Uso compartido de flujos de trabajo en Microsoft Power Automate

En este tutorial, hablaremos sobre el uso compartido de flujos de trabajo en Microsoft Power Automate . Es necesario compartir un flujo con otros usuarios de su organización, especialmente si tiene que colaborar con otros en un determinado flujo. Hay dos formas principales de compartir un flujo de trabajo. Todo depende de lo que nos propongamos. 

Este es un ejemplo de un flujo que creé previamente. Primero vamos a cambiarle el nombre haciendo clic en el enlace Editar .

Cambiémosle el nombre a “ Mi primer flujo ”.

Luego, haga clic en el botón Guardar .

Tabla de contenido

• Dos tipos principales de flujo de trabajo compartido
  • 1. Compartir un flujo de trabajo agregando un propietario
  • 2. Compartir una copia de un flujo de trabajo
• Conclusión

Dos tipos principales de flujo de trabajo compartido

Nuestros flujos viven en un espacio de trabajo compartido de Microsoft. Entonces, si queremos que otras personas puedan editar, ejecutar y colaborar en el mismo flujo en el que estamos trabajando, podemos compartirlo con ellos.

1. Compartir un flujo de trabajo agregando un propietario

Para este primer método, simplemente haga clic en la opción Compartir de la barra de menú .

Luego, escriba los nombres de usuario de las personas con las que desea compartirlo.

Hay algunas cosas a tener en cuenta aquí. Lo primero es que cuando hace clic en Compartir , es posible que se le solicite comprar la suscripción de Microsoft o establecer una prueba. Acabo de comenzar una prueba que durará 30 días. Le recomiendo que haga eso también al principio, para que pueda familiarizarse más con él antes de comprometerse a comprar. 

La segunda cosa a tener en cuenta es que si lo comparte de esta manera, quienquiera que comparta este flujo también tendrá sus conexiones incrustadas. Cuando activamos este flujo de muestra, tenemos que darle permiso para usar nuestro correo electrónico. Esto se debe a que es el correo electrónico que se utiliza para enviar correos electrónicos en el flujo. Si compartimos esto con otra persona y abre esta página en su computadora, podrá acceder a nuestro flujo. 

Podrán acceder a esto y editarlo o cambiarlo como quieran. Si lo ejecutan, básicamente utilizará esa misma conexión de correo.

Entonces, eso es algo a tener en cuenta si elegimos compartir el flujo usando este método. Aparte de eso, una vez que compartimos un flujo con una conexión de Twitter, también tendrán acceso a nuestra conexión de Twitter. Aunque no tendrán acceso a nuestra contraseña de Twitter, podrían usar esa conexión y simplemente cambiar el flujo. El flujo usaría esa conexión incrustada para que puedan twittear lo que quieran.

Siempre debes estar atento. Cada vez que compartimos estas cosas, esencialmente también compartimos nuestras conexiones integradas. 

Afortunadamente, han realizado algunas modificaciones geniales en los flujos de trabajo de Microsoft que son muy útiles. Estamos trabajando en lo mismo, por lo que cualquier edición que hagan los otros usuarios, se mostrará aquí. Es como trabajar en una unidad de Google.

2. Compartir una copia de un flujo de trabajo

El otro medio de compartir el flujo de trabajo es enviar una copia del mismo. Simplemente puede hacer clic en la opción Enviar una copia de la barra de menú.

En el panel Enviar una copia , puede editar el nombre y la descripción del flujo que desea compartir y especificar los usuarios con los que desea compartirlo.

A continuación, el destinatario recibirá un correo electrónico en el que se le indicará que ha compartido una plantilla de flujo en la nube con él. Después de eso, pueden crear su propia instancia de ese flujo.

También puede exportarlo a un archivo zip y luego enviarlo a otros usuarios. 

En este tipo de flujo de trabajo compartido, cualquier edición que hagan y cualquier conexión que hagas no se transferirá. Cada usuario trabajará en su propia copia. Tendrán que vincularlo con las conexiones que quieran integrar también.

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Conclusión

En resumen, usar el método Compartir es como editar en un documento de Google donde los usuarios verán la actividad de los demás. También podrán compartir sus conexiones incrustadas. Por otro lado, enviar una copia y exportarla a un archivo zip es como guardar el documento de Google como un archivo de documento de MS Word y luego enviarlo por correo electrónico a los demás.

Entonces, esas son las dos formas principales en que puede compartir flujos en Microsoft Power Automate. Ser capaz de compartir flujos de trabajo con otros sin duda puede elevar la colaboración y más personas también pueden beneficiarse de la automatización que ha creado.

Mis mejores deseos,

Enrique