แบบฟอร์ม Outlook: วิธีสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้ใน Microsoft Office 2016 / 2019

หมายเหตุ: เนื้อหาโพสต์นี้ใช้ได้กับ Office 2019,2016, 2013, 2010; เวอร์ชันเดสก์ท็อปและ Office 365 Windows 10, 8 และ 7;

โพสต์ปรับปรุงเมื่อ: พฤษภาคม 2020

นี่เป็นคำถามจากดีแอนน์:

ฉันทำงานในอุตสาหกรรมค้าปลีก ฉันใช้ Outlook เพื่อจัดการข้อมูลติดต่อของฉัน ฉันค่อนข้างชอบ Outlook เป็นผู้จัดการผู้ติดต่อของฉัน แต่เห็นได้ชัดว่าฉันต้องสามารถปรับปรุงความสามารถของแบบฟอร์มการติดต่อพื้นฐานได้ ความต้องการของฉันคือต้องสามารถเพิ่มหลายฟิลด์ที่จะอนุญาตให้ฉันจัดเก็บลิงก์ไปยังโปรไฟล์โซเชียลมีเดียของผู้ติดต่อแต่ละคนของฉัน เรื่องยาวสั้น ฉันคิดว่าฉันมีคำถามสองสามข้อที่นี่: อันดับแรก วิธีสร้างปุ่มรายการเมนูที่จะอนุญาตให้ฉันโต้ตอบกับฟอร์ม Outlook และประการที่สอง: วิธีดำเนินการและสร้างหรือแก้ไขแบบฟอร์มการติดต่อของฉัน คำแนะนำใด ๆ ที่ชื่นชมอย่างมาก ขอบคุณ!

ในบทความนี้ เราจะสอนวิธีสร้างแบบฟอร์มผู้ใช้ที่กรอกเองได้ใน Microsoft Outlook เราจะปรับแต่งแบบฟอร์มการติดต่อเป็นตัวอย่าง อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้ใช้ได้กับอีเมล งาน การของาน ​​การเชิญนัดหมาย รายการบันทึกและอื่น ๆ

โอเค..มาเริ่มกันเลย

การทำงานกับแบบฟอร์มใน Outlook นั้นไม่ใช่เรื่องยากเป็นพิเศษ Outlook จัดส่งเทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหลายแบบ และแนวคิดพื้นฐานคือการปรับแต่งเทมเพลตเหล่านั้นตามความต้องการของคุณ

สร้างฟอร์ม Outlook แบบกำหนดเอง

นี่คือกระบวนการในการแทรกและแก้ไขแบบฟอร์มผู้ใช้ Outlook:

1. ตั้งค่าแท็บนักพัฒนา Outlook
2. เปิดฟอร์ม Outlookที่ มีอยู่
3. แก้ไขแบบฟอร์มเพื่อรวมฟิลด์ที่กำหนดเองของคุณตามต้องการ
4. บันทึกแบบฟอร์มผู้ใช้ที่กำหนดเอง ของ คุณ
5. ทดสอบงานของคุณอย่างละเอียด
6. แชร์กับผู้ใช้ Outlook คนอื่นๆ ในที่ทำงานหรือกลุ่มของคุณ เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้แบบฟอร์มที่มีประโยชน์ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น :-)

แบบฟอร์ม Outlook: ตัวอย่างโดยละเอียด

Microsoft Outlook จัดส่งคอลเลกชันของแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับวัตถุหลักของ Outlook ที่คุณสามารถเลือกและเริ่มกระบวนการพัฒนาแบบฟอร์มของคุณได้ มีประโยชน์มากเพราะเราไม่ต้องการที่จะประดิษฐ์วงล้อใหม่ ในบทช่วยสอนนี้ เราจะดำเนินการต่อและขยายฟอร์มผู้ติดต่อที่มีอยู่แล้วซึ่งจัดเก็บไว้ในไลบรารีฟอร์มมาตรฐานของคุณ

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เราจะเน้นเฉพาะคุณถึงวิธีการกำหนดแบบฟอร์มผู้ติดต่อเอง เพื่อความสะดวก เราจะถือว่าคุณจะต้องการจัดการข้อมูลโซเชียลมีเดียต่อไปนี้สำหรับผู้ติดต่อของคุณ:

