoint와 다양한 조직 요구 사항을 충족하는 방법에 대해 설명합니다.

다양한 버전을 사용할 수 있지만 현재 개발 중인 두 가지 버전은 온라인 및 온-프레미스 버전인 SharePoint Online 및 SharePoint Server입니다.

셰어포인트 온라인

SharePoint Online은 Microsoft Office 365 구독 계획에 포함된 플랫폼의 클라우드 기반 버전이며 SharePoint 모바일 앱을 통해 액세스할 수 있습니다.

자체 SharePoint 서버를 관리하는 번거로움 없이 SharePoint의 이점을 누리고자 하는 조직에 적합합니다.

SharePoint Online을 사용하면 사용자는 인터넷 연결 및 웹 브라우저가 있는 모든 장치(모바일 장치 포함)에서 SharePoint의 모든 기능에 액세스할 수 있으므로 최신 작업 공간을 위한 유연하고 편리한 옵션이 됩니다.

SharePoint Online의 장점은 다음과 같습니다.

• 인터넷 연결이 있는 모든 장치에서 액세스 가능

• 자체 서버 또는 웹 파트를 관리할 필요 없음

• 자동 업데이트 및 새로운 기능

• 다른 Microsoft Office 365 앱과 통합

SharePoint Online은 Microsoft Office 365 구독 의 일부로 사용할 수 있습니다 . 가격은 선택한 구독 플랜에 따라 다르지만 SharePoint Online은 기본 Microsoft Office 365 Business Basic 플랜을 제외한 모든 플랜에 포함되어 있습니다.

셰어포인트 서버

SharePoint Server는 조직의 서버에 설치할 수 있는 SharePoint의 온-프레미스 버전입니다.

SharePoint Online의 모든 기능과 추가 사용자 지정 옵션, 데이터 저장소 및 기타 보안 제어에 대한 제어 기능을 제공합니다.

SharePoint 온프레미스 사용은 SharePoint 환경을 완벽하게 제어해야 하거나 특정 보안 및 규정 준수 요구 사항이 있는 웹 사이트를 만들어야 하는 조직에 적합합니다.

SharePoint Server의 몇 가지 장점은 다음과 같습니다.

• 데이터 저장소, 문서 라이브러리 및 보안에 대한 전체 제어

• SharePoint 사이트에 대한 추가 사용자 지정 옵션

• 다른 SharePoint 온프레미스 시스템과 통합

• 배포 옵션의 유연성 향상

SharePoint Server 2019는 서버 및 서버에 액세스하는 사용자 또는 장치별로 라이선스가 부여됩니다. Standard CAL(클라이언트 액세스 라이선스)과 Enterprise CAL의 두 가지 라이선싱 모델을 사용할 수 있습니다 .

Standard CAL은 기본 SharePoint 기능을 제공하는 반면 Enterprise CAL은 비즈니스 인텔리전스 및 엔터프라이즈 검색과 같은 고급 기능을 포함합니다.

SharePoint Foundation 및 SharePoint 디자이너

이 두 사람은 찬사를 받을 자격이 있습니다. 둘 다 더 이상 활발히 개발되지 않는 무료 도구이며 향후 버전에서 발견되는 제품 기능을 비활성화할 수도 있습니다. 그러나 일부 버전은 여전히 ​​최신 운영 체제에서 작동합니다.

SharePoint Designer는 일반적으로 SharePoint 위에 사용자 지정 워크플로 및 솔루션을 만들려는 고급 사용자 또는 개발자가 사용합니다.

반면에 SharePoint Foundation은 기본, 문서 공유, 관리 및 공동 작업에 사용할 수 있는 무료 엔트리 레벨 버전의 SharePoint입니다.

SharePoint Online 또는 SharePoint Server의 모든 기능이 필요하지 않지만 여전히 파일 공유와 같은 이점을 누리고자 하는 초보자와 소규모 조직을 위한 훌륭한 출발점입니다.

SharePoint Foundation의 장점은 다음과 같습니다.

• 무료 사용

• 기본 문서 관리 및 협업 기능

• 간편한 설정 및 사용

다양한 버전과 가격 옵션을 살펴보았으므로 이제 SharePoint의 또 다른 중요한 측면인 다른 Microsoft 제품과의 통합에 대해 살펴보겠습니다.

SharePoint는 Teams, OneDrive와 같은 제품과 통합될 수 있으며 Power Platform은 기능을 크게 향상시킬 수 있습니다.

다음 섹션에서는 SharePoint가 이러한 제품과 어떻게 통합되고 조직의 생산성과 공동 작업을 개선할 수 있는지 자세히 살펴봅니다. 자, 뛰어들자!

Microsoft 생태계와 통합

다른 Microsoft 제품과의 통합은 원활한 공동 작업, 간소화된 워크플로 및 최신 환경을 제공하므로 주요 이점입니다.

이 섹션에서는 SharePoint와 통합되는 일부 주요 Microsoft 제품을 자세히 살펴봅니다.

마이크로소프트 오피스 365

Office 365 에코시스템의 일부인 SharePoint는 Excel , Word 및 PowerPoint 와 같은 다른 생산성 도구와 원활하게 통합됩니다 . 이를 통해 실시간으로 문서에 액세스하고 공유할 수 있으므로 팀이 같은 페이지에 머물 수 있습니다.

Office 365 서비스 제품군에 SharePoint를 통합함으로써 조직 비즈니스 사용자는 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.

