LuckyTemplates 보고서 개발의 SharePoint 이점

SharePoint의 세 가지 주요 이점에 대해 이야기하고 싶습니다. 세 가지 중요한 이점에 대해 이야기하고 이러한 이점의 의미와 SharePoint의 기능을 통해 이러한 이점이 발생하는 방법에 대해 자세히 설명합니다. 이 블로그 하단에서 이 튜토리얼의 전체 비디오를 볼 수 있습니다.

목차

• SharePoint 이점 1: 콘텐츠 관리 및 제공
• 문서 라이브러리
• SharePoint 목록
• 팀 사이트
• SharePoint 이점 2: 비즈니스 프로세스 워크플로
• SharePoint 및 Power Automate
• SharePoint 및 Power Apps
• 셰어포인트와 파워 BI
• SharePoint 이점 3: 공동 작업
• 결론

SharePoint 이점 1: 콘텐츠 관리 및 제공

SharePoint의 첫 번째 이점은 콘텐츠 관리 및 전달 이라고 부르는 것입니다 . 이 영역은 항상 전 세계 작업장에서 중요한 문제였습니다.

이메일과 데이터를 보내고, 회신하고, 정리하는 데 시간의 약 30%를 사용하는 것으로 추정됩니다. SharePoint는 직원과 자신이 그 시간을 되돌려 받을 수 있도록 도와줍니다.

그건 그렇고, 하루에 약 2.6~3시간을 SharePoint로 되돌릴 수 있습니다. 사람들은 SharePoint를 사용하여 OneDrive에서 사용하는 방식과 유사하게 문서를 저장합니다. 그러나 SharePoint로 문서를 저장하면 각 문서에 메타데이터를 첨부할 수 있다는 이점이 있습니다 .

예를 들어, 모든 파일이 먼저 연도별로 구분된 다음 실제 계정 자체로 구분된 회계 폴더가 있다고 가정해 보겠습니다.

2017 직원 세금 파일을 찾으려면 먼저 2017 폴더를 클릭한 다음 직원 세금을 클릭하고 세금을 원하는 실제 개인을 찾아야 합니다.

이것은 매우 복잡한 시스템입니다. 특히 특정 사람에 대한 모든 파일을 보고 싶은 경우에는 더욱 그렇습니다. 특정인에 대한 모든 파일 또는 매년 모든 세금 파일은 서로 다른 폴더에 위치하므로 기존의 OneDrive 또는 데스크톱 형식에서는 이를 수행하기 어렵습니다.

문서 라이브러리

따라서 SharePoint가 수행한 작업은 모든 파일이 목록에 있고 문서에 메타데이터를 첨부할 수 있는 문서 라이브러리를 만드는 것입니다 .

이 예제에는 Year 라는 메타데이터 , Account Type 이라는 또 다른 메타데이터 및 Person 이라는 또 다른 메타데이터가 있습니다 .

특정 사람에 대한 모든 파일을 보려면 해당 메타데이터로 이동하여 해당 사람으로 필터링하면 됩니다. 모든 연도의 모든 파일을 볼 수 있습니다. 원래 방식으로 돌아가서 특정 연도의 모든 파일을 보려면 해당 메타데이터로 이동하여 해당 연도를 필터링합니다.

메타데이터는 문서 라이브러리의 다음 수준 조직입니다.

더 많은 회사가 이것을하지 않는다는 사실에 너무 놀랐습니다. 이렇게 하면 필요한 문서를 찾는 생산성이 향상됩니다.

이것은 또한 매우 확장 가능합니다. 예를 들어 계약을 위한 문서 라이브러리, 회계를 위한 또 다른 문서 라이브러리 및 HR을 위한 또 다른 문서 라이브러리를 가질 수 있습니다. HR의 누군가가 회계에서 문서를 검토할 수 없도록 별도로 보관할 수 있습니다.

SharePoint 목록

강력한 콘텐츠 관리 전달을 가능하게 하는 또 다른 기능은 SharePoint 목록을 통한 것입니다 . 이 예에는 관련 데이터를 보관하기 위해 누군가가 만든 사용자 지정 데이터베이스가 있습니다.

이벤트 일정 목록입니다. 여기에 있는 각 레코드는 해당 이벤트 일정의 특정 이벤트입니다. 우리는 아침 식사를 하고 환영 인사를 합니다 .

이 사람이 한 일은 자신과 관련된 열을 만든 것입니다. 따라서 각 세션에는 코드, 유형, 설명, 발표자, 시작 시간 및 종료 시간이 있습니다.

SharePoint 목록의 강력한 기능은 강력한 데이터베이스의 다양성을 제공하고 작업자가 실제로 사용하기 쉽다는 것입니다. 고유한 목록 및 열 유형을 만드는 것은 매우 쉽습니다. 선택 열(예: 세션 유형) 또는 사용자 기반 열(예: 발표자)과 같은 정교한 열 유형이 있을 수 있습니다.

