Beenden und entfernen Sie doppelte E-Mail-Nachrichten in Outlook 2016 und 2019

Gilt für: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 und macOS (mit kleinen Anpassungen).

Hatten Sie jemals einen Haufen redundanter doppelter E-Mail-Elemente, Kontaktpersonen und Kalendereinträge in Outlook und wollten diese lästigen Duplikate schnell bereinigen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können?

Wenn ja, lesen Sie weiter, denn heute zeigen wir Ihnen, wie Sie den Empfang dieser Nachrichten stoppen und doppelte E-Mails aus Ihrem Postfach entfernen können, ohne ein kostspieliges Entfernungstool zu kaufen.

Wir erklären zunächst die häufigsten Gründe für die häufigsten Fälle von E-Mail-Duplikaten. Wir stellen dann einige einfache Lösungen bereit, die Sie einfach implementieren können, um redundante Konversationen, Kontakte und Besprechungen mühelos aus Ihrem E-Mail-Posteingang zu bereinigen.

Gründe für doppelte E-Mails in Ihrem Postfach

Nach dem, was ich in der Vergangenheit gesehen habe, haben Outlook-Duplikate normalerweise sechs Hauptgründe :

1. Regeln nicht richtig konfiguriert : Es kann Fälle geben, in denen beim Empfang von E-Mails zwei oder mehr Regeln ausgelöst werden, was zu mehreren Instanzen derselben Nachrichten führt.
2. Falsche Kontoeinrichtung : In mehreren Fällen habe ich gesehen, dass Benutzer fälschlicherweise mehrere Vorkommen desselben E-Mail-Kontos definiert haben und dies zu mehreren Instanzen jeder eingehenden E-Mail, Kontakten und Kalendereinträgen führt.
3. Sende-/Empfangsintervall sind zu kurz . Wenn die Häufigkeit Ihrer Posteingangsaktualisierung zu kurz ist; Outlook lädt die Nachricht möglicherweise in Ihren Posteingang, ABER ist möglicherweise nicht in der Lage, Nachrichtenvorkommen als synchronisiert/geladen zu markieren. Dies führt zu einem mehrfachen Auftreten derselben Meldungen.
4. Synchronisierungsprobleme : Wir haben auch doppelte Kontakte und Nachrichten beobachtet, die aus Synchronisierungsproblemen mit Drittanbietern resultieren.
5. Benutzerfehler beim manuellen Kopieren und Einfügen von Besprechungen und Terminen im Outlook-Kalender.
6. Fehlerhaftes Zusammenführen mehrerer persönlicher Outlook-Ordner (auch als PST-Dateien bezeichnet) in einem Ordner.

Auswirkungen duplizierter Outlook-Elemente

1. Sie schaden Ihrer Produktivität.
2. Sie verwirren und verursachen Fehler. Stellen Sie sich vor, Sie würden mehr als einmal auf dieselbe Notiz antworten :-(…
3. Sie können die Ladeleistung Ihres Outlook-Clients beeinträchtigen. Je mehr Nachrichten auf Ihrem Computer oder Server Outlook beim Start laden muss, desto langsamer wird seine Leistung.
4. Dups füllen Ihren Posteingang. Geschäftsanwender müssen E-Mails löschen, um die von ihrer IT-Abteilung bereitgestellte zugewiesene E-Mail-Speicherkapazität einzuhalten.

Nachdem wir nun die eigentlichen Ursachen und Auswirkungen verstanden haben, konzentrieren wir uns auf einige mögliche Lösungen.

Entfernen Sie doppelte E-Mails in Outlook

Es gibt mehrere Dienstprogramme und Add-Ins zum Entfernen von E-Mail-Duplikaten auf dem Markt, aber wir glauben und empfehlen, dass Sie die vorkonfigurierte Outlook-Funktionalität verwenden. Lesen Sie weiter für das vollständige Verfahren.

• Öffnen Sie Microsoft Outlook (dieser Vorgang funktioniert in den Versionen 2013 und 2016).
• Es ist immer ratsam, Ihre E-Mails zu sichern, bevor Sie eine Bereinigungsprozedur durchführen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Exportieren und Sichern Ihrer Outlook-E-Mails, -Kalender und -Kontakte .
• Wenn Sie fertig sind, wählen Sie den Ordner aus, in dem sich die doppelten E-Mails befinden.
• Fahren Sie unter Home fort und wählen Sie das Dropdown-Feld Bereinigen in der Multifunktionsleiste aus.

• Wählen Sie Konversation bereinigen aus , um doppelte E-Mails in der Konversation zu löschen und in den Ordner „Gelöschte Elemente“ zu verschieben.
• Ordner bereinigen löscht und verschiebt doppelte E-Mails im bestimmten Ordner in die gelöschten Elemente.
• Ordner und Unterordner bereinigen ermöglicht Ihnen, auch Unterordner zu bereinigen.
• Wenn Sie fertig sind, können Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner „ Gelöschte Elemente “ klicken und auf „Ordner leeren “ klicken , um Ihre doppelten E-Mail-Instanzen endgültig zu löschen.

Hinweis: Wenn Sie ein Microsoft Office für MAC-Benutzer sind, finden Sie die Option „Aufräumen“ in Ihrer Startseiten-Multifunktionsleiste.

Verhindern von E-Mail-Duplizierungsproblemen

1. Überprüfen Sie gegebenenfalls Ihre Outlook-Regeln , um sicherzustellen, dass nicht mehrere Regeln parallel für jede eingehende Nachricht ausgelöst werden.
2. Wenn Sie Web-E-Mail-Anbieter von Drittanbietern verwenden, überprüfen Sie, ob Ihre  GMail-, Yahoo- und Outlook.com - Konten in Outlook richtig definiert sind.
3. Erhöhen Sie jetzt die Häufigkeit der Aktualisierung Ihres Posteingangs. Hier ist der Schritt-für-Schritt-Prozess:
   • Klicken Sie in Outlook auf Senden/Empfangen
   • Klicken Sie auf Gruppen senden / empfangen
   • Fahren Sie nun fort und wählen Sie Sende-/Empfangsgruppen definieren
   • Stellen Sie nun das Zeitintervall auf einen Wert zwischen 15 und 30 Minuten ein (siehe Screenshot unten)
   • OK klicken.

Doppelte Kontakte bereinigen

Wenn Sie doppelte Kontaktpersonen in Ihrer Registerkarte „Personen“ gefunden haben, finden Sie dieses Tutorial sehr nützlich, um die überflüssigen Kontakte zu entfernen. Befolgen Sie die beschriebenen Schritte, um doppelte Einträge in Ihrer Outlook-Kontaktliste zusammenzuführen.

Ich hoffe es hilft!