Excel 파일의 크기를 줄이는 방법 – 6가지 효과적인 방법

대용량 Excel 파일을 처리하는 것은 특히 파일을 빠르게 공유하거나 로드해야 하는 경우 어려울 수 있습니다. 이 기사에서는 중요한 데이터를 잃지 않고 Excel 파일 크기를 줄이는 6가지 효과적인 방법을 배웁니다.

이러한 기술을 이해하고 적용하기 위해 전문적인 Excel 기술이 필요하지 않습니다. 제시된 방법은 간단하고 따라하기 쉬우므로 다양한 경험 수준의 사용자가 액세스할 수 있습니다.

Excel 파일 크기를 줄이면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 공간 절약

• 더 쉽게 작업 공유

• 느리고 끈적한 Excel 파일 수정

그것에 들어가자.

목차

• Excel 파일 크기 이해
• Excel 파일 크기를 줄이는 6가지 방법
• #1 – Excel 수식 최적화
  • 수식 단순화
  • 효율적인 기능 사용
  • 불필요한 수식 제거 및 값으로 변환
• #2 – 데이터 관리 및 서식 지정
  • 사용하지 않는 행 및 열 제거
  • 포맷 복잡성 감소
  • 데이터를 테이블로 변환
• #3 – 이미지 및 개체 압축
• #4 – 대용량 Excel 파일 분할
• #5 – 다른 형식으로 파일 저장
  • 이진 Excel 통합 문서
  • CSV 형식
• #6 – 피벗 테이블 캐시 삭제
• 반올림하자

Excel 파일 크기 이해

Excel 파일 크기가 커지는 요인은 다양합니다. Excel 스프레드시트에 기여하는 요소를 알면 크기를 효과적으로 줄이기 위한 전략을 식별하는 데 도움이 됩니다.

다음은 Excel 시트 파일 크기에 영향을 줄 수 있는 몇 가지 주요 요소입니다.

• 데이터 및 콘텐츠: 통합 문서에 있는 데이터, 개체, 데이터 캐시 및 포함된 이미지가 많을수록 파일 크기가 커집니다.

• 수식: 복잡하고 긴 수식을 사용하면 특히 많은 수의 셀에 적용할 경우 파일 크기가 커질 수 있습니다. 또한 불필요한 수식도 파일 크기를 크게 만듭니다.

• 서식: 셀 스타일, 조건부 서식 및 병합된 셀과 같은 모든 서식은 파일 크기를 증가시킬 수 있습니다.

• 숨겨지거나 사용되지 않는 데이터: 과도한 데이터가 포함된 숨겨지거나 불필요한 워크시트, 행 또는 열도 결정적인 요인이 될 수 있습니다.

• 피벗 캐시: 피벗 테이블은 데이터 캐시에 연결되어 있어 파일 크기가 크게 증가할 수 있습니다. 피벗 테이블 캐시를 제거하면 원인을 해결할 수 있습니다.

• 파일 형식: Excel 파일 형식도 파일 크기에 영향을 줄 수 있습니다. 이진 형식(.xlsb)의 파일은 일반적으로 기본 XML 형식(.xlsx)보다 작습니다.

이러한 요소를 이해하면 다양한 전략을 효과적으로 적용하여 Excel 파일 크기를 줄여 보다 관리하기 쉽고 효율적으로 만들 수 있습니다.

이제 줄여봅시다!

Excel 파일 크기를 줄이는 6가지 방법

Excel 파일을 줄이는 6가지 방법은 다음과 같습니다.

• Excel 수식 최적화

• 데이터 및 형식 관리

• 이미지 및 개체 압축

• 대용량 Excel 파일 분할

• 다른 형식으로 파일 저장

• 피벗 테이블 캐시 삭제

Excel 파일의 파일 크기를 줄이는 최적의 방법을 선택할 수 있도록 이러한 방법을 실행해 보겠습니다.

#1 – Excel 수식 최적화

Excel 수식 최적화는 통합 문서의 파일 크기를 줄이고 성능을 향상시키는 좋은 방법입니다.

이 섹션에서는 수식 단순화, 효율적인 함수 사용, 불필요한 수식 제거 및 값으로 변환의 세 가지 방법을 다룹니다.

수식 단순화

복잡한 수식을 사용하면 Excel 파일 크기가 커지고 통합 문서 속도가 느려질 수 있습니다.

수식을 단순화하려면 다음 단계를 따르십시오.

1. 긴 수식을 더 작고 관리하기 쉬운 부분으로 나눕니다.

2. 불필요한 중첩 함수를 사용하지 마십시오. 대신 도우미 열 또는 행을 사용하여 중간 계산을 수행합니다.

3. 동일한 계산을 여러 번 반복하지 않으려면 셀 참조를 사용하십시오.

