SharePoint 파일의 메타데이터 필터링

메타데이터는 문서 라이브러리를 체계적으로 유지하는 데 도움이 됩니다. 새 열을 추가하여 파일에 메타데이터를 추가할 수 있습니다. 파일에 추가한 후 이를 활용하여 파일을 정렬, 필터링 또는 그룹화할 수 있습니다. 이 블로그에서는 SharePoint 파일에서 메타데이터 필터링을 수행하는 방법과 그 이점에 대해 설명합니다.

메타데이터 필터링은 SharePoint 목록 및 문서 라이브러리의 파일/문서 필터링을 보다 논리적이고 사용자 지정 가능하게 만듭니다.

이 예에서는 Department 및 Expense Type 이라는 두 개의 메타데이터 열을 추가했습니다 . 이를 통해 부서별로 정렬, 필터링 또는 그룹화할 수 있습니다.

목차

• 메타데이터를 사용하여 SharePoint 파일 필터링
• 메타데이터를 사용하여 SharePoint 파일 그룹화
• 결론

메타데이터를 사용하여 SharePoint 파일 필터링

이 열로 파일을 필터링하려면 Filter by 를 클릭하십시오 .

그런 다음 보고 싶은 부서를 선택합니다. 예를 들어 회계 및 영업별로 파일을 필터링하려고 합니다. 따라서 그것들을 선택하고 적용 버튼을 클릭합시다 .

보시다시피 이제 Accounting 및 Sales 파일만 표시됩니다. 

이것은 폴더 계층 구조를 사용하는 것보다 파일을 그룹화하거나 구성하는 더 좋은 방법입니다. 필터 또는 그룹별 기능과 함께 메타데이터를 사용하면 회계 및 영업 파일을 한 번에 볼 수 있습니다 . 폴더를 사용하면 필요한 파일을 보거나 찾기 위해 해당 폴더를 개별적으로 열어야 합니다.  

필터를 제거하려면 필터링 기준을 다시 클릭하거나 여기에서 선택을 취소하거나 모두 지우기 버튼을 클릭하고 적용 버튼을 클릭하면 됩니다. 

메타데이터를 사용하여 SharePoint 파일 그룹화

메타데이터의 또 다른 멋진 점은 Group by 기능을 사용하는 것입니다. 이를 통해 파일을 부서 또는 비용 유형별로 그룹화할 수 있습니다. Group by Department를 클릭하여 어떻게 보이는지 확인하십시오.

보시다시피 파일은 이제 부서 유형별로 그룹화됩니다. Accounting 부서 아래의 파일은 Sales 등과 같이 함께 그룹화됩니다 .

이렇게 하면 파일을 매우 쉽게 분류할 수 있습니다. 파일이 수백 개인 경우 드롭다운을 사용하여 파일을 쉽게 볼 수도 있습니다. 그룹별로 축소하고 보고 싶은 그룹만 표시할 수 있습니다.

기술적으로는 폴더 구조와 비슷한 작업을 수행할 수 있습니다. 그러나 Expense Type 열과 같은 다른 메타데이터 열로도 수행할 수 있기 때문에 메타데이터가 실제로 도움이 되는 곳입니다 . 

파일 부서에 관심이 없고 비용 유형별로 그룹화하거나 필터링해야 하는 경우 이 비용 유형 열에서 동일한 작업을 수행할 수 있습니다. 예를 들어 출장비 유형별 로 파일을 필터링해 보겠습니다 .

그러면 부서에 관계없이 출장비와 관련된 파일이 표시됩니다 .

필터링과 그룹화를 동시에 수행할 수도 있습니다. 예를 들어 마케팅을 제외한 모든 부서를 보고 싶다면 마케팅을 제외하자. 

그런 다음 부서별로 그룹화 를 클릭하여 필터링하면서 이러한 파일을 그룹화할 수 있습니다 . 

부서 및 비용 유형 열 모두에 대한 필터를 동시에 생성할 수도 있습니다 . 예를 들어 회계 부서에는 출장 및 소모품 비용 만 표시할 수 있습니다 .

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결론

요약하면 파일에 메타데이터를 추가하면 원하는 대로 파일을 쉽게 구성할 수 있으므로 조직의 효율성이 향상됩니다.

이 필터링 및 그룹화 메커니즘을 통해 사용자는 문서 라이브러리에서 콘텐츠를 동적으로 필터링하고 찾을 수 있습니다. 사용자 지정 메타데이터/열을 사용하여 라이브러리를 구성하는 경우 의미가 있습니다. 사용자 지정 메타데이터를 설정하지 않은 경우에는 모든 라이브러리에 기본적으로 존재하는 필터만 사용할 수 있습니다.

모두 제일 좋다,

헨리