Bagaimana untuk menjadualkan dan menghantar permintaan mesyuarat, acara dan janji temu berulang Outlook 2019 / 365?

Berikut ialah soalan yang kami terima daripada Donna:

hello! baru dilantik sebagai pengurus projek di syarikat saya, jadi saya kini tinggal di Outlook :-)… Salah satu perkara pertama yang perlu saya lakukan ialah menyediakan siri mesyuarat yang sedang berjalan dengan ramai pemegang kepentingan projek. Itu boleh menjadi sama ada satu lawan satu, mesyuarat kumpulan. Berbesar hati untuk mendapatkan beberapa pintasan tentang cara meneruskan penjadualan pengulangan tersebut. Bantuan dihargai terlebih dahulu. Terima kasih!

Terima kasih atas soalan anda dan semoga berjaya dalam pekerjaan baharu anda.

Menguruskan janji temu berulang dalam Outlook boleh menjadi tugas yang sukar, mari kita cuba memecahkannya dengan beberapa amalan terbaik untuk meneruskannya.

Sediakan kalendar projek anda

Cadangan pertama saya ialah menyediakan kalendar khusus untuk projek anda, supaya anda boleh mengadakan semua mesyuarat yang berkaitan dengan projek itu dianjurkan di satu tempat. Berikut ialah tutorial untuk menambah kalendar baharu pada Outlook untuk kedua-dua Windows dan MAC.

Jadualkan siri mesyuarat berulang

Selepas menyediakan kalendar anda, anda boleh mula menjadualkan siri mesyuarat anda.

pengguna Windows

• Log masuk ke Outlook dan buka kalendar anda.
• Dalam tab utama, tekan paparan Minggu Kerja anda, ini akan memberikan paparan kalendar anda yang lebih terperinci dan mudah digunakan.
• Sekarang pilih hari dan masa mesyuarat anda.
• Klik kanan dan tekan Mesyuarat berulang baharu (atau janji temu).
• Jika perlu, laraskan tarikh dan masa mesyuarat/temu janji anda.
• Tentukan ulangan mesyuarat anda (Harian/Mingguan dan sebagainya).
• Tentukan julat ulangan anda.

• Apabila selesai tekan OK .
• Seterusnya, tekan butang Kepada untuk memilih alamat e-mel penerima daripada senarai kenalan anda atau secara alternatif memasukkan alamat mereka secara manual.
• Tentukan subjek deskriptif untuk mesyuarat anda.
• Gunakan bahagian Teg mesyuarat , di sebelah kanan reben anda, untuk menentukan kepentingan dan sensitiviti mesyuarat

• Seterusnya, tentukan lokasi mesyuarat dan butiran hubungan anda. Ini mungkin bilik mesyuarat atau anda mungkin menggunakan Skype, Zoom untuk Outlook atau cara komunikasi dalam talian yang lain.
• Akhir sekali, dalam badan jemputan mesyuarat anda, kembangkan sasaran siri mesyuarat, KPI dan sebagainya. Ingat untuk menentukan agneda yang jelas untuk mesyuarat anda serta matlamat yang jelas dan boleh diukur.
• Apabila selesai, tekan butang Hantar .

Pengguna Mac

Proses untuk pengguna MAC agak berbeza dan menyerupai yang digunakan dalam versi Office yang lebih lama:

• Buka Outlook 365 / 2019 untuk MAC.
• Dalam paparan kalendar, tuding pada tarikh dan masa mesyuarat/temu janji yang diperlukan.
• Dialog Mesyuarat Penganjur akan dibuka.
• Tekan butang Kepada untuk menentukan peserta mesyuarat anda.

• Kemudian tentukan subjek, lokasi dan tempoh mesyuarat.

• Pada menu atas, tekan butang Berulang .
• Dialog berikut akan muncul:

• Tentukan tetapan mesyuarat / janji temu mengikut keperluan.
• Setelah selesai tekan OK.
• Dalam badan jemputan mesyuarat, berikan lebih banyak maklumat mengikut keperluan.
• Apabila selesai tekan butang Hantar .

Sediakan permintaan untuk mesyuarat / janji temu / siri acara dengan menduplikasi

Anda berpotensi membuat siri mesyuarat atau acara, dengan menduplikasi siri sebelumnya dan melaraskan subjek mesyuarat, peserta dan lokasi. Berikut ialah tutorial yang akan membantu anda mencapainya.

Soalan? Jangan ragu untuk menggunakan ulasan di bawah untuk memberitahu kami.

Semoga berjaya!