SharePoint 파일 체크아웃 및 체크인

문서 관리 플랫폼으로서 SharePoint는 버전 관리 , 체크아웃 및 체크인과  같은 필수 기능을 제공하여 사용자가 작업 방식을 혁신하도록 돕습니다. 이 블로그에서는 SharePoint 파일의 체크아웃 및 체크인 기능이 작동하는 방식을 이해합니다.

체크인 및 체크아웃은 SharePoint를 비롯한 문서 관리 시스템과 관련된 일반적인 용어입니다. 여러 사람이 동시에 같은 항목이나 파일을 편집하려고 할 때 충돌을 방지하는 데 유용합니다. 

SharePoint 문서 라이브러리 의 모든 사용자는 동시에 파일을 열고 편집할 수 있습니다. 현재 편집 중인 특정 파일을 다른 사람이 열거나 편집하지 못하도록 하려면 SharePoint의 체크인 및 체크아웃 기능이 유용합니다.  

목차

• SharePoint 파일을 체크아웃하는 방법
• SharePoint 파일을 체크인하는 방법
• 버전 기록의 변경 사항 확인
• 결론

SharePoint 파일을 체크아웃하는 방법

파일을 체크아웃하면 버전 관리를 최대한 활용할 수 있습니다. 체크 아웃이라는 용어는 목록 또는 라이브러리에서 문서 또는 목록 항목의 버전을 가져오는 프로세스를 설명합니다. 사용자는 항목이나 파일을 체크 아웃하여 다른 사람이 해당 콘텐츠를 편집하지 못하도록 할 수 있습니다. 그렇게 하려면 파일 옆에 있는 줄임표를 클릭하십시오. 더보기 를 클릭한 다음 체크아웃 을 클릭합니다 . 

이렇게 하면 현재 편집 중이므로 다른 사람이 이 파일을 열거나 편집할 수 없도록 SharePoint에 지시합니다. 보시다시피 파일에 빨간색 화살표도 추가했습니다. 

빨간색 화살표 표시 위로 마우스를 가져가면 다른 구성원이 편집, 체크인 또는 체크아웃할 수 없도록 이 파일을 체크아웃했다는 메시지가 표시됩니다.

우리가 이 파일을 체크아웃했기 때문에 여전히 편집할 수 있습니다. 이 파일을 열어봅시다.

그런 다음 몇 가지를 수정해 보겠습니다. 예를 들어 " 내가 가장 좋아하는 자동차는 Honda Civic입니다 " 라고 입력해 보겠습니다 .

그런 다음 닫으십시오.

다시 열면 편집 내용이 저장되는 것을 볼 수 있습니다. 다시 말하지만 이 파일을 체크아웃한 사람만 편집할 수 있습니다. 현재 다른 구성원은 이 파일에서 아무 작업도 할 수 없습니다.

이 파일 편집을 완료하고 다른 구성원이 편집할 수 있도록 하려면 파일을 체크인하기만 하면 됩니다. 

SharePoint 파일을 체크인하는 방법

체크인이라는 용어는 새롭거나 수정된 ​​항목이나 파일을 문서 라이브러리 에 추가하여 이전 버전을 바꾸는 프로세스를 설명합니다. SharePoint 파일을 체크인하면 사용자는 다른 사람이 변경한 내용을 덮어쓸 염려 없이 다른 사람이 콘텐츠를 편집하도록 허용할 수 있습니다. 이렇게 하려면 줄임표를 다시 클릭하고 자세히 를 클릭 한 다음 체크인 을 클릭하십시오 .

빨간색 표시 위로 마우스를 가져간 다음 체크인 을 클릭하여 파일을 체크인할 수도 있습니다 .

그런 다음 이 파일에서 수행한 변경 사항에 대한 설명을 추가할 수 있습니다. 이 예에서는 " 내가 가장 좋아하는 자동차가 무엇인지 모든 사람에게 알려주는 새 줄을 추가했습니다 "라고 입력합니다. 

그런 다음 체크인 버튼을 클릭합니다.

이제 모든 것이 정상으로 돌아왔고 더 이상 빨간색 표시가 없습니다. 즉, 누구나 동시에 파일을 다시 열고 편집할 수 있습니다.

버전 기록의 변경 사항 확인

변경 사항은 버전 기록 에서도 볼 수 있습니다 . 줄임표를 클릭하여 연 다음 Version history 를 선택합니다 .

여기에서 최신 버전에 주석이 있는 것을 볼 수 있습니다. 이전에 파일을 체크인할 때 추가한 주석입니다.

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결론

요약하면 SharePoint 파일을 편집하고 다른 사람이 동시에 편집할 수 없도록 하려면 파일을 체크아웃하고 변경한 다음 다시 체크인할 수 있습니다.

항목이나 파일이 체크아웃된 동안 다른 사용자는 체크인된 마지막 버전만 볼 수 있습니다 . 체크아웃된 동안 현재 사용자가 파일에 대해 변경한 내용은 볼 수 없습니다.

이 기능은 계약과 같은 감사 관련 비즈니스 작업에 사용됩니다. 이 기능의 두 가지 주요 이점은 체크아웃 시 우리가 파일을 편집하는 동안 다른 사람이 파일을 편집할 수 없으며 파일을 체크인할 때 해당 파일에서 변경한 내용을 자세히 설명하는 설명을 제공할 수 있다는 것입니다. 

모두 제일 좋다,

헨리