SharePoint 목록이 생성되면 많은 작업을 수행할 수 있습니다. 또한 여러 항목에 대해 하나를 만들 수 있기 때문에 확장 가능합니다. 액세스하기 매우 어려운 임의의 Excel 파일에서 수행하는 대신 비용을 위해 하나를 만들 수 있습니다. 누구나 액세스하고 업데이트할 수 있습니다. 변경 사항이 있는 경우 해당 변경 사항에 대한 승인을 요구하고 작은 워크플로를 추가할 수 있습니다.

이러한 목록은 첨부 파일로도 수정할 수 있습니다. 예를 들어, 이것은 각각이 실제 파일인 블로그 기사 목록입니다. 이것은 누군가가 SharePoint 목록의 메타데이터 및 열로 문서 라이브러리를 만든 문서 라이브러리와 SharePoint 목록이 혼합된 것입니다.

따라서 여기에서도 많은 믹스 앤 매치를 할 수 있습니다. 이것은 데이터가 임의의 창고나 OneDrive 또는 이메일에 있는 것보다 훨씬 낫습니다.

SharePoint는 문서 라이브러리이든 SharePoint 목록이든 관계없이 모든 데이터를 위한 올인원 장소입니다.

팀 사이트

SharePoint의 마지막 기능은 팀 사이트 라는 것입니다 . 모든 직원이 필요한 정보에 액세스할 수 있는 내부 팀 사이트입니다. 직원이 사용하는 뉴스, 블로그 게시물, 일정, 빠른 링크 및 외부 리소스와 같은 항목에 대해 전체 조직을 위한 팀 사이트를 가질 수 있습니다.

예를 들어 HR 정책을 찾으려면 HR 담당자에게 이메일을 보낼 필요가 없습니다. 팀 사이트로 이동하여 HR 섹션을 찾아 필요한 모든 문서를 찾을 수 있습니다.

또한 SharePoint가 있는 경우 조직의 팀 사이트가 홈페이지라는 사실도 관련이 있습니다. 따라서 누군가가 Chrome 또는 Explorer를 열자마자 최신 회사 소식과 활동을 볼 수 있습니다.

그룹별 팀 사이트도 가질 수 있습니다. 전체 조직을 위한 하나의 팀 사이트와 직원과 관련된 정보만 제공되도록 팀을 위한 비공개 팀 사이트를 가질 수 있습니다.

고유한 SharePoint 사이트 및 SharePoint 목록을 만들 수 있습니다. 코딩이 필요 없고 드래그 앤 드롭 방식으로 누구나 쉽게 만들 수 있습니다.

SharePoint 이점 2: 비즈니스 프로세스 워크플로

중요한 SharePoint 이점 중 하나는 비즈니스 프로세스 워크플로와 관련이 있습니다 . 이것은 조직을 위한 매우 간단한 비즈니스 프로세스 워크플로의 예입니다.

문서 조각이 검토자에게 다시 라우팅되는 전자 메일 받은 편지함에 도착합니다. 그런 다음 검토자의 여러 단계를 거칩니다. 그들이 승인하면 수락됩니다. 그렇지 않으면 거부됩니다.

이 프로세스에는 몇 개의 이메일이 포함됩니다. 실제 받은 편지함에 이메일이 도착했습니다. 그런 다음 검토를 위해 Anna와 Sean에게 이메일을 보내야 합니다. Anna와 Sean은 검토를 위해 서로에게 이메일을 보낼 것입니다. 그리고 마지막으로 승인 또는 비승인을 나타내는 또 다른 이메일입니다.

이제 사용되는 데이터가 실제로 SharePoint 내에 있는 경우 이 워크플로를 자동화할 수 있습니다. 예를 들어 이러한 문서가 모두 포함된 SharePoint 목록을 만들 수 있습니다. 문서가 도착하고 승인되기 전에 Sean 또는 Anna가 검토해야 합니다.

이메일 프로세스 대신 승인을 원하는 사람이 SharePoint 목록이나 문서 라이브러리에 업로드하면 자동으로 Sean과 Anna에게 이메일 알림이 전송됩니다. 이는 Power Automate 또는 SharePoint의 내부 워크플로 시스템을 통해 수행할 수 있습니다 .

전자 메일에는 SharePoint 문서 라이브러리의 SharePoint 문서에 대한 링크도 포함될 수 있으므로 Anna는 사람이 새 문서를 업로드했다는 전자 메일을 받게 됩니다. 그런 다음 Anna는 문서를 검토하고 승인 또는 비승인을 클릭합니다 .

Sean도 마찬가지입니다. 둘 다 승인을 클릭하면 Sean과 Anna가 둘 다 승인했다는 다른 이메일이 원래 발신자에게 전송됩니다. 그런 다음 해당 문서의 상태를 승인 으로 자동 업데이트 하고 해당 상태 추적은 모두 SharePoint 내에서 수행됩니다.

SharePoint 및 Power Automate

실제로 YouTube 시리즈에서 비용 승인 시스템을 수행했으며 SharePoint와 함께 Power Automate를 사용하여 해당 시스템을 자동화하는 방법에 대해 이야기했습니다.