• โปรไฟล์ LinkedIn
• โปรไฟล์ทวิตเตอร์
• โปรไฟล์เฟสบุ๊ค
• กลุ่มเฟสบุ๊ค

แบบฟอร์มผู้ใช้ Outlook แบบกำหนดเองของเราจะมีหน้าตาดังนี้:

ขั้นตอนที่ 0: การตั้งค่าแท็บนักพัฒนา

ตามที่ผู้อ่านระบุไว้ข้างต้น ก่อนที่เราจะเริ่มต้นกับฟอร์ม Outlook แบบกำหนดเองเราจำเป็นต้องเปิดใช้งานแท็บนักพัฒนาที่เรียกว่าแท็บนักพัฒนา ซึ่งจะทำให้เราเข้าถึงความสามารถของ Outlook ที่เราต้องการเพื่อพัฒนาแบบฟอร์มของเราเอง

นี่คือวิธีการ:

1. ก่อนอื่น ให้เปิดMicrosoft Outlook
2. คลิกขวาที่ Ribbon แล้วเลือกปรับแต่ง Ribbon

1. คลิกที่ ช่องทำเครื่องหมาย สำหรับนักพัฒนาและเลือกตกลง

1. ตอนนี้ คุณจะสังเกตเห็น แท็บ นักพัฒนา ที่เพิ่มใหม่ ใน Ribbon ของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: เปิดแบบฟอร์มที่มีอยู่ของคุณ

1. บน Outlook Ribbon ของคุณ ไปข้างหน้าแล้วกดเมนูนักพัฒนา
2. ตอนนี้ไปข้างหน้าแล้วกดออกแบบแบบฟอร์ม
3. ในช่องLook Inตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกไลบรารีฟอร์มมาตรฐาน แล้ว
4. เลือกแบบฟอร์ม การ ติดต่อ
5. กดเปิด.
6. ตอนนี้เราจะดำเนินการแก้ไขแบบฟอร์มการติดต่อที่มีอยู่
7. คุณจะสังเกตเห็นว่าแบบฟอร์มของเราถูกเปิดในมุมมองการออกแบบ
8. ในขั้นตอนต่อไป เราจะเพิ่มฟิลด์กำหนดเองใหม่หลายฟิลด์เพื่อเก็บข้อมูลผู้ติดต่อโซเชียลมีเดียของเรา

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มฟิลด์แบบฟอร์มที่กำหนดเอง

ในขั้นตอนนี้ เราจะดำเนินการต่อและสร้างฟิลด์แบบฟอร์มที่กำหนดเอง (คอลัมน์0 สำหรับข้อมูลโซเชียลมีเดีย

• ในกลุ่มเครื่องมือ Ribbon ของคุณ ให้กดปุ่มตัวเลือกเขตข้อมูล
• กล่องโต้ตอบนี้จะเปิดขึ้น ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบตัวเลือกฟิลด์ ให้กดใหม่

• สร้างคอลัมน์ใหม่ของคุณ เรียกว่า LinkedIn เลือก Type = Text และ Format = Text ดังที่แสดงด้านล่าง

• ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นสำหรับ 3 ฟิลด์ถัดไป: Twitter, Facebook, Facebook Group
• คุณจะสังเกตเห็นฟิลด์ใหม่ของคุณในส่วนฟิลด์ที่ผู้ใช้กำหนดในโฟลเดอร์ดังที่แสดงด้านล่าง:

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มหน้าแบบฟอร์มที่กำหนดเอง

ในขั้นตอนนี้ เราจะเพิ่มหน้าที่กำหนดเองในแบบฟอร์มการติดต่อ ในหน้านั้น เราจะจัดเก็บฟิลด์โปรไฟล์โซเชียลมีเดีย

1. ตอนนี้ไปข้างหน้าและกดแท็บ (P.2) ถัดจาก General ดังที่แสดงด้านล่าง

1. จาก Ribbon ให้กดปุ่ม Page แล้วเลือก Rename Page

1. ป้อน Social Media ในฟิลด์ Page Name และกด OK
2. ตอนนี้ลากสี่ฟิลด์จากฟิลด์ เลือก ไปที่หน้าโซเชียลมีเดียของคุณแล้ววางตำแหน่งดังที่แสดงด้านล่าง:

