Formularze Outlook: Jak tworzyć formularze do wypełnienia w Microsoft Office 2016/2019?

Uwaga: treść tego posta dotyczy pakietu Office 2019,2016, 2013, 2010; wersje desktopowe i Office 365; Windows 10, 8 i 7;

Aktualizacja wpisu: maj 2020 r.

Oto pytanie od Deanne:

Pracuję w branży Retail. Używam Outlooka do zarządzania moimi informacjami kontaktowymi. Lubię Outlooka jako mojego menedżera kontaktów, ale wyraźnie muszę być w stanie ulepszyć podstawowe funkcje formularza kontaktowego. Moim wymaganiem jest możliwość dodania kilku pól, które pozwolą mi przechowywać linki do profili w mediach społecznościowych każdego z moich kontaktów. Krótko mówiąc, mam tutaj kilka pytań: po pierwsze, jak zrobić przyciski pozycji menu, które pozwolą mi na interakcję z formularzami Outlooka, a po drugie: jak właściwie przejść do przodu i utworzyć lub zmodyfikować mój formularz kontaktowy. Wszelkie wskazówki są bardzo mile widziane. Dziękuję!

W tym poście nauczymy Cię, jak łatwo tworzyć niestandardowe formularze użytkownika z możliwością wypełniania w programie Microsoft Outlook. Jako przykład dostosujemy formularz kontaktowy, jednak proces ten ma pełne zastosowanie do wiadomości e-mail, zadań, zgłoszeń zadań, zaproszeń na spotkania, wpisów do dziennika i tak dalej.

OK.. zaczynajmy.

Praca z formularzami w Outlooku nie jest szczególnie trudna. Outlook dostarcza kilka predefiniowanych szablonów, a podstawową ideą jest dostosowanie tych szablonów do własnych potrzeb.

Twórz niestandardowe formularze Outlook

Oto proces wstawiania i edytowania formularzy użytkownika programu Outlook:

1. Skonfiguruj kartę programisty programu Outlook .
2. Otwórz istniejący formularz programu Outlook .
3. W razie potrzeby zmodyfikuj formularz, tak aby zawierał pola niestandardowe.
4. Zapisz swój niestandardowy formularz użytkownika .
5. Dokładnie przetestuj swoją pracę.
6. Udostępnij innym użytkownikom Outlooka w swoim miejscu pracy lub grupie, aby mogli skorzystać z użytecznego formularza, który właśnie utworzyłeś :-).

Formularze programu Outlook: szczegółowy przykład

Microsoft Outlook dostarcza ładną kolekcję formularzy związanych z głównymi obiektami programu Outlook, które można wybrać i przyspieszyć proces tworzenia formularzy. To bardzo przydatne, ponieważ nie chcemy wymyślać koła na nowo. W tym samouczku po prostu rozszerzymy istniejący już formularz Kontakty przechowywany w bibliotece formularzy standardowych.

W szczególności skupimy się na dostosowaniu formularza Kontakty. Dla wygody zakładamy, że chcesz zarządzać następującymi informacjami z mediów społecznościowych dla swoich osób kontaktowych:

• Profil LinkedIn
• Profil na Twitterze
• profil na Facebooku
• Grupa na Facebooku

Oto jak będzie wyglądał nasz niestandardowy formularz użytkownika programu Outlook:

Krok 0: Konfiguracja karty Deweloper

Jak zauważył czytelnik powyżej, zanim zaczniemy korzystać z naszych niestandardowych formularzy Outlooka , musimy włączyć tak zwaną kartę Deweloper. Umożliwi nam to dostęp do funkcji programu Outlook, których potrzebujemy do tworzenia własnych formularzy.

Oto jak to zrobić:

1. Po pierwsze, śmiało otwórz Microsoft Outlook .
2. Teraz kliknij prawym przyciskiem myszy Wstążkę i wybierz Dostosuj Wstążkę .

1. Kliknij pole wyboru programisty i wybierz OK .

1. Zauważysz teraz nowo dodaną kartę Deweloper na Wstążce.

Krok 1: Otwórz istniejący formularz

1. Na wstążce programu Outlook przejdź dalej i kliknij menu programisty .
2. Teraz śmiało naciśnij Zaprojektuj formularz .
3. W polu Szukaj w upewnij się, że wybrana jest biblioteka formularzy standardowych .
4. Wybierz formularz kontaktowy .
5. Hit Otwórz.
6. Teraz zmodyfikujemy istniejący formularz kontaktowy.
7. Zauważysz, że nasz formularz został otwarty w widoku projektu.
8. W następnym kroku dodamy kilka nowych niestandardowych pól do przechowywania informacji kontaktowych z mediów społecznościowych.