효율적인 기능 사용

적절한 기능을 선택하면 통합 문서의 성능에 큰 영향을 미치고 공간을 절약할 수 있습니다. 다음은 사용법에 따른 몇 가지 효율적인 기능입니다.

• VLOOKUP 또는 HLOOKUP 대신 INDEX 및 MATCH를 사용하여 보다 다양하고 효율적인 조회를 수행합니다.

• 여러 SUMIF 또는 COUNTIF 함수를 사용하는 대신 SUMIFS 및 COUNTIFS를 활용하십시오. 또한 SUMIFS 및 COUNTIFS를 사용하여 조건부 계산을 간소화하십시오.

• 오류를 처리하기 위해 여러 IF 함수를 중첩하는 대신 IFERROR를 사용합니다. 또한 오류가 발생할 때 기본값을 제공하도록 IFERROR를 선택하십시오.

효율성을 최대화하고 가독성을 유지하려면 Excel 수식으로 작업할 때 이러한 팁과 전략을 사용하는 것을 잊지 마십시오.

불필요한 수식 제거 및 값으로 변환

Excel 시트에 수식이 너무 많으면 크기가 크게 증가할 수 있습니다.

수식을 제거하고 값으로 변환하면 많은 공간을 절약할 수 있습니다. 이에 대한 단계별 가이드는 다음과 같습니다.

1. Excel 파일을 열고 전체 시트를 선택합니다. F5를 누르고 이동 창이 나타날 때까지 기다립니다. 그런 다음 특수 를 선택합니다 .

2. 수식 라디오 상자를 선택 하고 확인을 클릭합니다 .

3. 수식이 있는 행/열이 선택됩니다. 홈 탭 에서 복사 버튼을 선택합니다 .

4. 빈 셀을 선택하고 붙여넣기 드롭다운을 선택합니다 .

5. 값 붙여넣기에서 값 붙여넣기 로고를 선택합니다.

#2 – 데이터 관리 및 서식 지정

Excel 파일 데이터 및 서식을 관리하면 전체 크기에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

다음은 데이터 및 서식을 관리하여 Excel 파일 크기를 줄이는 세 가지 방법입니다.

사용하지 않는 행 및 열 제거

Excel 파일의 크기를 줄이려면 사용하지 않는 행과 열을 제거하는 것이 중요합니다. 이를 달성하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 머리글을 클릭하여 사용하지 않은 행이나 열을 선택합니다 .

2. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다 . 그런 다음 삭제 를 선택합니다 .

포맷 복잡성 감소

Excel 문서의 파일 크기를 줄이는 또 다른 방법은 형식을 단순화하는 것입니다. 다음 사항을 염두에 두십시오.

• 통합 문서에 사용되는 글꼴, 글꼴 크기 및 색상 수를 줄입니다.

• 시각적 구성에 필요하지 않은 셀 배경색과 테두리를 제거합니다.

• 불필요한 조건부 서식 규칙을 제거합니다.

데이터를 테이블로 변환

데이터를 표로 변환하면 정렬, 필터링, 구조적 참조와 같은 효율적인 Excel 기능을 활용하여 파일 크기를 최소화하고 탐색을 개선할 수 있습니다.

데이터를 테이블로 변환하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 표로 변환할 데이터 범위를 선택합니다.

2. 삽입 탭 으로 이동하여 표 버튼을 클릭합니다 .

3. 데이터 범위에 머리글 행이 포함된 경우 내 테이블 에 머리글 있음 확인란을 선택한 다음 확인을 클릭합니다 .

4. 데이터가 테이블로 변환됩니다.

#3 – 이미지 및 개체 압축

스프레드시트 내의 이미지를 압축하면 Excel 통합 문서의 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 이미지를 압축하려면 다음의 간단한 단계를 따르십시오.

1. 압축할 이미지를 선택합니다.

2. 이미지를 선택하자마자 나타나는 형식/그림 형식 탭 으로 이동합니다 .

3. 조정 그룹에서 그림 압축 대화 상자를 클릭합니다.

4. 선택한 사진에만 압축을 적용하거나 모든 사진에 압축을 적용하는 등 필요에 맞는 압축 옵션을 선택합니다. 이메일(96ppi)을 선택하는 것을 잊지 마십시오 . 그런 다음 확인 을 클릭합니다 .

이미지 외에도 차트 및 도형과 같은 포함된 개체를 최적화하여 파일 크기를 최소화할 수 있습니다. 객체를 압축하려면 다음 단계를 따르십시오.

1. 압축하려는 개체를 선택하고 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.

2. 개체 서식 을 클릭합니다 .

3. 크기 탭 으로 이동합니다 .

4. 파일 크기와 시각적 표현 간의 균형을 고려하여 개체에 적합한 크기 옵션을 선택합니다. 그런 다음 확인 을 클릭합니다 .

