จะกำหนดเวลาและส่งคำขอการประชุม เหตุการณ์ และการนัดหมายของ Outlook 2019 / 365 ที่เกิดซ้ำได้อย่างไร

นี่คือคำถามที่เราได้รับจาก Donna:

สวัสดี! เพิ่งได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้จัดการโครงการที่นี่ในบริษัทของฉัน ดังนั้นฉันจึงอาศัยอยู่ใน Outlook :-)… สิ่งแรกที่ฉันจะต้องทำคือการตั้งค่าชุดการประชุมอย่างต่อเนื่องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากของโครงการ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นแบบตัวต่อตัวของการประชุมกลุ่ม ยินดีที่จะรับทางลัดเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการตามกำหนดเวลาของการเกิดซ้ำเหล่านั้น ความช่วยเหลือจะได้รับการชื่นชมล่วงหน้า ขอบคุณ!

ขอบคุณสำหรับคำถามและขอให้โชคดีกับงานใหม่ของคุณ

การจัดการการนัดหมายที่เกิดซ้ำใน Outlook อาจเป็นงานที่น่ากลัว เรามาลองแยกรายละเอียดด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางอย่างเพื่อให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไป

ตั้งค่าปฏิทินโครงการของคุณ

คำแนะนำแรกของฉันคือการตั้งค่าปฏิทินเฉพาะสำหรับโครงการของคุณ เพื่อให้คุณสามารถจัดการประชุมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ในที่เดียว ต่อไปนี้คือบทแนะนำเกี่ยวกับการเพิ่มปฏิทินใหม่ใน Outlookสำหรับทั้ง Windows และ MAC

จัดกำหนดการชุดการประชุมที่เกิดซ้ำ

หลังจากตั้งค่าปฏิทินของคุณแล้ว คุณจะสามารถเริ่มจัดกำหนดการชุดการประชุมของคุณได้

ผู้ใช้วินโดว์

• เข้าสู่ระบบ Outlook และเปิดปฏิทินของคุณ
• ในแท็บหน้าแรก ให้กดมุมมองสัปดาห์ทำงาน ซึ่งจะทำให้มุมมองปฏิทินของคุณละเอียดขึ้นและใช้งานได้ง่ายขึ้น
• ตอนนี้เลือกวันและเวลาของการประชุมของคุณ
• คลิกขวาแล้วกดNew recurring Meeting (หรือนัดหมาย)
• หากจำเป็น ให้ปรับวันที่และเวลาของการประชุม/นัดหมาย
• กำหนดการประชุมของคุณเป็นกิจวัตร (รายวัน/รายสัปดาห์ และอื่นๆ)
• กำหนดช่วงการเกิดซ้ำของคุณ

• เมื่อเสร็จ แล้วกดOK
• ถัดไป ให้กด ปุ่ม ถึง เพื่อเลือกที่อยู่อีเมลของผู้รับจากรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ หรือป้อนที่อยู่ด้วยตนเอง
• กำหนดหัวข้อ อธิบาย สำหรับการประชุมของคุณ
• ใช้ ส่วน แท็ก การประชุม ที่ด้านขวาของ Ribbon เพื่อกำหนดความสำคัญและความละเอียดอ่อนของการประชุม

• ถัดไป กำหนดสถานที่ นัดพบ และรายละเอียดการติดต่อของคุณ นี่อาจเป็นห้องประชุมหรือคุณอาจใช้ Skype, Zoom for Outlook หรือวิธีการสื่อสารออนไลน์อื่นๆ
• สุดท้าย ในเนื้อหาการเชิญประชุมของคุณ ให้ขยายเป้าหมายชุดการประชุม KPI และอื่นๆ อย่าลืมกำหนดการที่ชัดเจนสำหรับการประชุมของคุณ รวมทั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้
• เมื่อเสร็จแล้วให้กดปุ่มส่ง

ผู้ใช้ Mac

ขั้นตอนสำหรับผู้ใช้ MAC จะแตกต่างออกไปเล็กน้อยและคล้ายกับขั้นตอนที่ใช้ใน Office เวอร์ชันเก่า:

• เปิด Outlook 365 / 2019 สำหรับ MAC
• ในมุมมองปฏิทิน ให้เลื่อนเมาส์ไปที่วันที่และเวลาของการประชุม/นัดหมายที่ต้องการ
• กล่องโต้ตอบ การประชุมผู้จัดงานจะเปิดขึ้น
• กดปุ่ม ถึง เพื่อกำหนดผู้เข้าร่วมประชุมของคุณ

• จากนั้นกำหนดเรื่อง สถานที่ และระยะเวลาการประชุม

• ที่เมนูด้านบน ให้กดปุ่มRecurrence
• กล่องโต้ตอบต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น:

• กำหนดการตั้งค่าการประชุม/การนัดหมายตามต้องการ
• เสร็จแล้วกดOK
• ในเนื้อหาการเชิญประชุม ให้ข้อมูลเพิ่มเติมตามต้องการ
• เมื่อเสร็จแล้วให้กดปุ่มส่ง

ตั้งค่าการเรียกประชุม / นัด / เหตุการณ์โดยทำซ้ำ

คุณสามารถสร้างชุดการประชุมหรืองานกิจกรรมได้โดยการทำซ้ำชุดก่อนหน้าและปรับหัวข้อการประชุม ผู้เข้าร่วม และสถานที่ นี่คือบทช่วยสอนที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนั้น

คำถาม? อย่าลังเลที่จะใช้ความคิดเห็นด้านล่างเพื่อแจ้งให้เราทราบ

โชคดี!