วิธีส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่เกิดซ้ำใน Outlook 2019/365/2016 เมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ปรับปรุงล่าสุด: ตุลาคม 2019

การบังคับใช้: Office 365 / 2019, 2016, 2013 Windows และ macOS

นี่คือคำถามที่เราได้รับจากโดโรธี:

สวัสดี! ฉันทำงานเป็นตัวแทนท่องเที่ยวและความพร้อมให้บริการเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับลูกค้าของฉัน ทุกๆ ครั้ง ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานเนื่องจากเป็นวันหยุด และฉันต้องการให้แน่ใจว่าลูกค้าของฉันรับทราบและสิ่งต่าง ๆ จะไม่ตกหล่น ในอดีต ฉันเคยทำงานให้กับบริษัทแห่งหนึ่ง และจำได้ว่ามีเคล็ดลับในการตั้งระบบตอบรับอัตโนมัติในสำนักงานที่นั่น ตอนนี้ฉันทำงานจากที่บ้านและใช้ Outlook.com และ Gmail บน Microsoft Outlook 2019 มีวิธีตั้งค่ากฎการไม่อยู่ที่สำนักงานเพื่อแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าฉันไม่อยู่หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำถามที่ดีและขอให้โชคดีกับธุรกิจใหม่ของคุณ

คุณสามารถกำหนดข้อความตอบกลับอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานโดยใช้กฎ ในบทช่วยสอนนี้ เราจะอธิบายวิธีการทำเช่นนั้นใน Windows และใน macOS ผู้อ่านสามารถนำสิ่งนี้ไปปฏิบัติเพื่อให้ Outlook ตอบกลับโดยอัตโนมัติในกรณีที่พวกเขาลาพักร้อนหรือหยุดงานอื่นๆ

เพื่อความสมบูรณ์ เราได้เพิ่มส่วนสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีใช้ Outlook on Exchange เพื่อส่งการตอบกลับ OOTO

การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติบน Windows

การใช้กฎ

หากคุณกำลังใช้ Gmail หรือ Hotmail/Outlook.com บน Outlook คุณจะต้องใช้กฎเกณฑ์ในการตั้งค่าระบบตอบกลับอัตโนมัติของคุณ

กรุณาดำเนินการดังต่อไปนี้:

• เปิด Outlook
• ขั้นแรก กำหนดเทมเพลตข้อความ Outlook ที่จะถูกส่งไปเมื่อไม่อยู่ โพสต์นี้มีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อตั้งค่าเทมเพลตของคุณ
• ถัดไป ในแท็บ อีเมล ให้กดปุ่ม กฎ
• เลือกจัดการกฎและการแจ้งเตือน
• ตัวช่วยสร้างกฎจะเปิดขึ้น
• กดปุ่มกฎใหม่… ปุ่ม
• จากนั้นเลือกใช้กฎกับอีเมลที่ฉันได้รับ

• กดถัดไป
• ระบุว่าคุณต้องการให้กฎนี้ใช้ไม่ได้กับอีเมลบางฉบับ
• กด ถัดไป หากคุณต้องการให้กฎนำไปใช้กับข้อความขาเข้าทั้งหมด
• ตอนนี้ตรวจสอบการตอบกลับโดยใช้กฎเทมเพลตเฉพาะ
• ในบานหน้าต่างด้านล่าง ให้กดลิงก์เทมเพลตเฉพาะ

• เรียกดูคอมพิวเตอร์ของคุณสำหรับเทมเพลตอีเมลที่คุณกำหนดไว้ในขั้นตอนแรกของบทช่วยสอนนี้
• หมายเหตุ: เทมเพลตจะถูกบันทึกเป็นไฟล์บ่อย ครั้ง

• เมื่อพบเทมเพลตของคุณแล้ว ให้ไฮไลต์แล้วกดเปิด
• กดถัดไป
• กำหนดข้อยกเว้นกฎของคุณตามต้องการ
• กดถัดไป
• ระบุชื่อที่มีความหมายให้กับกฎของคุณดังที่แสดงด้านล่าง

• เมื่อเสร็จแล้วให้กด Finish

กฎการปิดใช้งาน

หมายเหตุ: โปรดจำไว้ว่า คุณจะต้องปิดใช้งานกฎของคุณเมื่อกลับจากวันหยุดพักผ่อนหรือลาพักร้อน มิฉะนั้น อีเมลอัตโนมัติของคุณจะถูกส่งต่อไป

หากคุณต้องการปิดการตอบกลับ ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้:

• เปิด Outlook
• ตีกฎ
• กดจัดการกฎและการแจ้งเตือน
• ยกเลิกการเลือกกฎใดๆ ที่คุณต้องการปิดใช้งาน

• เมื่อเสร็จแล้วให้กด Apply

การใช้ Exchange

หากบริษัทของคุณใช้ Exchange Server ขั้นตอนการกำหนดค่าจะง่ายมาก:

