Les lecteurs peuvent se référer à l'article : Guide complet de Word 2016 (Partie 1) : Familiarisez-vous avec l'interface du ruban ici .
Partie 1 : Familiarisez-vous avec OneDrive
De nombreuses nouvelles fonctionnalités d'Office visent à enregistrer et à partager des fichiers en ligne. OneDrive est l'espace de stockage en ligne de Microsoft que vous pouvez utiliser pour enregistrer, modifier et partager vos documents et autres fichiers.
De plus, vous pouvez accéder à OneDrive sur des appareils tels que des ordinateurs, des téléphones mobiles ou d'autres appareils que vous utilisez.
Pour commencer à utiliser OneDrive, tout ce que vous avez à faire est de créer un compte Microsoft gratuit (au cas où vous n'en auriez pas déjà un).
Si vous n'avez pas de compte Microsoft, vous pouvez vous référer aux étapes pour créer un compte Microsoft ici .
Une fois que vous disposez d’un compte Microsoft, l’étape suivante est de vous connecter à Office. Cliquez simplement sur Connexion dans le coin supérieur de la fenêtre Windows.
1. Avantages de l'utilisation de OneDrive
Une fois connecté à votre compte Microsoft, vous pouvez effectuer certaines de ces opérations avec OneDrive :
- Accédez aux fichiers n'importe où : lorsque vous enregistrez des fichiers sur OneDrive, vous pouvez y accéder sur n'importe quel ordinateur, tablette ou smartphone connecté à Internet. Vous pouvez également créer un nouveau document texte sur OneDrive.
- Sauvegarder des fichiers : lorsque vous stockez des fichiers sur OneDrive, cela vous offre également une couche de protection supplémentaire pour les données et les fichiers. Si quelque chose ne va pas sur votre ordinateur, OneDrive stockera vos fichiers en toute sécurité et vous pourrez y accéder.
- Partager des fichiers : vous pouvez facilement partager des fichiers sur OneDrive avec des amis, des proches et des collègues. Vous pouvez également choisir de modifier ou simplement de lire ou non les fichiers.
2. Enregistrez et ouvrez des fichiers
Après vous être connecté à votre compte Microsoft, OneDrive apparaîtra comme une option chaque fois que vous ouvrirez ou archiverez un fichier.
De plus, vous avez toujours la possibilité de stocker des fichiers sur votre ordinateur. Mais le stockage de fichiers sur OneDrive vous permet d'y accéder sur n'importe quel appareil autre que votre ordinateur et de partager ces fichiers avec vos amis, votre famille et vos collègues.
Par exemple, lorsque vous cliquez sur Enregistrer sous , vous pouvez choisir des emplacements de stockage tels que OneDrive ou Ce PC.
Partie 2 : Créer et ouvrir des documents
1. Introduction
Les fichiers Word sont également appelés documents. Chaque fois que vous ouvrez un nouveau projet dans Word, vous devrez créer un nouveau document vierge ou à partir d'un modèle.
Les lecteurs peuvent se référer aux étapes pour créer et ouvrir des documents sur Word dans la vidéo ci-dessous :
2. Créez un document vierge
Lorsque vous démarrez un nouveau projet dans Word, la première étape consiste à ouvrir un document vierge.
un. Sélectionnez l'onglet Fichier pour accéder au mode Backstage .
b. Sélectionnez Nouveau , puis cliquez sur Document vierge .
c. Maintenant, un document vierge apparaîtra à l'écran.
3. Créez un nouveau document à partir du modèle
Les modèles sont conçus et existent avant les documents, les utilisateurs peuvent utiliser des modèles pour créer rapidement un nouveau document. Les modèles incluent souvent des formats et des conceptions personnalisés, ce qui peut vous faire gagner du temps et des efforts lors de l'ouverture d'un nouveau projet.
un. Cliquez sur l'onglet Fichier pour accéder au mode Backstage , puis sélectionnez Nouveau .
b. Maintenant, sous l' option Document vierge , une série de modèles apparaîtra. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour rechercher des modèles spécifiques. Dans l'exemple ci-dessous, nous recherchons un modèle nommé Flyer .
c. Vous pouvez sélectionner un modèle à prévisualiser.
d. Et sur l'écran, un aperçu du modèle apparaîtra. Cliquez sur Créer pour utiliser le modèle sélectionné.
e. Un nouveau document apparaîtra avec le modèle que vous avez sélectionné.
4. Ouvrez un document existant
En plus de créer un nouveau document, vous devrez souvent ouvrir un document existant que vous avez préalablement enregistré.
un. Accédez au mode Backstage , puis cliquez sur Ouvrir .
b. Sélectionnez Ce PC , puis cliquez sur Parcourir . Vous pouvez également sélectionner OneDrive pour ouvrir les fichiers stockés sur OneDrive.
c. Maintenant, la boîte de dialogue Ouvrir apparaît à l'écran, naviguez et sélectionnez votre document, puis cliquez sur Ouvrir .
d. Le document que vous avez sélectionné apparaît à l'écran.
