จะเขียนมาโครที่มีประโยชน์ในข้อความ Outlook 2016 และ 2019 ได้อย่างไร

ใน Microsoft Office เราใช้ Visual Basic for Applications (VBA) เพื่อสร้างโปรแกรมแบบกำหนดเองที่ปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานพื้นฐานของ Office และช่วยประหยัดเวลาด้วยการทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ เราเรียกโปรแกรม VBA ขนาดเล็กเหล่านี้ว่าMacros

ในบทช่วยสอนนี้ เราต้องการมอบทรัพยากรการพัฒนามาโครที่สมบูรณ์แบบที่สุดของเว็บสำหรับ Outlook เราจะมุ่งเน้นไปที่การสำรวจพื้นฐานของ Outlook VBA สำหรับผู้เริ่มต้น เรียนรู้การเขียนมาโคร แล้วดูแนวคิดเกี่ยวกับมาโครขั้นสูงที่มีประโยชน์ยิ่งขึ้น จากคำติชมที่เราได้รับ หลังจากผ่านบทช่วยสอนนี้แล้ว คุณควรจะสามารถพัฒนาและเรียกใช้มาโคร VBA อย่างง่ายสำหรับ Outlook ได้

• พื้นฐานก่อน: เราจะเรียนรู้วิธีแทรกและบันทึกแมโคร VBA แบบกำหนดเองอย่างง่ายลงในเซสชัน Outlook ที่ใช้งานอยู่
• จากนั้นเราจะตั้งค่าสภาพแวดล้อมการพัฒนามาโครในคอมพิวเตอร์ของเรา
• เราจะพูดถึงตัวอย่างพื้นฐานที่สุดของ Outlook VBA วิธีนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจพื้นฐานการพัฒนามาโครและช่วยให้คุณเขียนมาโครอย่างง่ายได้
• ต่อไป เราจะดำเนินการต่อไปและกำหนดไอคอนทางลัดสำหรับแมโครของเราในแถบเครื่องมือด่วน ซึ่งจะทำให้เราสามารถเรียกใช้มาโครได้อย่างง่ายดาย
• และเราจะปิดท้ายด้วยการเปิดใช้งานมาโครของ Outlook และจัดการการตั้งค่าความปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่าโค้ดจะทำงานจริงเมื่อได้รับแจ้งในคอมพิวเตอร์ของเรา

ฉันสามารถบันทึก Outlook Macro ได้หรือไม่

ต่างจากแอป Office อื่นๆ Outlook ไม่มีตัวบันทึกมาโครแบบง่ายสำหรับบันทึกการกระทำของผู้ใช้และสร้างโค้ด VBA ที่จำเป็นสำหรับเราในเบื้องหลังโดยอัตโนมัติ ดังนั้น หากเราต้องการเพิ่มฟังก์ชันการทำงานที่กำหนดเองลงใน Outlook เราจะต้องเรียนรู้วิธีเขียนโปรแกรม VBA แบบง่ายๆ และรวมไว้ในเซสชัน Outlook ของเรา

หมายเหตุ: หากคุณสนใจที่จะรู้ว่าตัวบันทึกแมโครของ Office ทำงานอย่างไร ฉันขอแนะนำให้ดู บท แนะนำMS Word MacrosและExcel VBA Macro

การเขียนมาโคร VBA ใน Outlook

1. ก่อนอื่น เปิด Microsoft Outlook
2. ตอนนี้ไปข้างหน้าแล้วกดปุ่มAlt + F11
3. ผู้พัฒนา VBA Integrated Development Environment (IDE) จะเปิดขึ้น
4. ขยายแผนผังโครงการจนถึงโหนดThisOutlookSession
5. คลิกขวาที่ThisOutlookSessionแล้วกดInsert
6. ตอนนี้คุณจะใส่โมดูล Visual Basic ในการทำให้สำเร็จ ให้ดำเนินการ ต่อและเลือกโมดูล
7. วางรหัส VBA ของคุณลงในหน้าต่างโมดูล
8. กดFile จาก นั้นเลือกSave
9. ไปข้างหน้าและปิดสภาพแวดล้อม ของ นักพัฒนา ซึ่งจะนำคุณกลับไปที่ส่วนติดต่อผู้ใช้ Outlook ของคุณ

หมายเหตุ: อ่านตัวอย่างโค้ดง่ายๆ เพื่อเริ่มต้นใช้งาน VBA ห้ามคัดลอกโค้ด VBA จากแหล่งข้อมูลที่ไม่รู้จัก

วิธีการตั้งค่าแท็บนักพัฒนาใน Outlook?