• เปิด Outlook
• ตีไฟล์.
• ตอนนี้ให้กดปุ่มตอบกลับอัตโนมัติ (โปรดทราบว่าคุณจะต้องเชื่อมต่อกับ Exchange เพื่อตั้งค่าเหล่านั้น)
• ตอนนี้กำหนดการตอบกลับอัตโนมัติของคุณสำหรับผู้ส่งภายในองค์กรของคุณ
• กดตกลงเมื่อทำเสร็จแล้ว

เมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ตอบกลับ MAC

หากคุณใช้ macOS กระบวนการนี้ค่อนข้างง่าย นี่คือขั้นตอน:

1. เปิด Outlook สำหรับ macOS
2. จากแถบด้านบน ให้ไปที่เครื่องมือ แล้วเลือกกฎสิบข้อ
3. กล่องโต้ตอบกฎจะเปิดขึ้น
4. หากคุณใช้ Gmail หรือ Outlook.com/Hotmail ให้ไฮไลต์IMAPทางด้านซ้ายมือ
5. กดที่เครื่องหมาย + ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ
6. กำหนดชื่อกฎของคุณ:

1. ในส่วนทำดังต่อไปนี้เลือกตอบกลับ จากนั้นกดปุ่มตอบกลับข้อความ...
2. ตอนนี้ไปข้างหน้าและกำหนดข้อความตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานดังที่แสดงด้านล่าง

1. เมื่อเสร็จ แล้วให้กดOK
2. ทำ เครื่องหมายที่ช่อง " ไม่ใช้ " และ " เปิดใช้งาน " แล้วกดตกลง เมื่อกลับจากวันหยุดพักผ่อน อย่าลืมยกเลิกการเลือกปุ่ม "เปิดใช้งาน" เพื่อปิดใช้งานกฎ
3. กล่องโต้ตอบกฎของคุณจะมีลักษณะดังนี้ อีเมลขาเข้าทุกฉบับจะได้รับการตอบกลับโดยอัตโนมัติโดย Outlook

คำถามสำหรับผู้อ่านเพิ่มเติม

ตอบกลับอัตโนมัติหลายรายการในกล่องจดหมายเดียว

เราถูกถามว่าคุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติที่แตกต่างกันตามผู้ที่ส่งข้อความหรือไม่ เป็นไปได้ เนื่องจาก Outlook Rules Wizrd ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเงื่อนไขข้อความอีเมลของคุณด้วยพารามิเตอร์ต่างๆ:

• โดยผู้คน
• ไม่ว่าคุณจะอยู่ใน TO หรือ CC
• ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้รับ แต่เพียงผู้เดียว
• ไม่ว่าคำเฉพาะจะปรากฏในเรื่องหรือเนื้อหา
• โดยอีเมลสำคัญ

หากต้องการใช้การตอบกลับหลายรายการ สิ่งที่คุณต้องทำคือสร้างกฎต่างๆ แล้วกำหนดเทมเพลตการตอบกลับของ Outlook ให้แต่ละรายการ

ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าการตอบกลับอัตโนมัติถูกส่งไปแล้ว?

เป็นคำถามที่ดี คุณจะเห็นคำตอบของคุณปรากฏขึ้นเป็นรายการในโฟลเดอร์รายการส่งของ Outlook

มันทำงานเมื่อพีซีของฉันปิดอยู่หรือไม่

นี่เป็นคำถามที่สำคัญมาก – คำตอบคือกฎที่คุณกำหนดใน Outlook จะเป็นแบบไคลเอ็นต์เท่านั้น ซึ่งหมายความว่ากฎจะทำงานเมื่อ Outlook ทำงานเท่านั้น กรณีนี้จะไม่เกิดขึ้นหากคุณใช้การตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook on Exchange

ฉันสามารถตั้งค่าการส่งต่ออัตโนมัติแทนได้หรือไม่

เมื่ออยู่ใน PTO / วันหยุด / วันหยุดหรือขณะเดินทาง คุณอาจเลือกที่จะส่งต่ออีเมลของคุณไปยังบุคคลอื่นโดยอัตโนมัติเพื่อให้สามารถตอบกลับได้ คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างกฎเพื่อกำหนดกฎเฉพาะเพื่อจัดการกับสิ่งนั้น

ฉันสามารถเพิ่มรูปภาพในข้อความตอบกลับอัตโนมัติของฉันได้ไหม

บน Windows คุณสามารถเพิ่มข้อมูล Rich Text ในการตอบกลับของคุณ ไม่ว่าจะเป็นลิงก์ รูปภาพ และแม้แต่ gif แบบเคลื่อนไหว คุณยังสามารถเพิ่มลายเซ็นของคุณไปยังอีเมลขาออกทั้งหมดได้

ในกรณีที่มีคำถามเพิ่มเติม โปรดแจ้งให้เราทราบ หวังว่ามันจะช่วย!