5. Comment épingler un document ?
Si vous travaillez et utilisez souvent un document, vous pouvez épingler ce document en mode Backstage pour un accès plus rapide.
un. Accédez au mode Backstage , puis cliquez sur Ouvrir , puis sur Récent .
b. Une liste des documents récemment modifiés apparaîtra. Passez la souris sur le document que vous souhaitez épingler, puis cliquez sur l'icône d'épingle.
c. Ce document sera épinglé à la liste des documents récents jusqu'à ce que vous le détachiez. Pour détacher un document, cliquez à nouveau sur l'icône d'épingle.
Partie 3 : Mode de compatibilité
Dans certains cas, vous devez travailler avec des documents créés sur des versions précédentes de Microsoft Word, telles que Word 2010 ou Word 2007. Lors de l'ouverture de ces documents, ils seront affichés en mode de compatibilité.
Le mode de compatibilité désactive certaines fonctionnalités spécifiques, vous ne pouvez donc accéder à la commande que pour rechercher le programme utilisé pour créer le document. Par exemple, si vous ouvrez un document créé dans Word 2007, vous ne pouvez utiliser que les onglets et les commandes trouvés dans Word 2007.
Dans l'image ci-dessous, vous pouvez voir comment le mode de compatibilité peut affecter les commandes disponibles. Et comme le document dans le volet de gauche est ouvert en mode de compatibilité, il affiche uniquement les commandes disponibles dans Word 2007.
Pour quitter le mode de compatibilité, vous devrez convertir le document vers la version actuelle. Cependant, si vous collaborez avec des personnes qui n'ont accès qu'à des versions antérieures de Word, il est préférable de laisser le document en mode de compatibilité, le formatage ne changera pas.
1. Convertir un document
Si vous souhaitez accéder à toutes les fonctionnalités de Word 2016, vous pouvez convertir le document au format de fichier 2016.
un. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder à la vue Backstage, puis naviguez et sélectionnez la commande Convertir .
b. À ce moment, une boîte de dialogue apparaîtra à l'écran. Ici, vous cliquez sur OK pour confirmer la mise à niveau du fichier.
c. Le document sera converti au dernier format de fichier.
Note:
La conversion d'un fichier peut entraîner des modifications dans la mise en page originale du document.
Partie IV : Enregistrer et partager des documents
1. Introduction
Lors de la création d'un nouveau document dans Word, vous devrez savoir comment enregistrer le document pour y accéder et le modifier. Sur les versions précédentes de Microsoft Word, vous pouviez facilement enregistrer des fichiers sur votre ordinateur. De plus, si vous le souhaitez, vous pouvez également enregistrer des fichiers sur le service cloud à l'aide de OneDrive.
Vous pouvez même exporter et partager des documents directement depuis Word.
Regardez plus d'instructions vidéo sur la façon d'enregistrer et de partager des documents Word ci-dessous :
2. Enregistrer et Enregistrer sous
Word offre aux utilisateurs 2 options pour enregistrer n'importe quel fichier : Enregistrer et Enregistrer sous . En général, ces deux options fonctionnent de la même manière, uniquement avec certains paramètres importants.
- Enregistrer : Lorsque vous créez ou modifiez un document, vous utiliserez la commande Enregistrer pour enregistrer les modifications. Dans la plupart des cas, vous utiliserez cette commande. Lors de l'enregistrement d'un fichier, la première étape consiste à nommer le fichier et à trouver l'emplacement où enregistrer le fichier. Après avoir terminé le processus d'édition, cliquez sur la commande Enregistrer pour enregistrer le fichier au même emplacement et sous le même nom.
- Enregistrer sous : Utilisez cette commande pour créer une copie du document tout en préservant l'original. Et lorsque vous utilisez la commande Enregistrer sous , vous devrez lui donner un nom différent et trouver un autre emplacement pour enregistrer cette copie.
3. Enregistrez un document
Chaque fois que vous ouvrez un nouveau projet ou apportez des modifications à votre document Word, il est très important de sauvegarder le document. Enregistrer les documents tôt et souvent vous aide à ne plus avoir à vous soucier de la perte de documents. De plus, vous devez également faire attention à l'emplacement où le document est enregistré afin de pouvoir trouver et ouvrir le document plus facilement.
un. Naviguez et sélectionnez la commande Enregistrer dans la barre d'outils d'accès rapide .
b. Si vous enregistrez les fichiers pour la première fois, la fenêtre Enregistrer sous s'affichera dans la vue Backstage.
c. L'étape suivante que vous devez faire est de choisir un emplacement pour enregistrer le fichier et de nommer le fichier. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner un emplacement pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Vous pouvez également cliquer sur OneDrive pour enregistrer le fichier sur OneDrive.
d. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra maintenant . Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le document.
e. Nommez le fichier, puis cliquez sur Enregistrer .
F. Le document sera enregistré. Vous pouvez cliquer à nouveau sur la commande Enregistrer pour enregistrer les modifications sur le document.
