PowerPoint 2016: как сохранить презентацию

Всякий раз, когда вы создаете новую презентацию в PowerPoint , вам необходимо знать, как сохранить ее для доступа и редактирования позже. Как и в предыдущих версиях PowerPoint, вы можете сохранить файл на свой компьютер. При желании вы также можете сохранять файлы в облачном сервисе, например OneDrive . Вы даже можете экспортировать презентации и делиться ими прямо из PowerPoint.

Как сохранить презентацию в PowerPoint 2016

• Сохранить и сохранить как
• Представляем OneDrive
• Как сохранить презентацию
• Используйте «Сохранить как», чтобы сделать копию
• Как изменить место сохранения по умолчанию
• Используйте функцию автовосстановления
  • Как использовать автовосстановление
• Экспортная презентация
  • Как экспортировать презентацию
• Поделиться презентацией
  • Как поделиться презентацией
• Упражняться!

Сохранить и сохранить как

PowerPoint предоставляет два способа сохранения файлов: «Сохранить» и «Сохранить как». Эти варианты работают схожим образом, но с несколькими важными отличиями.

• Сохранить. Когда вы создаете или редактируете презентацию, вы используете команду «Сохранить», чтобы сохранить изменения. Вы будете использовать эту команду большую часть времени. Когда вы сохраняете файл, вам просто нужно выбрать имя файла и место сохранения в первый раз. Затем вам просто нужно нажать команду «Сохранить», чтобы сохранить его с этим именем и местоположением.
• Сохранить как: вы будете использовать эту команду, чтобы создать копию презентации, оставив оригинал нетронутым. При использовании «Сохранить как» вам необходимо выбрать другое имя и/или местоположение для скопированной версии.

Представляем OneDrive

Большинство функций Microsoft Office , включая PowerPoint, предназначены для сохранения документов и обмена ими в Интернете. Это делается с помощью OneDrive, который представляет собой онлайн-хранилище для ваших документов и файлов. Если вы хотите использовать OneDrive, убедитесь, что вы вошли в PowerPoint под своей учетной записью Microsoft.

Как сохранить презентацию

Важно сохранять презентацию каждый раз, когда вы начинаете новый проект или вносите изменения в существующий проект. Регулярное сохранение вашей работы может предотвратить потерю ваших документов, если что-то пойдет не так. Вам также необходимо обратить внимание на то, где вы сохраняете презентацию, чтобы ее можно было легко найти позже.

1. Найдите и выберите команду «Сохранить» на панели быстрого доступа.

2. Если вы сохраняете файл впервые, в представлении Backstage появится функция «Сохранить как» .

3. Затем вам нужно будет выбрать, где сохранить файл, и дать ему имя. Нажмите «Обзор» , чтобы выбрать местоположение на вашем компьютере. Кроме того, вы можете нажать OneDrive , чтобы сохранить файлы в OneDrive.

4. Появится диалоговое окно «Сохранить как» . Выберите, где вы хотите сохранить презентацию.

5. Введите имя файла презентации и нажмите «Сохранить».

6. Презентация будет сохранена. Вы можете нажать кнопку «Сохранить» еще раз, чтобы сохранить изменения при изменении презентации.

Вы также можете получить доступ к команде «Сохранить» , нажав Ctrl + S на клавиатуре.

Используйте «Сохранить как», чтобы сделать копию

Если вы хотите сохранить другую версию презентации, сохранив при этом оригинал, вы можете сделать копию. Например, если у вас есть файл под названием « Презентация клиента», вы можете сохранить его как « Презентация клиента 2» , чтобы иметь возможность редактировать новый файл и при этом ссылаться на исходную версию.

Для этого нажмите команду «Сохранить как» в представлении Backstage . Как и при первом сохранении файла, вам необходимо выбрать место для сохранения файла и назвать новый файл.

Как изменить место сохранения по умолчанию

Если вы не хотите использовать OneDrive, вы можете быть разочарованы тем, что OneDrive выбран в качестве местоположения по умолчанию при сохранении файлов. Если вам это неудобно, вы можете изменить место сохранения по умолчанию, чтобы по умолчанию был выбран «Этот компьютер» .