Krok 2: Dodaj niestandardowe pola formularza

W tym kroku przejdziemy dalej i utworzymy niestandardowe pola formularzy (kolumny 0 dla informacji z mediów społecznościowych.

• W grupie Narzędzia wstążki naciśnij przycisk Wybór pola.
• To okno dialogowe zostanie otwarte. Na dole okna dialogowego Wybór pola naciśnij Nowy.

• Utwórz swoją pierwszą nową kolumnę, nazwij ją LinkedIn, wybierz Typ = Tekst i Format = Tekst, jak pokazano poniżej.

• Teraz powtórz powyższy proces dla kolejnych 3 pól: Twitter, Facebook, Facebook Group.
• Zauważysz nowe pola w sekcji Pola zdefiniowane przez użytkownika w folderze, jak pokazano poniżej:

Krok 3: Dodaj niestandardową stronę formularza

W tym kroku dodamy niestandardową stronę do formularza kontaktowego. Na tej stronie będziemy przechowywać pola profilu Social Media.

1. Teraz idź dalej i naciśnij zakładkę (P.2) obok Generała, jak pokazano poniżej.

1. Teraz na Wstążce naciśnij przycisk Strona i wybierz Zmień nazwę strony.

1. Wprowadź Social Media w polu Nazwa strony i naciśnij OK.
2. Teraz przeciągnij cztery pola z pola Wybierz na swoją stronę mediów społecznościowych i umieść je tak, jak pokazano poniżej:

1. Uwaga: Aby wyrównać pola niestandardowe, po prostu je zaznacz (upewnij się, że naciskasz przycisk CTRL, gdy zaznaczasz je wszystkie), a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i naciśnij Wyrównaj, a następnie wybierz kierunek wyrównania.
2. W ramach tworzenia formularza powinieneś okresowo sprawdzać swoją pracę. Najlepszym sposobem na to jest naciśnięcie przycisku Uruchom ten formularz. Dzięki temu dowiesz się, jak Twoja praca będzie wyglądać dla użytkownika.

Krok 4: Zapisz formularz programu Outlook

Jak widzieliście wcześniej, zmodyfikowany formularz kontaktowy jest nadal w trybie projektowania. Jeśli chcesz zacząć z niego korzystać, powinieneś opublikować go w swojej bibliotece formularzy. Zgodnie z posiadanymi uprawnieniami możesz udostępnić go na własny użytek lub zezwolić innym współpracownikom w organizacji również na korzystanie z niego.

1. Na wstążce naciśnij przycisk Opublikuj.
2. Wybierz opcję Opublikuj formularz jako...
3. W polu Nazwa wyświetlana wpisz ContactFormSocial
4. Hit Publikuj.

Uwaga dla zaawansowanych użytkowników: Twój formularz zostanie zapisany jako plik .oft w katalogu AppData twojego katalogu domowego:: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Krok 5: Wypróbuj nowy formularz

Jesteśmy prawie na miejscu. Teraz nadszedł czas, aby spróbować naszej pracy.

1. Otwórz kartę Kontakty w Outlooku.
2. Hit nowe przedmioty.
3. Hit Formularze niestandardowe.
4. Wybierz swój wpis ContactFormSocial.
5. Naciśnij przycisk Social Media na Wstążce (właśnie dodałeś go w poprzednim kroku ;-))
6. Voila' – gotowe!

Krok 6: Używaj domyślnie nowego formularza kontaktowego

Jeśli jesteś zadowolony z wyniku swojej pracy, możesz ustawić swój nowy formularz jako domyślny formularz kontaktowy w programie Microsoft Outlook. Zrób to dopiero po wykonaniu całego samouczka, ponieważ w przeciwnym razie ten krok jest nieistotny.

Postępuj w następujący sposób:

1. Przejdź do zakładki Kontakt.
2. Zaznacz folder biblioteki Kontakty (domyślnie nazywa się Kontakty).
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Właściwości.
4. Na karcie Ogólne wybierz nazwę formularza (w naszym przypadku ContactFormSocial) w polu Podczas wysyłania do folderu.
5. Naciśnij OK.

Szablony formularzy spotkań w programie Outlook

Jeśli szukasz bardziej szczegółowego samouczka, odwiedź ten szczegółowy przykład projektu szablonu wiadomości e-mail i spotkania dla programu Outlook (dotyczy zarówno systemu Windows, jak i macOSX)

Gdzie znaleźć moje szablony Outlooka?

Kilku czytelników miało problem ze znalezieniem lokalizacji przechowywania swoich niestandardowych formularzy użytkownika dla programu Outlook.

Domyślnie lokalizacja znajduje się pod Twoim kontem użytkownika. W Windows 10 /8 lub 7 prawdopodobnie będzie to: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.