Vous pouvez également accéder à la commande Enregistrer en appuyant sur la combinaison de touches Ctrl + S .
4. Utilisez Enregistrer sous pour créer une copie
Si vous souhaitez enregistrer le document sous une autre copie tout en préservant l'original, vous pouvez créer une copie. Par exemple, si votre fichier s'appelle Sales Report , vous pouvez enregistrer une copie sous Sales Report 2 et vous pouvez librement modifier le document sur la nouvelle version tandis que l'original reste intact.
Pour ce faire, cliquez sur la commande Enregistrer sous en mode Backstage. Et faites la même chose que lorsque vous enregistrez un fichier, choisissez un emplacement pour enregistrer le fichier et nommez le nouveau fichier.
5. Modifiez l'emplacement d'enregistrement du fichier par défaut
Si vous ne souhaitez pas utiliser OneDrive, car OneDrive est sélectionné comme emplacement de stockage par défaut, vous pouvez modifier l'emplacement de stockage par défaut en Ce PC.
un. Cliquez sur l'onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.
b. Cliquez sur Options .
c. La boîte de dialogue Options Word s'affichera à l'écran. Sélectionnez Enregistrer dans le volet de gauche, puis cochez la case en regard de l' option Enregistrer sur l'ordinateur par défaut , puis cliquez sur OK . Et l'emplacement de stockage par défaut sera modifié.
Partie V : Récupération automatique
Word enregistre automatiquement le document dans un dossier temporaire pendant que vous utilisez le document Word. Si vous oubliez accidentellement d'enregistrer les modifications apportées au document ou si Word plante, vous pouvez restaurer le fichier à l'aide de la récupération automatique.
Utilisation de la récupération automatique :
un. Ouvrez Word. Si une version enregistrée automatiquement d'un fichier est détectée, le panneau de récupération de document apparaîtra dans le volet de gauche.
b. Cliquez pour ouvrir les fichiers disponibles. Et vos documents seront restaurés.
Par défaut, Word enregistrera automatiquement toutes les 10 minutes. Si vous modifiez un document pendant moins de 10 minutes, Word ne peut pas créer de version enregistrée automatiquement.
Si vous ne voyez pas le fichier dont vous avez besoin, vous pouvez parcourir tous les fichiers enregistrés automatiquement à partir du mode Backstage . Sélectionnez l'onglet Fichier , puis cliquez sur Gérer les versions , puis cliquez sur Récupérer les documents non enregistrés .
Partie VI : Documents d'exportation
Par défaut, les documents Word seront enregistrés au format de fichier .docx. Cependant, dans certains cas, vous devrez peut-être utiliser d'autres formats de fichiers, tels que des documents PDF ou Word 97-2003. Le moyen le plus simple consiste à exporter votre document de Word vers d’autres formats de fichiers disponibles.
1. Exporter des documents sous forme de fichiers PDF
L'exportation de votre document sous forme de document Adobe Acrobat, également appelé fichier PDF, est particulièrement utile si vous partagez un fichier avec un utilisateur qui n'utilise pas Word.
un. Cliquez sur l'onglet Fichier pour accéder au mode Backstage , puis sélectionnez Exporter , puis Créer un PDF/XPS .
b. À ce moment, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra à l'écran . Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le document exporté, donnez-lui le nom de votre choix, puis cliquez sur Publier .
Si vous souhaitez modifier un fichier PDF, Word vous permet de convertir un fichier PDF en un document modifiable.
2. Exportez le document vers un autre format de fichier
De plus, vous pouvez également exporter des documents vers d'autres formats de fichiers, tels que des documents Word 97-2003 au cas où vous souhaiteriez les partager avec d'autres utilisateurs utilisant d'anciennes versions de Word, ou dans un fichier .txt si votre document est en texte brut. .
un. Cliquez sur l'onglet Fichier pour accéder au mode Backstage, sélectionnez Exporter , puis Modifier le type de fichier .
b. Choisissez un format de fichier puis cliquez sur Enregistrer sous .
c. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra à l'écran . Choisissez n'importe quel emplacement où vous souhaitez enregistrer le document exporté, donnez-lui un nom, puis cliquez sur Enregistrer .
Vous pouvez également utiliser le menu déroulant Type de fichier de la boîte de dialogue Enregistrer sous pour enregistrer des documents dans différents formats de fichier.
Partie VII : Partage de documents
Word permet aux utilisateurs de partager et de collaborer facilement sur des documents à l'aide de OneDrive. Auparavant, si vous souhaitiez partager un fichier avec un autre utilisateur, vous deviez joindre ce fichier à l'e-mail.
Pour partager un document, la première étape à faire est de l'enregistrer sur OneDrive.
Partager des documents :
un. Cliquez sur l' onglet Fichier pour accéder au mode Backstage , puis cliquez sur Partager .
b. Une fenêtre de partage apparaîtra à l'écran.
Cliquez sur n’importe quelle option Partager pour partager votre document.
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