#4 – 대용량 Excel 파일 분할

큰 Excel 파일을 처리할 때 더 작고 관리하기 쉬운 파일로 나누면 전체 크기를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

1. 먼저 데이터를 분석하고 파일을 분할할 논리적 지점을 결정합니다. 이러한 포인트는 지역, 기간 또는 데이터와 관련된 기타 요소를 기반으로 할 수 있습니다.

2. 이러한 지점을 식별했으면 이러한 작은 섹션 각각에 대해 새 Excel 파일을 만듭니다. 각 섹션에 해당하는 데이터를 선택한 다음 Ctrl+C를 눌러 복사 하면 됩니다 .

3. 새 Excel 통합 문서를 열고 Ctrl+V를 눌러 데이터를 새 파일에 붙여넣습니다. 콘텐츠를 식별할 수 있도록 각각의 새 파일을 의미 있는 이름으로 저장합니다.

팁: 초기 Excel 파일을 더 작은 파일로 분할한 후에는 원본 데이터를 제거해야 합니다.

이 단계를 완료하면 원본 대용량 파일이 더 작고 관리하기 쉬운 파일로 분리되어 성능이 향상되고 공유가 더 쉬워집니다.

#5 – 다른 형식으로 파일 저장

Excel 파일의 크기를 줄이는 한 가지 방법은 파일을 다른 형식으로 저장하는 것입니다. 몇 가지 형식을 사용하면 파일에 저장된 데이터를 잃지 않고 파일 크기를 더 작게 유지할 수 있습니다.

이진 Excel 통합 문서

Excel 파일을 기본 XLSX 형식으로 저장하는 대신 이진 Excel 통합 문서(XLSB 파일 형식)로 저장하는 것이 좋습니다. XLSB 형식은 데이터를 더 잘 압축하고 특히 대용량 파일의 경우 더 빨리 열고 저장하는 경향이 있습니다.

파일을 XLSB 형식으로 저장하려면 다음 단계를 따르세요.

1. 파일 탭을 클릭합니다 .

2. 다른 이름으로 저장을 선택합니다 .

3. 추가 옵션을 선택합니다 .

4. 파일 대상을 선택하고 파일 형식 블록을 선택합니다.

5. 파일 형식 드롭다운 메뉴에서 Excel Binary Workbook 을 선택합니다 .

6. 저장을 클릭하여 프로세스를 완료합니다.

CSV 형식

파일 크기를 줄이는 또 다른 옵션은 데이터를 쉼표로 구분된 값(CSV) 파일로 저장하는 것입니다. 이 형식은 쉼표로 구분된 원시 데이터만 유지하므로 불필요한 형식을 제거하는 데 특히 유용합니다.

파일을 CSV 형식으로 저장하려면 다음 단계를 따르세요.

1. 파일 > 다른 이름으로 저장 > 추가 옵션으로 이동하여 파일 대상을 선택하고 블록 형식으로 저장을 클릭합니다 .

2. CSV(쉼표로 구분)를 선택합니다 .

3. 저장을 클릭하여 프로세스를 완료합니다.

참고: CSV 형식은 복잡한 수식, 매크로 또는 서식이 있는 파일에는 적합하지 않습니다.

#6 – 피벗 테이블 캐시 삭제

피벗 테이블은 데이터를 계산, 분석 및 요약하는 데 도움이 되는 강력한 도구입니다. 그러나 하나를 만들면 원본 소스 데이터의 복사본을 보유하는 객체인 Pivot Cache가 자동으로 생성됩니다.

피벗 테이블에서 변경한 내용은 원본 소스 데이터에 직접 연결되지 않습니다. 대신 피벗 캐시에 있습니다.

따라서 피벗 테이블로 작업할 때 중복 데이터를 제거하고 공간을 절약하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 피벗 테이블을 선택하고 피벗 테이블 분석 탭을 선택합니다. 피벗 테이블에서 옵션을 클릭합니다 .

2. 데이터 탭을 선택합니다.

3. 원본 데이터 저장을 선택 취소 하고 파일을 열 때 데이터 새로 고침을 선택합니다 .

4. 확인을 클릭하여 저장합니다.

반올림하자

이 기사에서는 Excel 파일의 크기를 줄이는 방법에 대한 6가지 방법을 배웠습니다. 이러한 기술을 적용하면 Excel의 실행 속도를 개선하고 다른 사람과 파일을 보다 쉽게 ​​공유할 수 있습니다.

기억해:

• 비어 있거나 숨겨진 셀을 포함하여 불필요한 데이터 삭제 또는 지우기

• 이미지 압축

• Excel 바이너리 형식으로 파일 저장

• 수식 확인 및 최적화

• 조건부 서식 제거

• 피벗 캐시를 깨끗하게 유지

다음 단계를 따르면 Excel 파일 크기를 효과적으로 줄이고 스프레드시트를 보다 효율적이고 체계적으로 사용할 수 있습니다.

더 많은 학습을 위해 Excel에서 고유 값 계산은 어떻습니까? 아래 동영상을 확인하세요.