Wie erstelle ich eine E-Mail-Vorlage in Microsoft Outlook.com 365?
Wie erstelle ich eine E-Mail-Vorlage in Microsoft Outlook.com 365?
Wie plane und sende ich Outlook 2019 / 365 wiederkehrende Besprechungs-, Ereignis- und Terminanfragen?
Hier ist eine Frage, die wir von Donna erhalten haben:
Hallo! Ich wurde gerade hier in meiner Firma zum Projektmanager ernannt, also lebe ich jetzt in Outlook :-)… Eines der ersten Dinge, die ich tun muss, ist, eine fortlaufende Besprechungsreihe mit vielen der Projektbeteiligten einzurichten. Das können Einzel- oder Gruppentreffen sein. Ich würde mich freuen, einige Abkürzungen zu erhalten, wie Sie mit der Planung dieser Wiederholungen beginnen können. Hilfe wird im Voraus geschätzt. Danke!
Vielen Dank für Ihre Frage und viel Erfolg in Ihrem neuen Job.
Das Verwalten wiederkehrender Termine in Outlook kann eine entmutigende Aufgabe sein. Versuchen wir, es mit einigen bewährten Methoden aufzuschlüsseln, um die Dinge in Gang zu bringen.
Richten Sie Ihren Projektkalender ein
Meine erste Empfehlung wäre, einen eigenen Kalender für Ihr Projekt einzurichten, damit Sie alle projektbezogenen Besprechungen an einem einzigen Ort organisieren können. Hier ist ein Tutorial zum Hinzufügen neuer Kalender zu Outlook für Windows und MAC.
Planen Sie wiederkehrende Besprechungsreihen
Nachdem Sie Ihren Kalender eingerichtet haben, können Sie mit der Planung Ihrer Besprechungsserie beginnen.
Windows-Benutzer
- Melden Sie sich bei Outlook an und öffnen Sie Ihren Kalender.
- Klicken Sie auf der Registerkarte „Startseite“ auf Ihre Arbeitswochenansicht. Dadurch erhalten Sie eine detailliertere und benutzerfreundlichere Ansicht Ihres Kalenders.
- Wählen Sie nun den Tag und die Uhrzeit Ihres Meetings aus.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Neues wiederkehrendes Meeting (oder Termin).
- Passen Sie bei Bedarf das Datum und die Uhrzeit Ihres Meetings/Termins an.
- Definieren Sie Ihre Meeting-Wiederholung (Täglich/Wöchentlich usw.).
- Definieren Sie Ihren Wiederholungsbereich.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK .
- Klicken Sie als Nächstes auf die Schaltfläche An , um die E- Mail-Adressen der Empfänger aus Ihrer Kontaktliste auszuwählen, oder geben Sie ihre Adressen alternativ manuell ein.
- Definieren Sie ein beschreibendes Thema für Ihr Meeting.
- Verwenden Sie den Abschnitt Meeting - Tags auf der rechten Seite Ihres Menübands, um die Wichtigkeit und Sensibilität des Meetings zu definieren
- Definieren Sie als Nächstes den Treffpunkt und Ihre Kontaktdaten. Dies kann ein Besprechungsraum sein oder Sie verwenden Skype, Zoom für Outlook oder andere Online-Kommunikationsmittel.
- Erweitern Sie zuletzt in Ihrem Besprechungseinladungstext die Ziele der Besprechungsserie, KPIs usw. Denken Sie daran, eine klare Agenda für Ihr Meeting sowie klare und messbare Ziele zu definieren.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden .
Mac-Benutzer
Der Prozess für MAC-Benutzer ist etwas anders und ähnelt dem, der in älteren Office-Versionen verwendet wird:
- Öffnen Sie Outlook 365 / 2019 für MAC.
- Bewegen Sie den Mauszeiger in der Kalenderansicht auf das Datum und die Uhrzeit des gewünschten Meetings/Termins.
- Das Dialogfeld " Meeting organisieren " wird geöffnet.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „An“, um Ihre Meeting-Teilnehmer zu definieren.
- Legen Sie dann Thema, Ort und Dauer des Meetings fest.
- Klicken Sie im oberen Menü auf die Schaltfläche Wiederholung .
- Es erscheint folgender Dialog:
- Definieren Sie die Besprechungs-/Termineinstellungen nach Bedarf.
- Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.
- Geben Sie im Text der Besprechungseinladung nach Bedarf weitere Informationen an.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden .
Anfragen für Besprechungs-/Termin-/Veranstaltungsreihen durch Duplizieren einrichten
Sie könnten möglicherweise eine Besprechungs- oder Veranstaltungsserie erstellen, indem Sie eine frühere Serie duplizieren und die Themen, Teilnehmer und den Ort der Besprechung anpassen. Hier ist ein Tutorial , das Ihnen dabei helfen wird.
Fragen? Zögern Sie nicht, die Kommentare unten zu verwenden, um uns dies mitzuteilen.
Viel Glück!
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