Jak zaplanować i wysłać cykliczne prośby o spotkania, wydarzenia i terminy w programie Outlook 2019 / 365?

Oto pytanie, które otrzymaliśmy od Donny:

Witam! właśnie zostałem mianowany kierownikiem projektu w mojej firmie, więc teraz mieszkam w Outlooku :-)… Jedną z pierwszych rzeczy, które będę musiał zrobić, jest zorganizowanie serii spotkań z wieloma interesariuszami projektu. Mogą to być spotkania jeden na jednego, spotkania grupowe. Z przyjemnością uzyskałbym kilka skrótów, jak rozpocząć planowanie tych nawrotów. Pomoc jest doceniana z góry. Dziękuję!

Dziękuję za pytanie i życzę powodzenia w nowej pracy.

Zarządzanie cyklicznymi spotkaniami w Outlooku może być zniechęcającym zadaniem, spróbujmy to rozbić za pomocą kilku najlepszych praktyk, aby wszystko działało.

Skonfiguruj swój kalendarz projektów

Moją pierwszą rekomendacją byłoby ustawienie dedykowanego kalendarza dla twojego projektu, tak aby wszystkie spotkania związane z projektem były zorganizowane w jednym miejscu. Oto samouczek dotyczący dodawania nowych kalendarzy do programu Outlook dla systemów Windows i MAC.

Zaplanuj powtarzające się cykle spotkań

Po skonfigurowaniu kalendarza możesz rozpocząć planowanie serii spotkań.

Użytkownicy Windows

Zaloguj się do Outlooka i otwórz swój kalendarz.
Na karcie głównej kliknij widok tygodnia roboczego, co zapewni bardziej szczegółowy i łatwiejszy w użyciu widok kalendarza.
Teraz wybierz dzień i godzinę spotkania.
Kliknij prawym przyciskiem myszy i naciśnij Nowe spotkanie cykliczne (lub spotkanie).
W razie potrzeby dostosuj datę i godzinę spotkania/spotkania.
Zdefiniuj powtarzalność spotkania (codziennie/co tydzień itd.).
Określ swój zakres cykliczności.

Po zakończeniu naciśnij OK .
Następnie naciśnij przycisk Do , aby wybrać adresy e-mail odbiorców z listy kontaktów lub alternatywnie wprowadź ich adresy ręcznie.
Zdefiniuj opisowy temat spotkania.
Użyj sekcji Tagi spotkań po prawej stronie wstążki, aby określić ważność i czułość spotkania

Jak zaplanować i wysłać cykliczne prośby o spotkania, wydarzenia i terminy w programie Outlook 2019 / 365?

Następnie określ miejsce spotkania i swoje dane kontaktowe. Może to być sala konferencyjna lub możesz używać Skype'a, Zoom for Outlook lub innych środków komunikacji online.
Na koniec w treści zaproszenia na spotkanie rozwiń cele serii spotkań, wskaźniki KPI i tak dalej. Pamiętaj o określeniu jasnej agendy spotkania oraz jasnych i mierzalnych celów.
Po zakończeniu naciśnij przycisk Wyślij .

Użytkownicy komputerów Mac

Proces dla użytkowników MAC jest nieco inny i przypomina ten stosowany w starszych wersjach pakietu Office:

Otwórz Outlooka 365/2019 dla MAC.
W widoku kalendarza najedź na wymaganą datę i godzinę spotkania/spotkania.
Otworzy się okno dialogowe spotkania organizatora .
Naciśnij przycisk Do, aby zdefiniować uczestników spotkania.

Następnie określ temat, lokalizację i czas trwania spotkania.

Jak zaplanować i wysłać cykliczne prośby o spotkania, wydarzenia i terminy w programie Outlook 2019 / 365?

W górnym menu naciśnij przycisk Powtarzanie .
Pojawi się następujące okno dialogowe:

Jak zaplanować i wysłać cykliczne prośby o spotkania, wydarzenia i terminy w programie Outlook 2019 / 365?

W razie potrzeby zdefiniuj ustawienia spotkania / terminu.
Po zakończeniu naciśnij OK.
W treści zaproszenia na spotkanie podaj w razie potrzeby więcej informacji.
Po zakończeniu naciśnij przycisk Wyślij .

Skonfiguruj prośby o spotkanie / spotkanie / serię wydarzeń przez duplikację

Potencjalnie możesz stworzyć serię spotkań lub wydarzeń, powielając poprzednią serię i dostosowując tematy spotkania, uczestników i lokalizację. Oto samouczek , który pomoże Ci to osiągnąć.

Pytania? Zachęcamy do skorzystania z poniższych komentarzy, aby nas o tym powiadomić.

Powodzenia!

Zatrzymaj i usuń zduplikowane wiadomości e-mail w Outlooku 2016 i 2019

Czy Twoja skrzynka pocztowa jest zaśmiecona zduplikowanymi wpisami e-mail? Dowiedz się, jak przestać otrzymywać i usuwać zbędne wiadomości w skrzynkach pocztowych programu Outlook 365 / 2019 / 2016 zarówno w systemie Mac, jak i Windows. Poznaj sposoby optymalizacji i zarządzania skrzynką e-mail.

Jak odświeżyć pocztę w skrzynce odbiorczej programu Outlook, gdy nie jest ona automatycznie aktualizowana?

Skrzynka odbiorcza programu Outlook nie aktualizuje się automatycznie? Dowiedz się, jak automatycznie odświeżyć skrzynkę odbiorczą programu Outlook 365 / 2019 / 2016 / 2013.

Jak pisać przydatne makra w wiadomościach Outlook 2016 i 2019?

Nie znasz makr VBA do automatyzacji programu Outlook? Dowiedz się, jak wstawić kod VBA do programu Outlook 365 / 2016 / 2019.

Jak zduplikować spotkania i wydarzenia w kalendarzu Outlooka 2019 / 365 / 2016?

Dowiedz się, jak łatwo duplikować wydarzenia, spotkania i terminy z kalendarza programu Outlook w Office 365, 2016 i 2019.

Zatrzymaj wyskakujące powiadomienia kalendarza Outlook 365 / 2019 / 2016 o spotkaniach i spotkaniach

Dowiedz się, jak wyłączyć przypomnienia i powiadomienia z kalendarzy Outlook 2016/2019, zarówno w systemie Windows, jak i macOS.

Czy usunięcie lub ukrycie folderu PerfLogs jest bezpieczne?

C: Perflogs: czym one są? Czy można je usunąć z komputera?

Jak utworzyć szablon wiadomości e-mail w Microsoft Outlook.com 365?

Jak zmodyfikować kolorowanie pocisków w programie Word?

W tym poście dowiesz się, jak modyfikować kolor i rozmiar list wypunktowanych / punktów w Excelu, PowerPoint i Word 365 / 2016/ 2019.

Jak dodać obrazy gif w treści lub podpisie wiadomości e-mail programu Outlook 2016 / 2019?

Dowiedz się, jak dodać / osadzić i wysłać obraz gif do wychodzącej poczty e-mail programu Outlook 2016 i 2019.

Jak wysłać wiadomość e-mail w Outlooku za pomocą VBA?

Dowiedz się, jak pisać makra programu Outlook, aby zautomatyzować wysyłanie wiadomości e-mail.