다음은 이전에 약 7~8개의 이메일을 받았고 너무 많은 문제점이 있는 조직을 위해 수행한 간단한 경비 승인입니다. 이전에는 비용을 제출한 직원이 루프에서 제외되었고 나중에 모든 것을 정리할 방법이 없었습니다.

SharePoint 및 Power Automate와 같은 워크플로 시스템은 이 문제를 해결할 수 있습니다. 데이터, 프로세스 및 SharePoint가 있으면 다른 앱이 쉽게 들어와 해당 프로세스를 개선할 수 있습니다.

SharePoint 및 Power Apps

SharePoint 및 Power Automate를 사용하여 비즈니스 프로세스 워크플로를 자동화하는 방법에 대해 이야기했습니다. 그러나 SharePoint 및 Power Apps에서도 마찬가지입니다. Sean과 Anna가 SharePoint에 전혀 액세스하는 것을 원하지 않는다고 가정해 보겠습니다.

Sean과 Anna가 하나씩 검토해야 하는 계약을 보여주는 웹사이트로 이동할 수 있는 앱을 만들 수 있습니다. 이메일을 받지 않고 앱에 로그인하기만 합니다. 그리고 Power Apps의 가장 좋은 점은 코드가 없다는 것입니다.

셰어포인트와 파워 BI

SharePoint는 LuckyTemplates에서도 매우 강력합니다. 예를 들어 SharePoint에 경비 승인 시스템이 있다고 가정해 보겠습니다. 이는 또한 해당 프로세스에 대한 모든 데이터를 추적하고 있음을 의미합니다. 비용을 제출하는 사람, 비용이 얼마인지, 모든 것을 검토하는 데 걸리는 시간을 추적하고 있습니다. 에서 보고서 및 대시보드를 만들 수 있다는 것입니다 .

SharePoint는 워크플로를 지원하지만 다른 Power Platform 앱과 통합하면 실제로 다음 단계로 넘어갑니다.

SharePoint 이점 3: 공동 작업

SharePoint의 세 번째 이점은 공동 작업입니다. 이것이 대부분의 조직이 생산성 향상을 위해 SharePoint 구매를 정당화하는 이유 중 하나입니다. 공동 작업 환경을 가능하게 하는 많은 SharePoint 이점과 기능이 있습니다. 각 항목을 매우 빠르게 살펴보겠습니다.

버전 관리를 통해 문서가 최신 상태인지 확인하고 문서에 변경 사항이 있는 경우 언제든지 이전 버전으로 돌아갈 수 있습니다.

승인 및 검토는 비즈니스 프로세스 워크플로에서 언급한 것과 같습니다. 누군가가 문서를 제출하고 다른 누군가가 해당 문서를 승인하거나 거부해야 하는 문서 라이브러리 시스템을 설정할 수 있습니다.

올인원 은행은 조직의 모든 정보가 한 곳에 있어야 한다는 철학입니다. 따라서 반복할 수 없어야 하며 필요한 사람이 쉽게 찾을 수 있어야 합니다.

확장 기능은 SharePoint 내에서 만들고 가져올 수 있어 공동 작업을 개선할 수 있습니다. 작업 추적기, 위젯 및 Kanban 보드와 같은 것은 공동 작업을 개선하기 위해 SharePoint 페이지 내에서 많이 사용되는 것입니다.

권한을 사용 하면 정보에 액세스할 수 있는 특정 사용자 그룹을 선택할 수 있습니다. 때때로 회사는 정보 과부하로 어려움을 겪습니다. 모든 사람이 모든 것에 액세스하는 것을 원하지 않으며 매우 민감한 데이터가 있는 경우 보고 싶은 사람만 실제로 볼 수 있도록 해야 합니다.

확장성은 또 다른 큰 이점입니다. SharePoint 온프레미스를 수행하지 않고 클라우드에서 SharePoint를 수행하는 경우 Microsoft 서버에서 10명에서 100만 명까지 확장할 수 있습니다. 고용하기가 매우 쉽고 1인당 정액 요금만 지불하면 됩니다.

소셜 기능은 블로그 게시물과 페이지를 통해서도 사용할 수 있습니다. 댓글, 좋아요 및 공유도 가능합니다. 권한이 있는 경우 특정 항목 목록을 공유할 수도 있습니다.

동일한 모회사인 Microsoft에서 만든 Office 365와의 강력한 통합 도 있습니다. Excel , Word 또는 PowerPoint 에 파일이 있는 경우 파일을 다운로드하여 편집하는 대신 SharePoint에서 온라인으로 실제로 편집할 수 있습니다.

결론

이 게시물에서는 세 가지 주요 SharePoint 이점에 대해 논의했습니다. 우리는 SharePoint가 콘텐츠 관리 , 비즈니스 프로세스 워크플로 및 공동 작업 에 얼마나 뛰어난지 이야기했습니다 .

헨리