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage .

2. Нажмите «Параметры».

3. Появится диалоговое окно «Параметры PowerPoint» . Выберите «Сохранить», установите флажок « Сохранить на компьютер по умолчанию», затем нажмите «ОК». Место сохранения по умолчанию будет изменено.

Используйте функцию автовосстановления

PowerPoint автоматически сохраняет ваши презентации во временной папке, пока вы над ними работаете. Если вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой PowerPoint, вы можете восстановить файлы с помощью функции автовосстановления.

Как использовать автовосстановление

1. Откройте PowerPoint. Если будут найдены автоматически сохраненные версии файла, появится панель «Восстановление документа» .

2. Нажмите здесь, чтобы открыть существующий файл. Презентация будет восстановлена.

По умолчанию PowerPoint автоматически сохраняется каждые 10 минут. Если вы редактируете презентацию менее чем за 10 минут, PowerPoint может не создать автоматически сохраненную версию.

Если вы не видите нужный файл, вы можете просмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Просто выберите вкладку «Файл», нажмите «Управление презентацией», затем выберите «Восстановить несохраненные презентации».

Экспортная презентация

По умолчанию презентации PowerPoint сохраняются в формате файла .pptx. Однако могут возникнуть случаи, когда вам понадобится использовать другой тип файла, например PDF или PowerPoint 97-2003. Презентацию из PowerPoint легко экспортировать в различные форматы файлов.

• PDF: сохраните презентацию в формате PDF вместо файла PowerPoint.
• Видео: сохраните презентацию как видео.
• Пакет для компакт-диска : презентация сохраняется в папке с Microsoft PowerPoint Viewer — специальным слайд-шоу, которое пользователи могут загрузить.
• Раздаточные материалы: распечатайте раздаточный материал для слайдов.
• Другие типы файлов: сохранение в файлы других типов, включая PNG и PowerPoint 97-2003.

Как экспортировать презентацию

В примере в этой статье мы сохраним презентацию как файл PowerPoint 97-2003.

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage .

2. Нажмите «Экспорт», затем выберите нужный вариант. В этом примере мы выберем «Изменить тип файла».

3. Выберите тип файла и нажмите «Сохранить как».

4. Появится диалоговое окно «Сохранить как» . Выберите место, куда вы хотите экспортировать презентацию, введите имя файла и нажмите «Сохранить».

Вы также можете использовать раскрывающееся меню «Тип сохранения как» в диалоговом окне «Сохранить как» , чтобы сохранить презентацию в различных форматах файлов. Будьте осторожны при выборе типа файла, чтобы другие также могли его открыть.

Поделиться презентацией

PowerPoint позволяет легко делиться презентациями и совместно работать над ними с помощью OneDrive. Раньше, если вы хотели поделиться с кем-то файлом, вы могли отправить его как вложение к электронному письму. Несмотря на то, что эта система очень удобна, она также создает несколько версий одного и того же файла, поэтому пользователям сложно систематизировать и сортировать их.

Публикуя презентацию из PowerPoint, вы фактически предоставляете другим людям доступ к тому же файлу. Это позволяет вам и людям, с которыми вы делитесь информацией, редактировать презентацию без необходимости отслеживать несколько версий.

Чтобы поделиться презентацией, ее сначала необходимо сохранить в OneDrive.

Как поделиться презентацией

1. Откройте вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage , затем нажмите «Поделиться».

2. Появится панель «Поделиться» .

3. Нажмите интерактивные кнопки ниже, чтобы узнать больше о различных способах обмена презентациями.

Упражняться!

1. Откройте образец презентации .

2. Используйте «Сохранить как» , чтобы создать копию презентации. Назовите новую копию «Практика сохранения спасения». Вы можете сохранить его в папке на своем компьютере или в OneDrive.

3. Экспортируйте презентацию в PDF-файл.

Узнать больше:

• Начало работы с PowerPoint 2016
• Создавайте и открывайте презентации в PowerPoint 2016.
• Как создать фотоальбомы в PowerPoint с эффектами