Jak wysyłać cykliczne wiadomości automatycznej odpowiedzi w programie Outlook 2019 / 365/ 2016, gdy jesteś poza biurem?

Ostatnia aktualizacja: październik 2019 r.

Zakres obowiązywania: Office 365/2019, 2016, 2013. Windows i macOS.

Oto pytanie, które otrzymaliśmy od Doroty:

Witam! pracuję jako biuro podróży i moja dyspozycyjność jest dla moich klientów najważniejsza. Od czasu do czasu wyjeżdżam z biura z powodu wakacji i chciałbym się upewnić, że moi klienci są tego świadomi i że rzeczy nie psują się. W przeszłości pracowałem w firmie i pamiętam, że był tam pewien trik, by ustawić tam auto-responder poza biurem. Teraz pracuję w domu i korzystam z Outlook.com i Gmaila w programie Microsoft Outlook 2019. Czy istnieje sposób na skonfigurowanie reguły poza biurem, aby powiadomić innych, że nie ma mnie?

Dziękuję za dobre pytanie i życzę powodzenia w nowej firmie.

Możesz łatwo zdefiniować automatyczne odpowiedzi tekstowe, gdy jesteś poza biurem, korzystając z Reguł. W tym samouczku wyjaśnimy, jak to zrobić w systemie Windows, a następnie w systemie macOS. Czytelnicy mogą zastosować to w praktyce, aby program Outlook odpowiadał automatycznie w przypadku, gdy wyjechali na urlop lub inny urlop.

Dla kompletności dodaliśmy krótką sekcję dotyczącą korzystania z programu Outlook na serwerze Exchange do wysyłania odpowiedzi OOTO.

Ustawianie odpowiedzi automatycznych w systemie Windows

Korzystanie z reguł

Jeśli korzystasz z Gmaila lub Hotmail/Outlook.com w Outlooku, musisz użyć reguł, aby skonfigurować autoresponder.

Proszę postępować w następujący sposób:

• Otwórz Outlooka.
• Po pierwsze, zdefiniuj szablon wiadomości programu Outlook, który będzie wysyłany w przypadku nieobecności. Ten post zawiera wszystkie informacje potrzebne do skonfigurowania szablonu.
• Następnie na karcie E-mail kliknij przycisk Reguły.
• Wybierz Zarządzaj regułami i alertami.
• Otworzy się Kreator reguł.
• Naciśnij przycisk Nowa reguła…
• Następnie wybierz Zastosuj reguły do ​​otrzymywanych e-maili .

• Hit Dalej.
• Określ, czy chcesz, aby ta reguła poza biurem była stosowana do określonych wiadomości e-mail.
• Kliknij Dalej, jeśli chcesz, aby reguła dotyczyła wszystkich wiadomości przychodzących.
• Teraz sprawdź Odpowiedz, używając określonej reguły szablonu.
• W dolnym okienku kliknij konkretny link szablonu.

• Przeglądaj swój komputer w poszukiwaniu szablonu wiadomości e-mail zdefiniowanego w pierwszym kroku tego samouczka.
• Uwaga: Szablony są zapisywane jako zwykłe pliki.

• Po znalezieniu szablonu zaznacz go i naciśnij Otwórz.
• Hit Dalej.
• W razie potrzeby zdefiniuj wyjątki od reguły.
• Hit Dalej.
• Nadaj swojej regule zrozumiałą nazwę, jak pokazano poniżej

• Po zakończeniu naciśnij Zakończ.

Dezaktywacja reguł

Uwaga: pamiętaj, że będziesz musiał dezaktywować swoje zasady po powrocie z wakacji lub urlopu; w przeciwnym razie Twoje automatyczne wiadomości e-mail będą nadal wysyłane.

Jeśli chcesz wyłączyć swoje odpowiedzi, wykonaj następujące czynności:

• Otwórz Outlooka
• Zasady trafień
• Hit Zarządzaj regułami i alertami
• Odznacz wszystkie reguły, które chcesz dezaktywować.

