จะสร้างและใช้โฟลเดอร์ข้อมูลส่วนบุคคลใน Outlook 2019/365/2016 ได้อย่างไร

ใช้ได้กับ: Office 365, 2016, 2013, 2019; วินโดว์ 7, 8 และ 10

นี่คือคำถามจาก Johny:

เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งบอกฉันว่าเขาใช้ไฟล์ pst เพื่อสำรองข้อมูลกล่องอีเมล ปฏิทิน วารสาร และบุคคลที่ติดต่อของเขา คุณช่วยอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแทรกไฟล์ข้อมูล Outlook และใช้ไฟล์เหล่านี้เพื่อเก็บถาวรในกล่องจดหมายของฉันทุกวันได้ไหม ฉันรัก MAC OSX Sierra และต้องการใช้ Outlook บน MAC ดังนั้นฉันเดาว่าคำถามอื่นที่ฉันมีคือฉันสามารถใช้ pst บน MAC OSX ได้หรือไม่ ขอบคุณมาก!

โฟลเดอร์ส่วนบุคคลของ Outlook มีประโยชน์มากเพราะช่วยให้เราสร้างเครื่องถ่ายเอกสารแบบออฟไลน์ของจดหมาย รายชื่อติดต่อ และงานสำหรับการเข้าถึงแบบออฟไลน์ สำรองข้อมูล หรือถ่ายโอนไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น โฟลเดอร์ส่วนบุคคลจะแสดงในระบบปฏิบัติการ Windows ด้วยคำต่อท้าย .PST

ในคู่มือนี้ เราจะเรียนรู้วิธีสร้างและเปิดโฟลเดอร์ส่วนบุคคล รวมทั้งส่งออกอีเมลของคุณไปยังไฟล์ PST เพื่อสำรองข้อมูล

ก่อนอื่นเราจะสอนวิธีสร้างโฟลเดอร์ Outlook โดยใช้วิซาร์ดเปิด/ส่งออก ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถจัดแพคเกจอีเมล / รายชื่อติดต่อและปฏิทินที่มีอยู่ทั้งหมดได้ในคราวเดียว สำหรับผู้ใช้ขั้นสูง เราจะอธิบายวิธีสร้างไฟล์ pst ด้วยตนเอง เมื่อคุณกำหนดไฟล์ข้อมูลแล้ว คุณสามารถดำเนินการต่อและเติมข้อมูลในโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณด้วยอีเมล ปฏิทิน และที่อยู่ติดต่อเฉพาะ อ่านต่อเพื่อดูรายละเอียด

สร้างไฟล์ PST โดยการส่งออก

1. ไปที่FileกดOpen & Exportแล้วเลือกImport/Export

1. ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น ให้คลิกส่งออกไปยังไฟล์แล้วคลิกถัดไป

1. เลือกไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)ในตัวเลือกสร้างไฟล์ประเภท แล้วคลิก  ถัดไป

1. ตอนนี้ เลือกกล่องจดหมายที่คุณต้องการส่งออก หากคุณสนใจที่จะส่งออกปฏิทินหรือที่ติดต่อของคุณ ให้เลือกโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องในหน้าจอส่งออกไฟล์ข้อมูล Outlook
2. เลือกตำแหน่งของไฟล์สำรองและกดFinish

1. สุดท้าย – ป้อนP asswordและยืนยัน  รหัสผ่านสำหรับไฟล์สำรอง

1. ป้อนP asswordเพื่อเปิดไฟล์สำรองด้วย

การสร้างไฟล์ PST ด้วยตนเอง

1. เปิด Microsoft Outlook 2016 (หรือ Office 365 และ Outlook 2013) ให้กดHomeแล้วเลือกNew item
2. ในดรอปบ็อกซ์ ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่รายการเพิ่มเติมแล้วเลือก ไฟล์ ข้อมูลOutlook

1. ในกล่องโต้ตอบ ให้ป้อนชื่อไฟล์และบันทึกไว้ในตำแหน่งของคุณ

1. จดบันทึกตำแหน่งของไฟล์ .PST ที่คุณอาจต้องการคัดลอกไปยังอุปกรณ์สำรองข้อมูลภายนอกในภายหลัง
2. ตอนนี้ คุณจะสร้างโฟลเดอร์ส่วนบุคคลด้วย โฟลเดอร์  ย่อยรายการ ที่ถูกลบ และโฟลเดอร์การค้นหา

1. หากต้องการเพิ่มโฟลเดอร์ย่อย ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ส่วนบุคคล แล้วคลิกโฟลเดอร์ใหม่

1. ป้อนชื่อและกดปุ่มEnterเพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ

การค้นหาไฟล์ PST

ผู้อ่านสองคนถามเราเกี่ยวกับการค้นหาไฟล์ .pst เหล่านั้นหลังจากสร้าง วิธีที่ง่ายที่สุดในการค้นหาไฟล์ของคุณคือการค้นหาไฟล์ที่ชื่อ *.pst ใน Windows Search ของคุณ

การเพิ่มรายการอีเมลเฉพาะไปยังโฟลเดอร์ข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ

1. เปิดเมลบ็อกซ์เซิร์ฟเวอร์ ของคุณ และคลิกขวาที่เมลบ็อกซ์ที่จะต้องย้ายไปยังโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณ
2. กดย้ายและเลือกโฟลเดอร์ที่จะย้ายไป

1. โฟลเดอร์อีเมลหรือรายการที่เลือกจะถูกย้าย

MAC OSX ใช้ไฟล์ pst หรือไม่

Microsoft Outlook สำหรับ MAC ไม่ได้ใช้โฟลเดอร์ข้อมูล Outlook ที่กล่าวว่าเป็นไปได้อย่างแน่นอนที่จะนำเข้าไฟล์ pst ที่สร้างบนคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณไปยัง Outlook สำหรับ MAC