MS 셰어포인트 보기 | 생성 및 저장

이 자습서에서는 SharePoint에서 보기를 만들고 저장하는 방법에 대해 설명합니다. 필터링 및 정렬은 특히 SharePoint 목록 또는 라이브러리에 데이터를 표시할 때 보기를 유용하게 만듭니다. SharePoint 보기를 만들 때 실제 파일이나 데이터 자체는 변경하지 않고 데이터나 파일이 표시되는 방식만 변경합니다. 이 자습서에서도 설명할 보기를 만드는 두 가지 방법이 있습니다.

SharePoint 보기는 데이터를 간단하게 표현한 것입니다. 

문서 라이브러리에는 기본적으로 모든 파일이 표시됩니다. 그러나 조직 내의 일부 사람들은 매번 파일을 필터링하거나 그룹화할 필요 없이 특정 보기 또는 데이터 표현을 즉시 보기를 원합니다. 

예를 들어 CEO는 이 문서 라이브러리를 방문할 때마다 이미 부서별로 그룹화된 파일을 표시하는 보기를 원합니다.

목차

• SharePoint 보기를 만드는 첫 번째 방법
• SharePoint 보기 저장
• SharePoint 보기를 만드는 두 번째 방법
• 보기 수정
• 결론

SharePoint 보기를 만드는 첫 번째 방법

예를 들어 HR이 회계 부서와 관련된 파일도 볼 수 있는 보기를 원한다고 가정해 보겠습니다. 그렇게 하려면 Department 열을 클릭하고 Filter by 를 클릭하기만 하면 됩니다 .

그런 다음 회계 옵션을 선택 하고 적용 버튼을 클릭하십시오.

그런 다음 회계 부서 아래의 파일만 볼 수 있는 보기를 제공합니다 . 이 보기를 원할 때마다 이 단계를 수행할 수 있습니다. 그러나 우리가 원하는 것은 필요할 때 바로 방문할 수 있도록 이 뷰를 저장하는 것입니다. 

SharePoint 보기 저장

현재 보기를 저장하려면 모든 문서를 클릭 하고 다른 이름으로 보기 저장을 클릭하십시오 .

이제 이 보기의 이름을 지정할 수 있습니다. 이 예에서는 Accounting 으로 이름을 지정합니다 .

여기에서 청중 측면에서 두 가지 유형의 보기를 만들 수 있습니다. 원하는 바에 따라 이 보기를 공개 또는 비공개로 만들 수 있습니다. 이 보기를 공개하면 조직의 모든 사람이 이 보기를 사용할 수 있지만 비공개로 설정하면 보기를 만든 사람만 이 보기를 사용할 수 있습니다.

저장 버튼을 클릭하는 것을 잊지 마십시오 .

회계 파일만 표시되는 보기를 원할 때마다 모든 문서 를 클릭 하고 회계 보기를 클릭하면 됩니다.

또한 회계 비용 관련 파일만 볼 수 있는 뷰를 쉽게 가질 수 있습니다. 이것이 뷰를 생성하고 저장하는 방법입니다. 

SharePoint 보기를 만드는 두 번째 방법

보기를 만드는 또 다른 방법은 모든 문서를 클릭한 다음 새 보기 만들기 옵션을 선택하는 것입니다. 

이 예제에서는 이름을 TestView 로 지정합니다 . 이 보기를 목록, 일정 또는 갤러리로 표시할 수 있습니다. 지금은 List 를 사용하겠습니다 . 원하는 경우 이 보기의 가시성을 비공개 또는 공개로 변경할 수도 있습니다. 그런 다음 만들기를 클릭하여 이 보기를 만듭니다.

필터링, 정렬 또는 그룹화를 설정하지 않았기 때문에 이 보기에는 여전히 모든 파일이 표시됩니다.

이 보기를 편집하려면 모든 문서를 다시 클릭 하고 현재 보기 편집을 클릭하십시오 .

그러면 이 페이지로 이동합니다. 이것은 우리가 만든 보기의 고급 버전입니다.

보기 수정

뷰의 이 부분을 통해 보다 고급 변경을 수행할 수 있습니다. 이 예에서는 이 보기의 이름을 CEO 로 변경해 보겠습니다 .

이 열 섹션에서 표시하려는 열을 선택하고 다른 열을 숨길 수 있습니다. 이 예에서는 CEO에 대한 Type , Name , Department , Expense Type 및 Expense Amount 열만 표시하려고 합니다 .

다음 섹션은 열을 정렬하기 위한 것입니다. 이 예에서는 비용 금액을 기준으로 열을 정렬 하고 내림차순으로 표시하려고 합니다 .

또한 모든 항목을 표시하거나 간단한 조건부 필터링을 만들 수 있는 필터 섹션이 있습니다. 이 예에서는 부서 열이 HR과 같지 않은 경우에만 항목을 표시하는 필터를 만듭니다. 

여기에서 할 수 있는 몇 가지 다른 변경 사항이 있습니다. 이 예에서는 Group By 옵션도 일부 변경할 수 있습니다 . 우리가 만들 수있는 옵션을 표시하려면 클릭하십시오.

이 예에서는 부서별로 파일을 그룹화하려고 합니다. 

Totals 도 추가해 보겠습니다 . Expense Amount 열 아래에 총계가 있어야 합니다 . 따라서 Sum 을 선택하겠습니다 .

이것이 보기를 만들고 저장하는 이 방법을 사용할 때 우리가 할 수 있는 일입니다. 이 보기 편집을 마치면 확인 버튼을 클릭하여 저장합니다.

그 결과 이제 우리는 다음과 같은 CEO 관점을 갖게 되었습니다. 보시다시피 부서별로 그룹화되어 있으며 경비 금액 열 아래에 총계가 있습니다. 이 보기에 있는 열은 이전에도 추가한 열뿐입니다. 

SharePoint에서 서식 보기
Microsoft SharePoint | 열
을 사용하여 SharePoint에서 메타데이터 추가 개요

결론

대체로 SharePoint 보기를 만들고 저장하는 방법을 배웠습니다. 조직의 필요에 따라 보기를 만들 수 있다고 논의했습니다. 또한 뷰를 생성하는 두 가지 방법과 뷰를 공개 또는 비공개로 설정하려는 경우에 대해 이야기했습니다. 다시 말하지만 뷰 생성은 데이터를 표현하기 위한 것입니다.

이 자습서에서는 샘플 SharePoint 문서 라이브러리 에서 3가지 다른 보기를 만들 수 있습니다 . 기본적으로 모든 파일을 표시하는 모든 문서 보기, 파일 이 회계 부서에만 관련된 HR에서 사용할 수 있는 회계 보기, 파일이 다른 몇 가지 변경 사항과 함께 부서별로 그룹화되는 CEO 보기 . 

모두 제일 좋다,

헨리