• Po zakończeniu naciśnij Zastosuj.

Korzystanie z wymiany

Jeśli Twoja firma korzysta z serwera Exchange, proces konfiguracji jest bardzo prosty:

• Otwórz Outlooka.
• Trafiony plik.
• Teraz naciśnij przycisk Odpowiedzi automatyczne (pamiętaj, że aby je skonfigurować, musisz mieć połączenie z Exchange).
• Teraz zdefiniuj swoją automatyczną odpowiedź dla nadawców w organizacji i poza nią.
• Po zakończeniu naciśnij OK.

Poza biurem odpowiada na MAC

Jeśli korzystasz z systemu macOS, proces jest dość prosty, oto kroki:

1. Otwórz Outlooka dla macOS
2. Z górnego paska przejdź do Narzędzia i dziesięć wybierz Reguły.
3. Otworzy się okno dialogowe Reguły.
4. Jeśli korzystasz z Gmaila lub Outlook.com/Hotmail, zaznacz IMAP po lewej stronie.
5. Naciśnij znak + na dole okna dialogowego.
6. Określ nazwę swojej reguły:

1. W sekcji Wykonaj następujące czynności wybierz Odpowiedz, a następnie naciśnij przycisk Odpowiedz tekst… .
2. Teraz śmiało zdefiniuj tekst odpowiedzi poza biurem, jak pokazano poniżej

1. Po zakończeniu naciśnij OK .
2. Zaznacz pola „ Nie stosuj ” i „ Włączone ” i naciśnij OK . Po powrocie z wakacji pamiętaj, aby odznaczyć przycisk Włączone, aby wyłączyć regułę.
3. Okno dialogowe reguł będzie wyglądać następująco. Każdy przychodzący e-mail będzie automatycznie odpowiadał przez program Outlook.

Więcej pytań czytelników

Wiele automatycznych odpowiedzi dla jednej skrzynki pocztowej

Zapytano nas, czy możesz ustawić różne automatyczne odpowiedzi w zależności od tego, kto wysłał wiadomość. Jest to możliwe, ponieważ Kreator reguł programu Outlook umożliwia warunkowanie wiadomości e-mail kilkoma parametrami:

• przez ludzi,
• czy jesteś w TO czy CC,
• czy jesteś jedynym odbiorcą
• Czy w temacie lub treści pojawiają się określone słowa?
• Według ważności wiadomości e-mail

Aby korzystać z wielu odpowiedzi, wystarczy zbudować różne reguły, a następnie przypisać do nich różne szablony odpowiedzi Outlooka.

Skąd mam wiedzieć, czy moje automatyczne odpowiedzi zostały wysłane?

Dobre pytanie, odpowiedzi będą wyświetlane jako wpisy w folderze wysłanych elementów programu Outlook

Czy działa, gdy mój komputer jest wyłączony?

To bardzo ważne pytanie – odpowiedź brzmi, że reguły, które definiujesz w Outlooku, są tylko klientami, co oznacza, że ​​będą działać tylko wtedy, gdy Outlook jest uruchomiony. Nie dzieje się tak, jeśli korzystasz z automatycznych odpowiedzi w programie Outlook na serwerze Exchange.

Czy mogę zamiast tego skonfigurować automatyczne przekazywanie?

Będąc na WOM/wakacjach/wakacjach lub podczas podróży, możesz zdecydować się na automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail innym osobom, aby mogły na nie odpowiedzieć. Możesz użyć Kreatora reguł, aby zdefiniować konkretną regułę , która to obsłuży.

Czy mogę dodać zdjęcie do mojej automatycznej odpowiedzi?

W systemie Windows możesz dodawać bogate informacje tekstowe do swoich odpowiedzi, czy to linki, zdjęcia, a nawet animowane gify. Możesz także dodać swój podpis do wszystkich wychodzących wiadomości e-mail.

W przypadku dodatkowych pytań prosimy o kontakt. Mam nadzieję, że to pomoże!