Power Automate에서 이메일을 구문 분석하고 SharePoint 목록을 채우는 방법

Power Automate의 일반적인 용도는 이메일 수신으로 시작하는 워크플로를 자동화하는 것입니다. 예를 들어, [이메일 받기] à [작업 수행]. 이를 위해서는 이메일 내의 데이터를 구문 분석하는 방법과 이메일 첨부 파일을 추가/저장하는 방법을 알아야 합니다. 이 자습서에서는 매우 친숙한 예를 들어 이 개념을 설명합니다. 이메일을 구문 분석하고 SharePoint 목록에 저장하는 방법을 보여 드리겠습니다. 이 블로그 하단에서 이 튜토리얼의 전체 비디오를 볼 수 있습니다.

여기서 나는 내 고객이 항상 사용하는 것을 본 매우 간단한 예를 작성했습니다. 우리가 컨설팅 회사에서 일하고 있고 그들이 자체 고객에게 배포하는 애플리케이션이 있고 효율적인 티켓팅 시스템이 필요하다고 가정해 보겠습니다.

현재 발생하는 상황은 누군가 애플리케이션에서 문제를 발견하고 전자 메일을 보낸 다음 누군가 들어가서 전자 메일을 확인한 다음 티켓이라는 SharePoint 목록에 수동으로 추가해야 하는 경우입니다. SharePoint 목록에 추가된 후 엔지니어가 분류한 다음 결국 해결됩니다.

이것이 전체 작업 흐름입니다. 우리는 누군가 실제로 이메일을 읽은 다음 수동으로 SharePoint에 업로드하는 부분을 자동화할 것입니다. Power Automate로 자동화하겠습니다.

또 다른 복잡한 점은 이 이메일 받은 편지함이 일반 받은 편지함이라는 것입니다. 모든 유형의 이메일에 사용됩니다. 티켓과 관련된 이메일만 SharePoint 목록에 포함되기를 원합니다. 다른 문제는 엔지니어가 문제가 무엇인지 파악하는 데 도움이 되는 문제 사진이나 기타 항목과 같은 첨부 파일이 전자 메일에 포함되는 경우가 있다는 것입니다. 또한 SharePoint 목록에도 저장해야 합니다.

시나리오를 설정했으므로 이제 시작하겠습니다.

목차

• Power Automate를 사용하여 이메일을 구문 분석하는 방법
• 결론

Power Automate를 사용하여 이메일을 구문 분석하는 방법

Power Automate를 열고 흐름을 만들어 보겠습니다. 여기서 만들기 버튼을 눌러봅시다. 우리가 만들 흐름 유형은 지정된 이벤트에 의해 트리거되는 흐름인 자동화된 클라우드 흐름 이라고 합니다. 우리가 지정한 이벤트는 분명히 받은 편지함으로 들어오는 이메일입니다.

이제 Automated Cloud Flow를 클릭해 보겠습니다. 지금은 이름이나 트리거를 지정하지 않으므로 건너뛰기를 클릭합니다.

이제 분명히 트리거가 필요하며 우리의 트리거는 새 이메일이 도착할 때입니다. 그래서 오피스 365 아웃룩을 찾아보려고 합니다 . 아웃룩을 사용하고 있습니다. 이것은 Gmail, Yahoo Mail 또는 Power Automate에 있는 수천 개의 커넥터와 함께 작동할 수 있습니다.

따라서 Office 365 Outlook을 선택하고 선택하려는 작업은 새 이메일이 도착했을 때입니다. 이제 선택할 수 있는 옵션이 많이 있습니다. 새 이메일이 받은 편지함 폴더에 도착하면 흐름이 트리거되는지 확인하고 싶습니다. 그러나 모든 이메일이 이 워크플로를 트리거하는 것이 아니라 티켓이라는 제목 필터가 있을 수 있는 이메일만 트리거하는 것이 좋습니다.

고급 옵션을 표시 하고 티켓 이라는 제목 필터를 입력하겠습니다 . 즉, 티켓 문자열이 이메일 제목 내에 있는 경우에만 이 흐름이 트리거됩니다. 또한 include attachments 라고 말할 것이므로 실제로 SharePoint 목록에 첨부 파일을 추가할 수 있습니다.

일반적으로 몇 개의 받은 편지함에서만 티켓 요청을 받을 것이라는 것을 알고 있는 경우 여기에서 보낸 사람 도 수정할 수 있지만 여기서는 티켓 제목 필터만 살펴보겠습니다.

다음으로 알아야 할 것은 티켓 이메일을 파싱하기 전에 티켓 이메일이 어떻게 생겼는지입니다. 이제 사용자가 이메일로 티켓을 보낼 때 사용할 표준화된 이메일 양식을 제공했습니다. 그리고 이것은 일종의 모습입니다.

그들은 첫 번째 행이 Title 이고 불만의 제목을 입력한 다음 Complaint 에 그들이 싫어하는 일을 설명하는 테이블을 가지고 있습니다. 응용 프로그램은 불만 사항과 관련된 것입니다 . 사용자에게 배포된 여러 가지 애플리케이션이 있을 수 있습니다. 그리고 마지막으로 긴급도는 10 점 만점입니다 .

이것은 아마도 우리가 그들에게 준 이메일 템플릿일 것입니다. 이메일을 분석할 수 있으려면 이메일이 매우 표준화된 템플릿 형식으로 제공되는지 확인하고 싶기 때문에 이것이 중요합니다.

흐름의 다음 부분 은 오늘날 일반적으로 이메일로 받는 HTML 이메일을 전송 하고 이를 분석할 수 있는 텍스트 이메일로 바꾸는 기능입니다 . 따라서 우리의 다음 단계는 HTML to text 작업 입니다 .