1. หมายเหตุ: ในการจัดตำแหน่งฟิลด์ที่กำหนดเองของคุณ เพียงแค่เลือกฟิลด์เหล่านั้น (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกดปุ่ม CTRL เมื่อคุณเลือกฟิลด์ทั้งหมด) จากนั้นให้คลิกขวาและกด Align จากนั้นเลือกทิศทางการจัดตำแหน่ง
2. ในการพัฒนาแบบฟอร์มของคุณ คุณควรตรวจสอบงานของคุณเป็นระยะ วิธีที่ดีที่สุดคือการกดปุ่ม Run this Form สิ่งนี้จะแสดงให้คุณเห็นว่างานของคุณจะมีลักษณะอย่างไรต่อผู้ใช้

ขั้นตอนที่ 4: บันทึกฟอร์ม Outlook ของคุณ

อย่างที่คุณเคยเห็นมาก่อน แบบฟอร์มการติดต่อที่แก้ไขของคุณยังคงอยู่ในโหมดออกแบบ ถ้าคุณต้องการเริ่มใช้งาน คุณควรเผยแพร่ไปยังไลบรารีฟอร์มของคุณ ตามการอนุญาตของคุณ คุณอาจทำให้มันพร้อมใช้งานสำหรับการใช้งานของคุณเองหรืออนุญาตให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นในองค์กรของคุณใช้ได้เช่นกัน

1. จาก Ribbon ของคุณ ให้กดปุ่ม เผยแพร่
2. เลือกเผยแพร่แบบฟอร์มเป็น..
3. ใต้ชื่อที่แสดง ชนิด ContactFormSocial
4. กดเผยแพร่

หมายเหตุผู้ใช้ขั้นสูง: แบบฟอร์มของคุณจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ .oft ในไดเร็กทอรี AppData ของโฮมไดเร็กทอรีของคุณ:: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates

ขั้นตอนที่ 5: ลองใช้แบบฟอร์มใหม่ของคุณ

เราเกือบจะอยู่ที่นั่นแล้ว ตอนนี้ได้เวลาเดินหน้าและทดลองงานของเราแล้ว

1. เปิดแท็บที่ติดต่อของคุณใน Outlook
2. ตีรายการใหม่
3. ตีแบบฟอร์มที่กำหนดเอง
4. เลือกรายการ ContactFormSocial ของคุณ
5. กดปุ่ม Social Media ใน Ribbon (คุณเพิ่งเพิ่มในขั้นตอนก่อนหน้า ;-))
6. Voila' – เสร็จแล้ว!

ขั้นตอนที่ 6: ใช้แบบฟอร์มติดต่อใหม่ของคุณโดยค่าเริ่มต้น

ถ้าคุณพอใจกับผลงานของคุณ คุณสามารถตั้งค่าฟอร์มใหม่ของคุณเป็นฟอร์มติดต่อเริ่มต้นใน Microsoft Outlook ทำเช่นนี้หลังจากคุณทำตามบทช่วยสอนทั้งหมดแล้วเท่านั้น เนื่องจากขั้นตอนนี้ไม่เกี่ยวข้อง

ดำเนินการดังต่อไปนี้:

1. ไปที่แท็บผู้ติดต่อ
2. เน้นโฟลเดอร์ไลบรารีที่ติดต่อของคุณ (โดยค่าเริ่มต้นจะมีชื่อว่าที่ติดต่อ)
3. คลิกขวาและเลือกคุณสมบัติ
4. ในแท็บ ทั่วไป ให้เลือกชื่อแบบฟอร์มของคุณ (ในกรณีของเราคือ ContactFormSocial) ในฟิลด์ เมื่อโพสต์ไปยังโฟลเดอร์
5. กดตกลง

เทมเพลตฟอร์มการประชุม Outlook

หากคุณกำลังมองหาบทช่วยสอนเชิงลึก โปรดไปที่ตัวอย่างโดยละเอียดของการออกแบบอีเมลและเทมเพลตการนัดหมายสำหรับ Outlook (ใช้ได้กับทั้ง Windows และ macOSX)

จะหาเทมเพลต Outlook ของฉันได้ที่ไหน

ผู้อ่านสองสามรายประสบปัญหาในการค้นหาตำแหน่งที่เก็บข้อมูลของแบบฟอร์มผู้ใช้ที่กำหนดเองสำหรับ Outlook

โดยค่าเริ่มต้น ตำแหน่งจะอยู่ภายใต้บัญชีผู้ใช้ของคุณ ใน Windows 10 /8 หรือ 7 น่าจะเป็นC\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates