Lorsque vous créez un nouveau document dans Word, vous devez savoir comment l'enregistrer afin de pouvoir y accéder et le modifier ultérieurement. Comme avec les versions précédentes de Word, vous pouvez facilement enregistrer des fichiers sur votre ordinateur. De plus, si vous le souhaitez, vous pouvez également enregistrer des fichiers sur le service cloud à l'aide de OneDrive .
Vous pouvez même exporter et partager des documents directement depuis Word .
Regardez plus de vidéos : Instructions sur la façon d'enregistrer et de partager des documents Word
OneDrive était auparavant connu sous le nom de SkyDrive . Il n'y a essentiellement rien de différent dans le fonctionnement de OneDrive : il s'agit simplement d'un nouveau nom donné à un service existant. Au cours des prochains mois, vous verrez peut-être encore SkyDrive dans certains produits Microsoft.
A. Enregistrer et Enregistrer sous
Word offre aux utilisateurs deux options pour enregistrer n'importe quel fichier : Enregistrer et Enregistrer sous . Dans l’ensemble, ces deux options fonctionnent de manière similaire, avec seulement quelques différences de paramètres importantes.
I. Enregistrer un document
Chaque fois que vous ouvrez un nouveau projet ou apportez des modifications à votre document Word, il est très important de sauvegarder le document. Le stockage précoce et régulier des documents vous permet de ne plus avoir à vous soucier de la perte de documents. De plus, vous devez également faire attention à l'emplacement où le document est enregistré afin de pouvoir trouver et ouvrir le document plus facilement.
1. Naviguez et sélectionnez la commande Enregistrer dans la barre d'outils d'accès rapide .
2. Si vous enregistrez les fichiers pour la première fois, la fenêtre Enregistrer sous s'affichera en mode Backstage .
3. L'étape suivante que vous devez faire est de choisir un emplacement pour enregistrer le fichier et de nommer le fichier . Cliquez sur Parcourir pour choisir un emplacement pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur ou vous pouvez cliquer sur OneDrive pour enregistrer le fichier sur OneDrive.
4. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra maintenant . Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le document.
5. Nommez le fichier, puis cliquez sur Enregistrer .
6. Le document sera enregistré. Vous pouvez cliquer à nouveau sur la commande Enregistrer pour enregistrer les modifications sur le document. De plus, vous pouvez également accéder à la commande Enregistrer en appuyant sur la combinaison de touches Ctrl + S .
II. Utilisez Enregistrer sous pour faire une copie
Si vous souhaitez enregistrer le document sous une autre copie tout en préservant l'original, vous pouvez créer une copie . Par exemple, si votre fichier s'appelle Sales Report , vous pouvez enregistrer une copie sous Sales Report 2 et vous pouvez librement modifier le document sur la nouvelle version tout en laissant l'original intact.
Pour ce faire, cliquez sur la commande Enregistrer sous en mode Backstage. Et suivez les mêmes étapes que lorsque vous enregistrez un fichier, en choisissant un emplacement pour enregistrer le fichier et en nommant le nouveau fichier.
III. Modifier l'emplacement de sauvegarde du fichier par défaut
Si vous ne souhaitez pas utiliser OneDrive , car OneDrive est sélectionné comme emplacement de stockage par défaut, vous pouvez modifier l'emplacement de stockage par défaut en Ordinateur .
1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.
2. Cliquez sur Options .
3. La boîte de dialogue Options Word s'affichera à l'écran. Sélectionnez Enregistrer dans le volet de gauche, puis cochez la case en regard de l' option Enregistrer sur l'ordinateur par défaut. Cliquez sur OK et l'emplacement de stockage par défaut sera modifié.
B. Récupération automatique
Word 2013 enregistrera automatiquement le document dans un dossier temporaire pendant que vous utilisez le document Word. Si vous oubliez accidentellement d'enregistrer les modifications apportées au document ou si Word plante, vous pouvez restaurer le fichier à l'aide de la récupération automatique .
Utilisation de la récupération automatique :
1. Ouvrez Word 2013. Si une version enregistrée automatiquement du fichier est trouvée , le panneau de récupération de document apparaîtra dans le volet de gauche.
2. Cliquez sur Ouvrir pour ouvrir les fichiers disponibles. Et vos documents seront restaurés.
Par défaut, Word enregistrera automatiquement toutes les 10 minutes . Si vous modifiez un document pendant moins de 10 minutes, Word ne peut pas créer de version enregistrée automatiquement.
C. Exporter des documents
Par défaut, les documents Word seront enregistrés au format de fichier .docx . Cependant, dans certains cas, vous devrez peut-être utiliser d'autres formats de fichiers, tels que des documents PDF ou Word 97-2003 . Le moyen le plus simple consiste à exporter votre document de Word vers d’autres formats de fichiers disponibles.
I. Exporter des documents sous forme de fichiers PDF
L'exportation de votre document sous forme de document Adobe Acrobat , également appelé fichier PDF, est particulièrement utile dans le cas du partage d'un fichier avec tout utilisateur n'utilisant pas Word. Un fichier PDF permettra au destinataire de visualiser – mais pas de modifier – le contenu du document.
1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.
2. Sélectionnez Exporter , puis sélectionnez Créer un PDF/XPS .
3. Maintenant, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra à l'écran . Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le document exporté, donnez-lui le nom de votre choix, puis cliquez sur Publier .
Par défaut, Word exporte toutes les pages du document. Si vous souhaitez uniquement exporter la page actuelle, cliquez sur Options dans la boîte de dialogue Enregistrer sous . La boîte de dialogue Options apparaîtra. Sélectionnez Page actuelle ( page actuelle ), puis cliquez sur OK pour terminer.
Si vous souhaitez modifier un fichier PDF, Word vous permet de convertir un fichier PDF en un document modifiable . Veuillez vous référer à notre article Comment convertir des fichiers PDF en Word simplement, sans erreurs de police pour en savoir plus.
II. Exporter des documents vers d'autres formats de fichiers
De plus, vous pouvez également exporter des documents vers d'autres formats de fichiers, tels que des documents Word 97-2003 au cas où vous souhaiteriez les partager avec d'autres utilisateurs utilisant d'anciennes versions de Word, ou dans un fichier .txt si votre document est en texte brut .
1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.
2. Sélectionnez Exporter , puis Modifier le type de fichier .
3. Choisissez un format de fichier puis cliquez sur Enregistrer sous .
4. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra à l'écran . Choisissez n'importe quel emplacement où vous souhaitez enregistrer le document exporté, donnez-lui un nom, puis cliquez sur Enregistrer .
De plus, vous pouvez également utiliser le menu déroulant Type de fichier : dans la boîte de dialogue Enregistrer sous pour enregistrer des documents dans différents formats de fichier.
D. Partage de documents
Word 2013 permet aux utilisateurs de partager et de collaborer facilement sur des documents à l'aide de OneDrive. Auparavant, si vous souhaitiez partager un fichier avec un autre utilisateur, vous deviez joindre ce fichier à un e-mail. Bien que pratique, ce système crée également plusieurs versions du même fichier, ce qui est difficile à organiser.
Lorsque vous partagez un document à partir de Word 2013, vous autorisez en fait d'autres personnes à accéder exactement au même fichier. Cela vous permet, ainsi qu'aux personnes avec lesquelles vous partagez, de modifier le même document sans avoir à suivre plusieurs versions.
Pour partager un document, la première étape à suivre est de l'enregistrer sur OneDrive .
Partager des documents :
1. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage, puis cliquez sur Partager .
2. Une fenêtre Partager apparaîtra à l'écran . Cliquez sur n’importe quelle option Partager pour partager votre document.
Voir plus : Comment installer le vietnamien pour la suite Microsoft Office 2013
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