이것을 클릭하면 실제 콘텐츠만 있으면 됩니다. 이렇게 해야 하는 이유는 우리가 받은 것과 같은 테이블이 HTML 형식이기 때문입니다. HTML 테이블을 통해 구문 분석하는 것은 어렵습니다. 그래서 저는 Body 를 선택하겠습니다 . 이 단계는 이 이메일의 본문을 텍스트로 변환합니다.

다음 단계는 SharePoint 목록을 만드는 것입니다 . 우리는 지금 그것을 만드는 데 필요한 모든 것을 가지고 있습니다.

따라서 SharePoint로 이동하여 기본적으로 목록에 다른 행을 만드는 것을 의미하는 항목을 만듭니다. 사이트 주소를 지정해야 하며 테스트 사이트를 사용하고 있습니다. 우리 목록은 티켓이 될 것입니다. 그런 다음 목록에 있는 열에 해당하는 값 목록이 팝업되어야 합니다.

우리는 동일한 결과를 얻고자 합니다. 따라서 제목, 불만 사항, 신청서 및 긴급성을 알 수 있습니다. 그런 다음 이메일 이라는 또 다른 필드가 있습니다 . 여기서는 구문 분석 방법이 손상되거나 올바르지 않거나 이와 유사한 경우에 대비하여 전체 이메일을 보관하기를 원하기 때문에 이메일의 전체 내용을 해당 필드에 덤프합니다.

그래서 우리는 이 출력을 사용할 것입니다. 이 출력은 기본적으로 테이블이지만 실제 행은 없습니다.

우리는 이 긴 텍스트를 배열의 첫 번째 요소가 제목 인 배열로 분할할 수 있기를 원합니다 . 배열의 두 번째 요소는 Hoola App not working 입니다 . 세 번째 요소는 불만 등입니다.

그런 다음 각 열에서 원하는 것을 정확하게 지정할 수 있습니다. 제목이라는 첫 번째 열에서 Hoola 앱이 작동하지 않는 첫 번째 요소를 원합니다. 두 번째 열에는 해당 불만이 있고 세 번째 요소 등이 필요합니다.

이를 위해 우리가 사용하는 함수는 Split 입니다 . 지정된 구분 기호에 따라 쉼표로 구분된 하위 문자열을 포함하는 배열을 반환합니다. 텍스트를 구분하는 구분 기호는 테이블의 파이프입니다.

이제 제목을 살펴보고 표현식으로 이동하여 split 함수를 호출하겠습니다. split 함수가 텍스트와 구분 기호 또는 구분 기호라는 두 개의 인수를 취하는 것을 볼 수 있습니다. 텍스트는 일반 텍스트 콘텐츠가 됩니다. 이 작업의 출력, 쉼표, 두 번째 인수인 구분 기호 또는 구분 기호는 파이프가 됩니다.

이제 분할된 후 요소를 지정해야 합니다. 그러면 제목 요소가 첫 번째 요소에 있게 됩니다. 복사한 다음 확인을 클릭합니다. 불만, 신청 및 긴급에 대해 동일한 작업을 수행할 것입니다. 마지막으로 전체 이메일이 있습니다. 전체 이메일을 저장하려고 하므로 분할 배열 유형의 논리를 수행할 필요가 없습니다. 따라서 일반 텍스트 컨텍스트를 선택하겠습니다.

마지막으로 첨부 파일 에 대해서도 조치를 취해야 합니다 . 따라서 새 단계를 클릭하면 SharePoint 커넥터에 첨부 파일 추가 라는 작업이 있습니다 . 그것을 클릭하면 주소와 목록이 지정됩니다. 주소는 사이트입니다. 목록은 티켓입니다.

ID는 첨부 파일을 첨부할 위치입니다. 이제 이것은 항목 만들기 작업의 출력이므로 클릭하겠습니다. Create Item을 살펴보고 ID가 필요합니다. 또한 파일 이름을 추가하고 싶으므로 첨부 파일이라고 합니다. 그런 다음 파일의 내용은 이메일의 첨부 파일 자체가 됩니다. 이메일이 보이는 곳까지 아래로 스크롤하면 첨부 파일 콘텐츠를 추가할 수 있습니다.

기술적으로 하나의 이메일에 여러 개의 첨부 파일이 있을 수 있으므로 이 프로세스는 각 첨부 파일에 대해 수행됩니다. 이미지가 두 개 이상인 경우 예를 들어 모든 이미지를 가져옵니다.

그런 다음 저장을 클릭합니다.

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결론

이 블로그에서는 전자 메일의 콘텐츠를 가져오고 SharePoint 목록을 채우는 Power Automated 워크플로에서 전자 메일을 구문 분석하는 방법에 대한 매우 간단한 예를 보여 드렸습니다.

우리는 매우 간단한 작업 흐름을 만들었지만 더 복잡해질 수 있음을 상상할 수 있습니다.

두 번째는 티켓의 로딩 측면만 자동화했다는 것입니다. 티켓은 수명 주기가 매우 깁니다. 우리가 자동화한 티켓이 생성되었으며 해결된 것으로 댓글도 달았습니다. 그런 다음 해결책이 고객에게 다시 전달됩니다. 이는 실제로 자동화할 수 있는 전체 Power Automated 워크플로입니다.

또한 고객이 이메일을 사용하여 워크플로를 트리거하도록 했습니다. 그러나 대신 Power App을 원할 수도 있습니다.

아래에서 이메일을 구문 분석하는 방법에 대한 전체 비디오 자습서를 볼 수 있습니다. Power Automate에 대해 자세히 알아보려면 아래 링크를 확인하세요.

모두 제일 좋다!

헨리