ถ้าคุณจะพัฒนามาโคร Outlook บ่อยๆ คุณอาจต้องการตั้งค่าสภาพแวดล้อมการพัฒนา Office ของคุณ ฟังดูแฟนซีใช่มั้ย? อันที่จริงมันเป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างง่าย อ่านต่อเพื่อดูรายละเอียด:

1. เปิดOutlookคลิกขวาบน พื้นที่ Ribbon ด้านบน และเลือกกำหนด Ribbonเอง

1. ตรวจสอบ รายการ นักพัฒนาและกดตกลง

1. ตอนนี้คุณจะพบเมนูนักพัฒนาใน Ribbon

ตัวอย่าง Outlook VBA ที่เป็นประโยชน์

สร้างข้อความอีเมล

ตัวอย่างอย่างง่ายนี้สร้างรายการข้อความอีเมลใหม่โดยทางโปรแกรม

สคริปต์เริ่มต้นด้วยการสร้างรายการอีเมล Outlook จากนั้นตั้งค่าฟิลด์ถึง หัวเรื่อง ข้อความเนื้อหา และ CC สุดท้ายจะแสดงข้อความใน Outlook เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบและส่งด้วยตนเอง

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

หมายเหตุขั้นสูง: คุณสามารถใช้เทมเพลต Outlook ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเมื่อกำหนดอีเมลใหม่ด้วย VBA ในการทำเช่นนั้น คุณจะต้องใช้เมธอด CreateItemFromTemplate และระบุตำแหน่งของไฟล์เทมเพลต Outlook ของคุณ (*. oft )

ส่งอีเมลโดยทางโปรแกรม

ถ้าคุณต้องการให้ Outlook ส่งอีเมลที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มบรรทัดต่อไปนี้ในโค้ดที่โพสต์ด้านบนได้ วางบรรทัดต่อไปนี้ก่อน คำสั่ง End Subของส่วนย่อยก่อนหน้า

MyEmail.Send

แนบไฟล์ไปกับอีเมล

ในหลายกรณี คุณต้องการส่งอีเมลโดยอัตโนมัติพร้อมไฟล์แนบ นี่อาจเป็นเอกสาร Word, สเปรดชีต Excel, งานนำเสนอ Powerpoint, เอกสาร PDF เป็นต้น หากคุณต้องการส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบโดยทางโปรแกรม ให้ใช้รหัสนี้:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

หมายเหตุ:

• โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดเส้นทางที่ถูกต้องและชื่อไฟล์แนบในข้อมูลโค้ด
• ในตัวอย่างนี้ ฉันได้ตั้งค่าผู้รับหลายรายเป็นอีเมลโปรดปรับเปลี่ยนตามต้องการ

สร้างงานด้วย VBA

ตัวอย่างต่อไปนี้สร้างงาน Outlook มอบหมายงานให้กับบุคคลอื่น และตั้งค่าหัวเรื่องและเนื้อหาของงาน

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

บันทึกเป็น HTML

ผู้อ่านไม่กี่คนถามถึงวิธีการบันทึกอีเมลเป็น HTML โดยอัตโนมัติ รหัสด้านล่างทำสำเร็จอย่างแน่นอน

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

หมายเหตุ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเปิดใช้รหัสนี้ในอีเมลที่เปิดใน Outlook เท่านั้น (ไม่ใช่ในมุมมอง Inbox/Explorer)

คำถามที่เกี่ยวข้องกับ Outlook Macros

Macros ถูกเก็บไว้ใน Outlook ที่ไหน?

คุณอาจกำลังหลงทางในที่ที่จัดเก็บมาโครที่คุณใช้อยู่ ไม่เหมือนใน Excel ตัวอย่างเช่น ที่ให้คุณเก็บมาโครในไฟล์ personal.xlb หรือในสเปรดชีตเฉพาะ มาโคร Microsoft Outlook ทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์เดียวในระบบไฟล์ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไฟล์ที่จัดเก็บมาโครทั้งหมดของคุณมีชื่อว่า VBAProject.otm ไฟล์สามารถพบได้ที่: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

ปุ่มทางลัดสำหรับมาโคร Outlook

ขั้นตอนต่อไปคือการแทรกปุ่มทางลัดเล็กๆ ซึ่งจะทำให้เราสามารถเรียกใช้มาโครได้อย่างง่ายดาย เพื่อความง่าย เราจะแทรกปุ่มนี้ลงในแถบเครื่องมือด่วน

1. เปิด Microsoft Outlook หากยังไม่ได้เปิด
2. คลิกขวาที่ Ribbonของ Outlook ด้านบนแล้วเลือกกำหนดแถบเครื่องมือด่วน

       หมายเหตุ: คุณสามารถใช้ขั้นตอนที่คล้ายกันเพื่อวางไอคอนของคุณใน Ribbon แทนในแถบเครื่องมือด่วน

1. กดที่กล่องคำสั่งผสม ' เลือกคำสั่งจาก ' และ เลือกมาโคร

1. เลือกมาโครที่คุณเพิ่งสร้างและกดเพิ่ม

1. กดModifyเพื่อกำหนดรูปภาพไอคอน ที่กำหนดเอง สำหรับปุ่มแถบเครื่องมือด่วนของคุณ

1. เมื่อเสร็จแล้วให้กด OK

วิธีเปิดใช้งานมาโครใน Outlook?