• 보안 액세스 제어를 통한 중앙 집중식 파일 스토리지

• 협업 및 간소화된 팀 커뮤니케이션

• 유연하고 사용자 정의 가능한 팀 사이트 디자인

마이크로소프트 팀

Microsoft Teams는 팀이 실시간으로 채팅하고, 파일을 공유하고, 프로젝트에서 공동 작업할 수 있는 공동 작업 플랫폼입니다. Teams는 SharePoint와 통합되어 사용자가 Teams 인터페이스에서 직접 SharePoint 파일 및 문서에 액세스할 수 있습니다.

Microsoft Teams와 통합하여 다음을 수행할 수 있습니다.

• 팀과 공유된 최신 문서에 쉽게 액세스

• 다른 팀원과 동시에 문서 공동 작업

• 수정 사항 추적 및 버전 기록 유지

파워플랫폼

SharePoint는 Power Automate , Power Apps 및 LuckyTemplates 와 같은 Microsoft Power Platform 도구 와 상호 작용합니다 . Power Platform 기능을 활용하여 사용자 지정 자동화, 앱 솔루션 및 데이터 시각화를 SharePoint 커뮤니케이션 사이트에 추가할 수 있습니다.

Power Platform 통합을 통해 다음을 수행할 수 있습니다.

• SharePoint와 다른 앱 및 서비스 간에 자동화된 워크플로 생성

• SharePoint 데이터를 관리하고 표시하는 맞춤형 앱 구축

• LuckyTemplates로 강력한 데이터 시각화 생성

Microsoft 에코시스템과의 통합을 통해 SharePoint의 잠재력을 최대한 활용하여 조직 내에서 협업과 혁신을 위한 무한한 가능성을 창출할 수 있습니다.

다음 섹션에서는 SharePoint의 몇 가지 잠재적인 실제 사용 사례를 자세히 살펴보겠습니다. 갑시다!

Microsoft SharePoint 사용 사례

아시다시피 SharePoint는 여러 산업 분야에서 광범위한 사용 사례가 있는 다용도 플랫폼이며 많은 조직에서 즐겨 사용합니다. 다음은 SharePoint의 가장 일반적인 사용 사례 중 일부입니다.

1. 문서 관리 : SharePoint의 문서 관리 시스템 기능은 가장 많이 사용되는 기능 중 하나입니다. 조직에서는 SharePoint를 사용하여 서로 다른 데이터 원본의 문서를 저장, 구성 및 관리할 수 있으므로 팀 구성원이 최신 버전의 문서에 쉽게 액세스하고 공동 작업을 수행할 수 있습니다. SharePoint의 버전 제어 및 체크인/체크아웃 기능은 충돌을 방지하고 팀 구성원이 온-프레미스 또는 온라인에서 최신 버전의 문서로 항상 작업하도록 합니다.

2. 인트라넷 및 포털 : SharePoint를 사용하여 내부 통신, 정보 공유, 최신 웹 파트 및 공동 작업을 위한 독립 실행형 인트라넷 사이트 및 포털을 만들 수도 있습니다. 인트라넷 사이트는 회사 정책 및 절차뿐만 아니라 뉴스, 이벤트, Wiki 및 중요한 발표를 포함하도록 사용자 정의할 수 있습니다. 내장된 검색 기능을 통해 최종 사용자는 온프레미스에 저장된 민감한 정보를 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다.

3. 프로젝트 관리: SharePoint의 프로젝트 관리 기능은 팀이 처음부터 끝까지 프로젝트를 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 팀은 SharePoint를 사용하여 프로젝트 사이트 페이지를 만들고, 작업을 할당하고, 진행 상황을 추적하고, 사이트 구조를 수정하고, 단일 서버에서 프로젝트 문서에 대한 공동 작업을 수행할 수 있습니다. 다른 Office 365 제품 및 MS Teams 및 Planner와 같은 Office 응용 프로그램과의 통합으로 프로젝트 관리 기능도 향상될 수 있습니다.

4. 비즈니스 프로세스 자동화: SharePoint와 Power Automate (이전의 Microsoft Flow) 통합을 통해 사용자는 반복적인 작업과 프로세스를 자동화할 수 있습니다. Power Automate와 함께 SharePoint 팜을 사용하여 대용량 파일 지원을 통해 문서 승인 프로세스와 같은 워크플로를 자동화할 수 있습니다.

SharePoint에는 광범위한 사용 사례가 있으며 이는 몇 가지 예일 뿐입니다. 조직의 요구 사항에 관계없이 이 플랫폼은 SharePoint 추가 기능과 함께 생산성 및 대상 대상 지정을 개선하고 워크플로를 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

결론

SharePoint는 조직 및 비즈니스 연결 서비스가 생산성을 개선하고 공동 작업을 강화하는 데 도움이 되는 강력하고 다양한 플랫폼입니다.

인트라넷 및 포털 기능, Office 365 응용 프로그램 통합, 프로젝트 관리 도구, 웹 파트, 액세스 서비스 및 비즈니스 프로세스 자동화 기능을 갖춘 SharePoint 원스톱 솔루션은 모든 규모와 산업의 조직을 위한 솔루션입니다.

또한 SharePoint는 MS Teams, OneDrive, Outlook 및 Power Automate와 같은 다른 Office 365 제품 및 Office 서비스와 통합되어 워크플로를 향상하는 데 훨씬 더 유용한 웹 응용 프로그램이 됩니다.

또한 다양한 가격 옵션과 배포 모델을 사용할 수 있으므로 모든 조직의 요구 사항과 예산에 맞게 조정할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스를 간소화하려는 소규모 기업이든, 팀워크, 내부 커뮤니케이션 및 여러 부서 및 위치 간의 공동 작업을 개선하려는 대기업이든 관계없이 SharePoint는 고려할 가치가 있는 플랫폼입니다.

SharePoint를 웹 애플리케이션으로 사용하는 이점에 대해 자세히 알아보려면 아래 자습서를 확인하십시오.