ขั้นตอนนี้เป็นทางเลือก และควรปฏิบัติตามก็ต่อเมื่อคุณได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อเรียกใช้แมโครที่สร้างขึ้นใหม่

1. ต่อไปคือการอนุญาตให้ Outlook เรียกใช้มาโคร VBA ของเรา ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Office จะปิดใช้งานมาโครและไม่อนุญาต ดังนั้น เราจะต้องกำหนดความปลอดภัยของมาโครที่เหมาะสม เพื่อให้มาโคร Outlook ที่กำหนดเองของคุณทำงานได้
2. ใน Outlook 2016 ให้คลิกที่Developerใน ribbon แล้วเลือกMacro security

1. เลือกการตั้งค่าความปลอดภัยของมาโคร
   1. ใน Outlook 2016: เลือกการแจ้งเตือนสำหรับมาโครที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลเท่านั้น ปิดใช้งานอื่นๆ ทั้งหมดหรือการแจ้งเตือนสำหรับมาโครทั้งหมด
   2. ใน Outlook 2019: เลือก ปิดใช้งานแมโครทั้งหมดที่มีการแจ้งเตือน การดำเนินการนี้จะโพสต์ข้อความเตือนที่ต้องการการอนุมัติจากผู้ใช้ก่อนที่แมโครของคุณจะทำงาน
2. หลังจากตั้งค่าความปลอดภัยของ Macro แล้ว ให้กดOK

หมายเหตุ: การตั้งค่าความปลอดภัยปัจจุบันของคุณอาจป้องกันไม่ให้มาโครทำงานใน Outlook ต่อไปนี้คือบทช่วยสอนเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการหากมาโครถูกปิดใช้งานในโครงการมาโคร Outlook ของคุณ

วิธีการใช้มาโคร Outlook ของคุณ?

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ตอนนี้ได้เวลาเรียกใช้แมโครที่สร้างขึ้นใหม่แล้ว

1. ไปที่แถบเครื่องมือ Quick Access (ด้านซ้ายบนของหน้าจอ – เหนือเมนู HOME เล็กน้อย)
2. กดไอคอนที่คุณกำหนดให้กับมาโครของคุณ
3. Voi'la คุณเพิ่งเสร็จสิ้นและเรียกใช้มาโคร Outlook VBA (ตัวแรก) ของคุณ!

แนวคิด Outlook Macros เพิ่มเติม

ผู้อ่านของเราหลายคนถามว่าเราจะระบุแนวคิดเพิ่มเติมสำหรับ Outlook Automation ได้หรือไม่ ต่อไปนี้คือบางส่วนที่จะเริ่มต้น

1. บันทึกสิ่งที่แนบมาในข้อความขาเข้าลงในโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ
2. อ่านรายการการนัดหมายจากไฟล์ CSV และสร้างการนัดหมายในปฏิทินอย่างน้อยหนึ่งรายการโดยอัตโนมัติ
3. การสร้างงาน/การประชุม/การติดต่ออัตโนมัติจากอีเมลขาเข้า
4. แสดงภาพสถานะของสถานะการตอบกลับของผู้เข้าร่วมประชุมไปยังชุดการประชุมที่เกิดซ้ำ
5. ส่งอีเมล Outlook จาก Excel, Word หรือ Access
6. ดาวน์โหลดไฟล์แนบทั้งหมดจากโฟลเดอร์ Outlook ที่ระบุลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ หากพื้นที่บัญชี Outlook ของคุณมีจำกัด คุณสามารถใช้มาโครนี้เพื่อดาวน์โหลดไฟล์แนบขนาดใหญ่เท่านั้น (เช่น เกิน 5Mb) ไปยังดิสก์ของคุณ แทนที่จะจัดการใน Outlook
7. ส่งออกที่ติดต่อ Outlook โดยตรงไปยังฐานข้อมูล Access โปรดทราบว่าการส่งออกผู้ติดต่อเป็น CSV มีอยู่ในผลิตภัณฑ์
8. อัปเดตข้อมูลการประชุมโดยอัตโนมัติสำหรับการนัดหมายรายบุคคลหรือการนัดหมายที่เกิดซ้ำ

ขั้นตอนถัดไป

• ต้องการความช่วยเหลือ VBA ที่เฉพาะเจาะจงหรือไม่? อย่าลังเลที่จะติดต่อเราเพื่อขอข้อเสนอที่กำหนดเอง